強化企業合同管理 依法合規運行的建議

楊 錦

中鐵華鐵工程設計集團有限公司，北京 100071

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強化企業合同管理 依法合規運行的建議

楊 錦

中鐵華鐵工程設計集團有限公司，北京 100071

現代社會可以說是一個合同社會。合同是連接一個企業生產經營或運營的紐帶，是最基本的法律關系，任何一方違反合同都是要受到法律法規制裁的。一個企業經營成敗與合同和合同管理有著密切的關系。隨著市場經濟、法治社會的不斷發展，都對企業合同管理提出了更高的要求。

合同管理；依法合規；企業

合同是平等主體民事權利義務意思表示一致的協議。隨著我國市場經濟的不斷發展，社會主義法治建設的不斷完善，許多企業已經逐步成為自主經營的市場主體，加之市場經濟發展的客觀需求以及合同管理問題的存在，所以，當前企業的合同管理要以市場經濟要求為出發點和落腳點，以依法合規運行為準則，強化企業合同管理工作。

本文以強化企業合同管理，依法合規運行提出一些建議：

一、強化企業合同管理依法合規運行的重要性

依法合規通常情況下包含以下三層含義：遵守規制，即企業內部包括企業的商業行為準則；遵守規范，即道德規范以及職業操守等；遵守法規，即國家法律法規和監管規定。

(一)強化合同管理依法合規運行有助于維護企業權利與利益

強化合同管理依法合規一方面為維護企業的權利和利益提供了依據和保障，另一方面有利于完善合同條款和對合同履行進行實時把控，如果對方違約，可以及時追究對方責任，將公司損失降到最低。

(二)強化合同管理依法合規運行是規范企業正常經營的重要保證

隨著國內經濟不斷國際化趨勢的發展，國內企業發展也需要融入世界經濟一體化的大環境中，所以，企業經營活動中的各個種要素資源的重組流動也更多、范圍也更加廣泛，而合同是規范企業正常經營的重要載體。從企業項目的論證決策、前期相關材料審批到具體簽訂合同、履行合同，不管是從實質內容來說，還是在程序上來說，依法合規都貫穿于整個過程。強化合同管理依法合規可以使合同的簽訂履行更加能夠適應企業與內外環境的互動要求。守規章，依法管理，守合同，依法經營，是培育企業良好信譽的重要手段和途徑，只有這樣，一個企業才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

(三)強化合同管理依法合規運行是減少經濟糾紛的重要保證

中鐵華鐵雖然是重組成立時間不長，目前面臨管理格局復雜，專業多，層級廣，涉及面比較廣泛，防控難度大等問題。法律合規部主責的經營風險主要是合同風險，其原因包括合同簽訂不公平，違約處理不及時，合同修正溝通的不一致，所以，防范經營風險的關鍵就是把住合同這個關口。強化合同管理依法合規有助于提高全員意識，保證合同的合法性和完整性，是企業防范法律風險的根本之策。

二、企業合同管理中存在的問題

(一)合同簽約不及時，合同法律意識淡薄

目前，在簽訂工程設計及監理合同過程中，存在合同簽約不及時，工程設計及監理條款不完善的現象。究其原因，首先是工程設計及監理牽扯的環節多、任務量大，要想做到面面俱到，有很大的困難。如若在合同中涵蓋所有環節，這無疑加大了合同制定的難度。其次是企業法律意識不強，簽署高額工程項目合同時往往將簽訂合同流于形式，并沒有對合同條款進行仔細推敲，沒有對違約責任和違約條款等作具體明確的規定，權、責、利不明，給合同糾紛、損失以及經濟風險留下了隱患。最后是缺乏一個完全法治化的社會環境，合同法律體系不夠完善，部分法律條文不夠嚴謹。

(二)工程設計及監理合同管理不完善

根據合同管理規定，工程項目中簽訂的合同都應由專門的合同管理部門進行規范化管理，對于合同的簽訂和管理也要有明確的制度，例如，合同應該由哪個部門來制定和審核，又需要履行什么樣的簽字程序，工程設計圖紙又該通過什么渠道來進行傳遞和提交，設計工作量怎樣審核以及如何支付費用等。在實際工作中，工程設計監理合同管理并不完善，從而導致沒有辦法有效的監督工程設計合同，無法保障其合理合法的執行。

(三)管理人員依法合規責任意識不強，合同管理違規處罰力度不大

企業合同管理上的一些問題，其實一定程度上是由于一些企業領導和管理人員依法合規意識不強。盡管很多企業依法合規工作在不斷深入，企業干部和員工依法合規意識有了一定的提升，但是仍有一些部門工作人員存在僥幸心理，沒有對企業合規管理相關職責給予足夠的重視，仍然是原習慣舊做法，把合同單純的理解為僅僅是結算的一道手續，不嚴格按照合同的約定來履行各自的職責，這種認識上的偏差使其放松了對自身的合規要求，面對激烈的市場競爭可能會鋌而走險，更有甚者會觸犯國家法律法規和監管規定，不僅給個人和企業會帶來經濟損失，而且會給企業的名譽造成不良影響。企業在檢查發現合同管理出現違規行為時，并沒有嚴格按照公司的規章制度來進行考核處罰，這也導致了違規現象時有發生。

