辦理委托公證業務中應注意的幾個問題

韋愛民

寧夏賀蘭縣公證處，寧夏 賀蘭 750200

辦理委托公證業務中應注意的幾個問題

韋愛民

寧夏賀蘭縣公證處，寧夏 賀蘭 750200

近年來，委托公證被廣泛地應用于房地產市場領域及其他社會事務中。隨著房地產市場的活躍和國家交易稅的調整等一系列因素的出現，房屋委托也出現了一些譬如“違規公證”等問題。因此，我們對辦理委托公證業務的過程中存在的幾個問題進行了總結和反思，以期為社會提供更為優質高效的公證法律服務。

“五不準”措施；委托公證；注意問題

最近，一篇題為“這個中國人最信任的機構，如今卻卷入了一場驚天騙局”的報導吸引了國人的眼球。媒體披露北京市相關公證處涉嫌“以房養老”違規公證問題后，對公證行業產生了一定的負面影響。這是繼西安“寶馬”彩票案后，公證又一次被推到了風口浪尖上。具體是哪一類公證會產生如此大的轟動效應呢？經北京市司法局調查核實，委托公證就是涉嫌“違規公證”類別之一。筆者結合工作實踐中的委托公證業務，談一下自己的體會。

《民法通則》第64條規定：“代理包括委托代理、法定代理和指定代理”。委托代理在公證業務中的直接體現就是委托公證。委托公證是國家公證機構根據公民、法人或其他組織(當事人)的申請，依法證明其授權他人以自己名義實施法律行為的意思表示真實性、合法性的活動，根據當事人的需要按《公證程序規則》第三十六條實質審查或第三十八條形式審查的規定進行證明。近年來，委托公證被廣泛地應用于房地產市場領域及其他社會事務中。隨著房地產市場的活躍和國家交易稅的調整等一系列因素的出現，房屋委托也出現了一系列問題。“違規公證”到底在哪些地方違規呢？經司法局調查核實，發現在告知、送達、當事人是否有權處分其名下房產的事實和證據方面有瑕疵。對當事人是否有權處分其名下房產的事實和證據方面有瑕疵，透過這一現象，我們不難發現，這一現象所折射出的問題是公證機構未對委托公證進行實質審查。

為嚴肅公證執業紀律，規范公證執業行為，確保公證質量，在公證審查和告知方面，辦理處分房產的委托書，除嚴格依據《中華人民共和國民法通則》55條、《公證程序規則》、中公協2008年4月23日《辦理房屋委托公證書公證的指導意見》進行審查外，還應把司法部2017年8月14日印發的《公證執業“五不準”措施》實質審查主義進行到底。筆者對委托公證有以下幾點意見：

一、長期以來，我們辦理委托公證均依據《公證法》、司法部《公證程序規則》、2008年中公協《辦理房屋委托書公證的指導意見》等法律法規來辦理

依據《指導意見》第五條規定，明確以《公證程序規則》第三十八條形式審查為主和《公證程序規則》第三十六條實質審查為輔的辦證方式。但是，自司法部《公證執業“五不準”措施》發布之日起，委托公證業務已進一步明確，不準未經實質審查出具公證書。《指導意見》第十一條至第十五條制訂出了具體的審查要求和標準、如何審查、當事人應提交哪些材料、詳細列舉了詢問筆錄應載明的內容、應告知的內容、采用要素式公證書出證。結合這些內容及《“五不準”措施》，我們在實踐操作規程中，一方面要保證做到實質審查，另一方面要注重告知事項。公證機構、公證員應當盡到更高標準的審查注意義務，不得片面依賴書面證據材料而忽視溝通交流，不得只重程序合規而輕實體內容審查。對“存疑”的公證事項，要綜合使用交叉詢問、分別談話等方式進行審查核實，全過程記錄存檔，必要時全程制作視頻資料存檔。筆者認為，為年老體弱、危重病人、聾、啞等弱勢群體辦理公證時，更要實時制作視頻資料。對“合理懷疑的”公證申請，應當及時提請公證機構進行會商研究，不得以簽名(印鑒)屬實公證替代委托公證，以原件與復印件相符公證規避對實質內容的審查。“五不準”第五條，已明確提出了實質審查主義替代形式審查主義。故，對當事人是否有處份權存疑的公證，筆者以為，不應再加注“本公證書未委托人是否具有委托權作出證明”的注釋(目前，外地發往我處的公證書仍有形式審查并加注的現象)。

二、公證審查、告知和送達，貫穿了公證活動的證前審

查和辦證過程中的審查全過程。審查、告知和送達的過程，結合上述案例及工作經歷，歸納總結以下要點：

(一)委托人的身份證件和資格證明及告知。《五不準》第一條，不準為未查核真實身份的公證申請人辦理公證。委托人為自然人的，對其身份證的審查，目前，許多公證機構已安裝了“諾特瑞辦證軟件”及“人臉比對系統”，絕大多數二代身份證可通過軟件進行識別。但在實踐中，如身份證消磁的現象，人臉比對不確定、不通過的情況，公證員則要結合日常的辦證經驗，結合視讀、機讀、與其他證明材料上的簽名或相片比對、單獨談話、交叉印證等方法識別人證是否相符，當事人提交的身份證、戶口本、結婚證及其他證明材料是否“證證相符”。具體辨別方法可參考中國公證協會2008年12月25日通過的《公證機構審查自然人身份的指導意見》及其附件《公證機構審查業務附件居民身份證和中國護照辨別參考資料》及2017年7月12日公證文選微信公眾號發布的《婚姻關系查證風險解析》。在對委托人的身份審查過程中，應當告知當事人依據《公證法》第四十四條的規定，提交虛假身份證明材料，騙取公證書的，依法承擔法律責任。

