高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀及應對策略

王芳西安美術學院

高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀及應對策略

王芳
西安美術學院

近些年我國高校的規(guī)模和數(shù)量在不斷的擴大，檔案信息量也隨之上升，管理的方式也越來越信息化和多樣化，但是在此過程中仍然存在著很多問題，很大程度上阻礙了人事檔案管理的信息化發(fā)展。本文分析了高校人事檔案的信息化管理現(xiàn)狀，并提出了解決的策略，以供參考。

高校人事檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；策略

1.高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏有效的管理水平

（1）在高校人事制度改革中，相關領導不能正確認識和理解人事檔案管理工作，不重視積極改進和創(chuàng)新信息化管理，對其信息化系統(tǒng)的建設造成影響；（2）很多高校仍然保留著傳統(tǒng)的手工辦公模式，沒有意識到充分的利用信息化的人事檔案管理的重要作用，沒有建立信息化檔案的系統(tǒng)；（3）有的高校雖然有專門的人事檔案信息的管理系統(tǒng)，但是卻沒有得到有效的利用，人事信息數(shù)據(jù)庫更新和維護的及時性得不到保障，導致人事檔案信息管理系統(tǒng)成了擺設；（4）還有部分高校把人事管理和人事檔案信息化管理混淆，缺乏統(tǒng)一的人事信息系統(tǒng)，沒有把現(xiàn)代辦公人事管理融為一體，人事管理工作中所發(fā)生的人事信息的變動，還需要手工維護，造成了人力、物力的浪費，嚴重阻礙了管理人事檔案信息工作的正常進行。

1.2 建設檔案的任務較重

（1）通常高校的技術人員占有很大的比例，他們學歷比較高、職稱評定的次數(shù)多、得到獎項的種類較多，因此擁有相當多的人事檔案信息量，使工作人員信息化管理的任務加大。

（2）高校人事檔案信息化的建設需要投入大量的人力物力財力，培養(yǎng)出熟練掌握計算機技術、接受過專業(yè)的人事檔案培訓、政治覺悟非常高的人才來擔負建設人事檔案信息化管理的重任，還需要配備現(xiàn)代化的如掃描儀、多媒體等設備，并設置專項基金用于建設信息化的人事檔案，保障系統(tǒng)開發(fā)過程中充足的資金來源。

（3）處理全校教職工人事檔案的數(shù)據(jù)信息需要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)化成電子檔案，還要運用處理文檔的軟件，根據(jù)相關的要求規(guī)范的整理數(shù)據(jù)庫信息，還要注意在處理的時候做好檔案的備份工作，設置免遭黑客襲擊的密碼或防火墻，使人事檔案的信息安全性得到保障。所以建設信息化的高校人事檔案管理系統(tǒng)任務繁重。

1.3 缺乏合理的平臺建設

（1）很多高校當前人事檔案的管理的信息化應用方面的效果并不理想，主要是因為對網(wǎng)絡平臺缺乏到位的建設。雖然部分高校人事檔案實施了信息化管理，并科學的運用了信息化管理系統(tǒng)，但是沒有綜合考慮共享檔案信息資源的問題，仍舊采用單機版操作，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡資源的共享；（2）有的高校雖然對檔案信息實施了網(wǎng)絡化的管理，但是主要共享的是部門之間的資源，沒能全面的考慮信息的利用率，導致部門之間并沒有全面的了解所需的人才類型，使人力資源得不到合理的利用。

1.4 信息化的標準不規(guī)范

（1）教育部門和上級人事部門推薦學校使用管理人事檔案的系統(tǒng)軟件，并且還要定期的檢查，每所學校又根據(jù)自身情況自行開發(fā)了系統(tǒng)的軟件，導致管理檔案系統(tǒng)的軟件重復工作，加上沒有統(tǒng)一的標準規(guī)范這些系統(tǒng)，導致人事檔案工作更加繁瑣；（2）各高校人事檔案信息系統(tǒng)相關部門都在建設本部門的信息管理系統(tǒng)軟件，不同的系統(tǒng)軟件采用不同的管理模式，缺乏規(guī)范統(tǒng)一的標準，對信息化檔案的網(wǎng)絡暢通性造成阻礙，不能使信息化資源達到共享。所以，高校信息化人事檔案管理缺乏規(guī)范的標準，影響了其網(wǎng)絡化和信息化。

