信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件

盧麗慧

河北省石家莊市第一醫(yī)院

信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件

盧麗慧

河北省石家莊市第一醫(yī)院

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已融入到各行各業(yè)的發(fā)展改革之中。人力資源檔案管理作為企事業(yè)單位管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的管理模式下需要處理大量的紙質(zhì)文字、數(shù)據(jù)資料，工作量十分冗雜。信息化建設(shè)的引入則可以有效提升人力資源檔案管理的質(zhì)量和效率，是檔案管理中一個(gè)十分必要的環(huán)節(jié)。本文即將針對(duì)這種必要性做出相關(guān)分析，并就如何為信息化建設(shè)提供保障做出具體闡述。

信息化建設(shè)；人力資源；檔案管理；必要性；保障條件

1.引言

在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展、人類社會(huì)全面進(jìn)步的今天，先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理理念的廣泛引入，為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展開辟了新的途徑。人力資源檔案管理作為檔案管理的重要方面，必須打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的發(fā)展歷史和管理模式，充分利用電子化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化檔案載體手段，加快自身信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷提高檔案管理與利用效率，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息資源的共享。然而，新生事物的出現(xiàn)難免要面臨一系列阻礙，因此，必須在人力資源檔案管理中提供應(yīng)有的保障條件，方能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的切實(shí)落實(shí)及快速發(fā)展。

2.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性

2.1 信息化建設(shè)是人力資源檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的必然要求

社會(huì)發(fā)展離不開人才，各企事業(yè)的發(fā)展同樣如此。為能夠在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng)代市場(chǎng)中獲取更好的發(fā)展機(jī)遇，各單位迫切需要爭(zhēng)取到更多的人才并同時(shí)做好本單位的人才資源管理。因此，人力資源檔案管理成為各企事業(yè)單位越來越看重的一項(xiàng)工作。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，檔案管理人員通常要長期應(yīng)對(duì)大量的紙質(zhì)文字及數(shù)據(jù)，工作量繁重，且效率較低。這樣的管理模式顯然已很難滿足當(dāng)今環(huán)境下各單位對(duì)人才的迫切需求。為此，開展信息化建設(shè)改革已成為當(dāng)前人力資源檔案管理工作中的必然要求。通過建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫，將各類信息進(jìn)行匯總、分類，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各部門人員信息的快速查詢和維護(hù)，大大提升了檔案管理效率，同時(shí)也降低了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。這對(duì)于各企事業(yè)單位提升人才管理質(zhì)量而言是十分有利的。

2.2 人力資源檔案的現(xiàn)代化管理離不開信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式之下，人才信息處在一種半封閉的狀態(tài)中，通常只有本單位、本部門才能對(duì)某個(gè)員工的信息有比較準(zhǔn)確的把握。隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)于信息共享需求的不斷增加，這種人才信息封閉式的管理顯然已無法適應(yīng)當(dāng)代市場(chǎng)的發(fā)展需求。提升人才資源透明度、擴(kuò)大信息共享，已成為人力資源檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。誠然，信息共享并不意味著對(duì)本單位人才資源的和盤托出，而是通過共享平臺(tái)進(jìn)行人才交流，幫助各企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的協(xié)商合作、互通有無。

2.3 信息化建設(shè)有利于人力資源檔案管理服務(wù)水平的提升

人力資源檔案管理的最終目的在于為各企事業(yè)單位提供人力信息服務(wù)，當(dāng)單位的某個(gè)部門需要了解某位員工的信息資料時(shí)，能夠在短時(shí)間內(nèi)提供準(zhǔn)確、充足、恰當(dāng)?shù)男畔ⅰＨ欢獙?shí)現(xiàn)這一點(diǎn)在過去的檔案管理工作中卻是一項(xiàng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。特別是對(duì)于一些規(guī)模較大的單位而言，職工數(shù)量大，流動(dòng)性強(qiáng)，每天要面對(duì)的檔案整理工作量巨大，并在很難在比較短的時(shí)間內(nèi)找到準(zhǔn)確的對(duì)應(yīng)信息滿足相應(yīng)的部門需求。信息化建設(shè)的推廣恰恰可以使這一問題得到比較有效的解決。

3.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的保障條件

3.1 引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備

“工欲善其事，必先利其器。”雖然上文中分析了大量信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性，但是沒有配套電子設(shè)備的支持，這些理念只能成為一紙空談。因此，為保障單位檔案管理信息化改革的快速推進(jìn)，各企事業(yè)單位首先應(yīng)完成計(jì)算機(jī)的配備。就目前來看，我國中、東部大部分地區(qū)各單位已經(jīng)完成了計(jì)算機(jī)設(shè)備的供給配置，然而在西部偏遠(yuǎn)地區(qū)，特別是一些比較貧困的山區(qū)，還沿用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄的管理模式。針對(duì)這些地區(qū)，國家應(yīng)給予一定的資金支持，幫助其盡早完善人力資源檔案管理的設(shè)施配備，提升檔案管理質(zhì)量與效率。

3.2 完善組織領(lǐng)導(dǎo)體系

一項(xiàng)新的改革工作能否得到順利開展，與單位領(lǐng)導(dǎo)的管理理念是密不可分的。這就是為什么在同樣的市場(chǎng)環(huán)境和相似的資源占有率的情況下，有的企業(yè)能夠抓住時(shí)機(jī)，順勢(shì)而上，實(shí)現(xiàn)自身的快速發(fā)展及擴(kuò)張；而有的企業(yè)會(huì)越做越小，最終難免被吞并甚至倒閉的厄運(yùn)。因此，各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理工作中信息化建設(shè)的重視。只有這樣，整個(gè)單位在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中才能充滿干勁，從而取得較好的改革成果。

3.3 提升人力資源檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平

人力資源檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在技術(shù)方面還有著很大的不同之處。因此，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用及管理技術(shù)，這便對(duì)各單位原有的檔案管理人員提出了比較高的技術(shù)要求。為此，各單位需組織檔案管理部門的職工定期參與職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)課程，通過崗后培訓(xùn)的方式掌握信息化檔案管理后所必須具備的職業(yè)技能。此外，還可根據(jù)需要聘用新的人力資源檔案管理人員參與到信息化檔案管理工作中，在維護(hù)檔案管理工作正常開展的同時(shí)幫助原有的員工提高業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)單位人力資源檔案管理工作信息化建設(shè)的快速完善。

4.結(jié)語

總之，信息化建設(shè)是當(dāng)代人力資源檔案管理的必然選擇，也是將來一段時(shí)期人力資源檔案管理最為主要的推動(dòng)力量。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在我國已沿用了數(shù)十年的時(shí)間，因此在信息化改革過程中難免會(huì)出現(xiàn)許多的不適應(yīng)現(xiàn)象，因此必須不斷完善保障條件，提升人力資源檔案管理的管理隊(duì)伍整體水平，完善相應(yīng)設(shè)施配備，最終促進(jìn)我國人力資源檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

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盧麗慧（1988-），女，漢族，河北省石家莊市人，內(nèi)蒙古大學(xué)公共事業(yè)管理專業(yè)，石家莊市第一醫(yī)院，職工。