(四)合同管理工作基礎薄弱

首先是合同管理人才缺乏，對合同管理人才培養不夠重視。合同管理是一項知識面廣、專業性強的管理工作，管理人員必須具備多方面的知識和能力，既要懂預算、財務、金融，又要懂稅務、法律、保險。但是由于我國的合同管理起步比較晚，企業本身就缺乏專業的合同管理人才，再加上外部環境不規范等諸多因素的影響，所以，在企業內部該沒有形成重視合同以及重視合同管理人才培養這樣一種意識和一種環境氛圍。

其次是合同示范文本不規范。雖然我國早已制定了合同示范文本，而且很多企業在針對合同應用標準文本上做了很多工作，但是仍然有很多企業合同還是沒有采用合同示范文本，導致合同條款約定不明確、不規范，責任劃分不清，缺少行之有效的處罰辦法。

另外，企業合同審查審批流程節點多、效率低。企業一方面本著從嚴管理的原則，設置審批流程時需要充分考慮所有要求，既要滿足制度要求，又要滿足管理部門在各方面的監控，這就造成了審批流程長、環節多。另一方面部分審查審批人員還不是很適應網上審批流程，導致待辦業務處理不夠及時、審批質量也不高，則影響了合同審查審批的效果。

三、強化合同管理依法合規運行的建議

企業應將依法合規貫穿于生產經營管理全過程，貫穿于合同管理得全過程。

(一)提高依法合規意識，健全合同管理制度

要使合同管理科學化、規范化、法律化，首先要提高員工依法合規的責任意識，完善合同管理制度入手。根據我國《合同法》和相關規定并結合單位的實際情況制定切實可行的合同管理制度，包括合同管理人員培訓、合同管理獎懲制度、合同的簽訂、審批、審查、登記、法人授權委托辦法、合同示范文本管理、合同專用章管理、合同定期統計與考核審查、合同履行與糾紛處理等，使合同管理工作有章可循。與此同時，要加大依法合規教育宣講力度，以“依法治企，合規經營”為主題核心，采用宣講案例、推廣經驗等方法，保證每一名員工將依法合規理念牢記心中，要將制度要求在生產經營的每一個環節上都有所體現，傳遞落實到每一個工作崗位。

(二)建設依法合規管理體系，將依法合規落實到合同管理中

企業可根據自身實際情況，編制統一的依法合規管理體系，制定依法合規管理制度，規范管理、明確管理體制等，建立操作性較強的管理行為規范。除此之外，還應將依法合規真正落實到合同管理中，從準備合同到終結合同，對其中的每一個環節都要嚴格依法合規運行，從而全面提高企業管理水平。

(三)抓好合同管理基礎工作

基礎是一切工作的前提條件，所以，要想強化合同管理依法合規經營，就要從基礎上抓起。首先要加大合同專業知識的培訓，提升合同管理人員的業務素質和能力。合同管理人員的業務素質的高低對合同管理質量有著重要影響，所以，企業應加強對各級管理人員合同法規的宣傳教育，以促進各級管理人員轉變老舊思維模式，增強法治觀念和風險意識。根據對合同管理人員的具體要求，堅持優勝劣汰的原則，通過公開考試和競爭招聘方式來選拔優秀合同管理人員，把優秀人才安排在合同管理崗位上。人員確定后，還可根據本單位和市場的實際情況來加強合同管理人員的繼續教育工作，從各方面來提升合同管理人員的業務素質和能力。其次，結合企業實際情況，持續補充、修訂標準合同文本，細化規范質量，明確權和責，提升文本質量。最后，優化流程節點，以促進系統順暢運行，齊抓共管，形成合力，提高審批效果，保障合同及時簽訂。

(四)建立合同管理信息系統

信息是合同管理的窗口，在信息技術高速發展的今天，為了能夠及時掌握合同的實施情況，應將合同管理建立在信息管理的基礎之上，企業要大力推行合同管理信息化，充分利用網絡優勢進行合同管理，以提高企業合同管理效率。

(五)設定科學的考核指標，加大依法合規管理的考核力度

按照依法合規管理要求，改進現有考核指標體系，完善對合規工作及合同履行情況的考核制度，對單位領導班子個其他合同經辦人員、管理員以及審核人員都進行嚴格考核，加強對本單位合同簽訂授權的管理與控制。與此同時，對合同發起不及時的，要嚴格追究合同主辦部門領導的責任。另外，發現審查審批延期和審查把關不嚴等違規人員，要按照相關規定給予一定的經濟處罰和行政處分。

四、結語

合同管理是一項高智能工作，是項目管理的核心。沒有高效的合同管理，就不能行之有效的進行工程項目管理，所以，強化企業合同管理依法合規運行，對于企業開展經濟活動有重要意義，對于企業的經濟利益也有重要影響，它是企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地的保障之一，同時也能夠促進我國經濟立法的完善，對于完善市場體制也有促進作用。作為合同管理人員，我們應該認識到自己的本職工作的重要性，把握好合同管理的每個環節，維護企業利益。

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2095-4379-(2017)13-0185-02 作者簡介：楊錦(1972-)，女，北京人，碩士研究生，中鐵華鐵工程設計集團有限公司，中級經濟師，研究方向：法律合規管理。