1.5 管理人員建設缺乏能力

（1）建設信息化的人事檔案需要管理人員具有豐富的管理檔案的經(jīng)驗，還要掌握必要的計算機網(wǎng)絡技術。許多高校管理人事檔案的人員學歷水平都普遍較低，所以掌握的專業(yè)知識和能力也非常有限，在人事檔案信息化發(fā)展中滿足不了建設的需求；現(xiàn)在雖然高校的人事檔案室已經(jīng)配備了計算機，但是許多工作人員的工作還是以建立紙質(zhì)檔案為主，使用計算機也只是錄入基本信息、打印檔案目錄等，不能發(fā)揮查詢和檢索信息的功用，還有的學校根本不涉及數(shù)字化人事檔案管理的內(nèi)容。因此管理檔案的人員缺乏現(xiàn)代管理的能力也對建設信息化的檔案管理造成影響。

2.提高高校人事檔案信息化管理的策略

2.1 正確的認識信息化人事檔案管理

（1）高校領導應清楚的看到人事檔案信息化管理發(fā)揮的重要作用，并高度的肯定建設過程中取得的有效的成績，對其建設引起充分的重視，并給予其所需的支持；（2）人事部門也應該投入最大的精力，落實信息化建設的任務，加快人事檔案管理信息系統(tǒng)建設的步伐；（3）上級人事部門應該通過高校專家的論證，進行規(guī)范的管理，選擇合理的人事檔案信息管理系統(tǒng)，使高校人事檔案的管理更加規(guī)范；（4）高校的各級領導干部也應該提高建設信息化人事檔案的重視程度，在學校設立指導信息化建設的中心，統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮各部門信息管理系統(tǒng)的運行，并構(gòu)建起網(wǎng)絡化的平臺，使人力資源信息實現(xiàn)共享，使人事檔案信息化管理更加高效。

2.2 加大基礎設施的現(xiàn)代化建設力度

（1）學校想要使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化，就應積極配備現(xiàn)代化的基礎設備，建設人事檔案信息化管理的機房，使人事檔案信息更加安全，并把計算機網(wǎng)絡技術有效的利用起來，逐漸提升人事檔案的信息化水平；（2）應該利用好計算機和網(wǎng)絡技術，建設檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，使多媒體數(shù)據(jù)庫得到高質(zhì)量的建設，逐漸加快數(shù)字化信息資源的建設速度；（3）積極建設現(xiàn)代化的管理檔案的應用系統(tǒng)，使高校能使用符合規(guī)范的統(tǒng)一的管理檔案的軟件，給高校交換檔案信息和共享資源打下堅實基礎。

2.3 加強信息化管理基本內(nèi)容的建設

建設信息化管理的基本內(nèi)容具體的有：人事檔案人員所有信息的數(shù)據(jù)庫的建立；建設人事檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，并和每個工作人員的信息數(shù)據(jù)庫進行有效的鏈接；建設管理人事信息的系統(tǒng)，有效的鏈接信息操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，還要對與工作人員相關的數(shù)據(jù)庫進行維護，使其實現(xiàn)全面的現(xiàn)代化辦公形式，防止因手工重復勞動造成的誤差，大大提升管理人事檔案的效率。

2.4 保障信息化人事檔案的安全保密性

（1）信息技術的顯著特性給高校管理人事檔案提供了便捷的條件，但是同樣信息技術的運用也增加了檔案數(shù)據(jù)信息的不安全因素，因此制定安全防范措施非常重要，可以避免發(fā)生信息丟失和泄露的現(xiàn)象；（2）高校管理人事檔案的部門應該針對信息化管理制定出嚴格的制度，明確管理的權(quán)限，還應該及時進行數(shù)據(jù)庫備份和維護，一般情況下不允許使用儲存數(shù)據(jù)的計算機連接互聯(lián)網(wǎng)，防止病毒對信息數(shù)據(jù)造成威脅。

2.5 培養(yǎng)管理人事檔案的高素質(zhì)人才

（1）高校建設信息化的人事檔案管理要求每個檔案管理工作者都應該不斷的努力加強自身專業(yè)、計算機知識的學習，熟練的掌握管理人事檔案相關的軟件的使用方法，使其運用現(xiàn)代化技術的水平不斷得到提升，快速成長為熟練運用計算機技術處理檔案管理等業(yè)務的高標準人才；（2）對工作人員加強職業(yè)道德培訓，使其使其在信息化快速發(fā)展的時期更加堅守管理人事檔案的原則，不能私自更改人事檔案信息，泄露高校人事信息系統(tǒng)的機密信息，保障高校人事檔案信息管理的安全和穩(wěn)定。

結(jié)語

高校人事檔案是培養(yǎng)、選拔、使用、管理教職工的主要的依據(jù)，信息化的實現(xiàn)使管理人員的勞動強度大大降低，保障了人事檔案管理工作的質(zhì)量，保證人事檔案可以發(fā)揮出其最大的作用。

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王芳（1987-），女，漢族，安徽宿州人，碩士研究生，助理館員。