(二)房屋所有權權屬方面的審查和告知。房屋委托公證書，證前審查應將委托人的身份審查過程貫穿于房屋權屬審查過程中。重點審查房屋權利憑證原件，以查閱房屋登記簿的方式核實委托人提交的權屬憑證是否屬實，以及房屋有無被抵押、查封、扣押等限制處分的情況，但購買房屋的除外；委托書所處分的房屋屬于夫妻共有財產還是個人財產；法人或其他組織申辦房屋委托書公證，按照法律、法規或者章程規定需要審批的，應當提交股東會(董事會)決議或者有關部門的批準文件；監護人申請辦理以處分被監護人所有的房屋為內容的委托書公證，應當提交享有監護權的證明材料以及為監護人利益而處分房屋的保證書；委托人為被羈押人員的，應當審查委托人是否可以處分委托書所涉及的房屋，必要時向有關部門核查。告知委托人提交虛假婚姻狀況證明、產權證明等證明材料的法律后果。

(三)委托人的真實目的和公證書的用途的審查和告知。《五不準》第二條，不準辦理非金融機構融資合同公證；第四條，不準辦理具有擔保性質的委托公證。曾有公證處辦理民間借貸，在借款人用以抵押的房產被實現債權后，借款人以無處居住為由長期上訪、鬧訪。故，此類公證應慎辦、少辦，主要應對策略應放在對委托人的真實目的和公證書的用途的審查方面。筆者在長期的工作實踐中發現，很多有經驗的委托人可能是借款人，受托人可能是放款人，名為委托，實為借貸，但委托人、受托人在公證過程中盡最大可能掩蓋雙方存在借貸關系的事實，公證承辦人無充分理由，拒辦公證將面臨投訴等問題。而公證承辦人自我保護的重要措施就是把工作重心放在告知和談話筆錄上。同時，對處分財產類公證書一定要提示委托人，委托書只可簽發給其熟悉并信任的人，如處分房產，告知委托人按需要設立出售房產的合理價，出售房款的領取辦法等。委托書簽發后，如出現受托人超越委托權限等惡意損害委托人合法權益的行為，委托人要盡快解除委托，并書面通知委托書的使用單位及其他相關的第三人。因稅收政策，受托人和真正的買方需要以委托書公證來達到滿兩年的減稅目的的，應告知房產過戶前買家有可能面臨的法律風險。即將實施的《民法總則》173條、174條應提醒委托人及受托人(部分受托人會陪同委托人共同辦理公證)注意。173條列舉了五條委托代理終止的情形：其中，委托人取消委托、受托人喪失民事行為能力、法人或其他組織終止等情形；174條委托人死亡后，有下列情形之一的，委托行為有效：受托人不知道并且不應當知道委托人死亡；委托人的繼承人予以承認等情形。

(四)《五不準》第三條，不得辦理涉及不動產處分的全項委托公證。公證機構、公證員辦理涉及不動產處分的委托公證，應當按照“重大事項一次一委托”的原則，告知當事人委托解押、出售、代收房款等的法律意義和法律后果，不得辦理一次性授權全部重要事項的委托公證，不得在公證書中設定委托不可撤銷、委托人在收到房款前，由受托人代為辦理房產過戶事宜或受托人不宜代為收取售房款等內容。

(五)如遇年老、聾、啞等弱勢群體型委托人，公證員除了要盡到全面的、詳盡的告知義務外，還應重點審查委托人是否有完全民事行為能力及意思表示是否真實。很多年老型當事人，身體上或精神上都患有或多或少的疾病，這就要求我們在辦理公證前，要與委托人進行全面、細致的溝通，全面了解委托人的身體、精神狀況及委托人的真實意思表示。對語言表達不清或對辦理委托公證目的不明確的，一律拒絕辦理。在辦理公證的過程中，還應對詢問過程、委托人簽署委托書及公證材料的過程制作視頻資料附卷。

(六)對發往外地使用的委托書公證及委托人要求按其提供的樣式出具公證書的，在審查委托書內容無違反法律規定或虛假的，應充分告知，如使用方對委托書的內容及樣式不予認可，達不到委托人的使用目的的，由委托人承擔相應的法律后果。如需補正而委托人拒絕補正、修改的，應將此情形記入詢問筆錄。

(七)在送達方面，因委托公證是單方法律行為，理應發送給委托人，再由委托人根據自身需要，轉交給受托人。筆者認為，公證處及公證員不宜直接將委托書公證書直接發送給受托人。

綜上，我們在辦理公證過程中，始終秉承“質量是公證工作生命線”的理念，為社會提供優質高效的公證法律服務。

[1]丁青松.以高度的職業責任心對待每一項公證業務 由一件特殊的委托公證申請說起[J].中國公證，2008(11)：44-45.

[2]龐敬.淺析辦理委托書公證應注意的問題[J].大科技，2011(11)：51.

D926.6

A

2095-4379-(2017)31-0169-02

韋愛民(1959-)，男，浙江仙居人，專科，寧夏賀蘭縣公證處，主任，四級公證員，研究方向：公證。