新成立高校兼職檔案人員的管理

董秀銳，馬峰濤河北中醫(yī)學(xué)院

新成立高校兼職檔案人員的管理

董秀銳，馬峰濤
河北中醫(yī)學(xué)院

新成立高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展都處于起步階段，檔案工作基于其為高校建設(shè)提供參考和佐證的重要作用，謀劃發(fā)展自然也在其中。而要做好新成立高校檔案工作，兼職檔案人員必然作為一支主要力量，支撐高校檔案事業(yè)的發(fā)展。而如何做好新成立高校兼職檔案人員的管理，成為我們要研究的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

高校；兼職；檔案人員；管理

隨著我國(guó)高等教育體制的改革發(fā)展，為了進(jìn)一步提升高校的辦學(xué)水平和質(zhì)量，一些地方高校通過(guò)合并、重組等方式組建成立了新的大學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。河北中醫(yī)學(xué)院正是在這種大背景下，經(jīng)過(guò)黨和政府的深思熟慮和高瞻遠(yuǎn)矚，于2013年，由河北醫(yī)科大學(xué)中醫(yī)學(xué)院與河北醫(yī)科大學(xué)西山校區(qū)組建成立。在學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)起步發(fā)展的同時(shí)，檔案事業(yè)也迎來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在萬(wàn)象更新的局面下，要想做好新形勢(shì)下的檔案工作，除了要有堅(jiān)強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)職人員做后盾外，還需要依靠一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高的兼職檔案人員隊(duì)伍，積極為檔案工作凝神聚力，為助推學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、明確兼職檔案人員的組成

兼職檔案人員是高校檔案工作隊(duì)伍的重要組成部分，是高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)眾多環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)。由于新成立高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)重新調(diào)整，各部門(mén)工作人員崗位諸多變化，致使一些部門(mén)檔案兼職人員出現(xiàn)調(diào)整和暫時(shí)缺位的情況。為了加強(qiáng)學(xué)校檔案規(guī)范化管理，進(jìn)一步健全學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保學(xué)校檔案工作順利進(jìn)行，圓滿(mǎn)完成檔案工作任務(wù)，需要各部門(mén)重新確定好檔案兼職人員，且最好是本部門(mén)負(fù)責(zé)文件收發(fā)的工作人員或者辦公室主任、行政秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)等。部門(mén)兼職人員的人數(shù)應(yīng)該根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)和工作情況確定，一般設(shè)置1名，對(duì)科室較多、工作量大的部門(mén)設(shè)置2-3名。通過(guò)兼職檔案人員的合理布局，為高校檔案工作的后續(xù)開(kāi)展提供了必要的人力支持。

二、發(fā)揮兼職檔案人員的作用

兼職檔案員本身的工作性質(zhì)，決定了檔案工作只是其日常工作中的一部分，他們往往身兼數(shù)職，哪方面工作時(shí)間緊、任務(wù)重，他們就會(huì)傾向于哪方面的工作。檔案工作如果沒(méi)有硬性任務(wù)指標(biāo)或者無(wú)人監(jiān)管，那么很有可能就會(huì)被遺忘在角落，以至于最終影響高校檔案整體工作的有序進(jìn)展。尤其在新建高校，檔案工作可以說(shuō)是從一窮二白的起點(diǎn)出發(fā)，從某種意義上來(lái)講，檔案工作的開(kāi)展更需要各位兼職檔案員的全力支持和大力配合才能完成，工作雖然平凡，但卻意義重大。兼職檔案員要充分認(rèn)識(shí)到自己肩上的重任，將檔案管理工作融入到平時(shí)的各項(xiàng)工作之中，找好定位，做好角色擔(dān)當(dāng)。兼職檔案人員要對(duì)本部門(mén)辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料加以清點(diǎn)整理、收集齊全、組卷歸檔。凡是需要?dú)w檔的文件材料，兼職檔案員都應(yīng)督促有關(guān)人員做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，歸檔材料一般在年底移交給檔案（館）室專(zhuān)職檔案員。

三、注重兼職檔案人員的自身發(fā)展

兼職檔案人員由于其工作的特殊性，新任職的各基層部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)兼職檔案人員的工作不夠重視，加之并非專(zhuān)職檔案工作人員，沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其檔案意識(shí)薄弱，責(zé)任心不強(qiáng)，工作效率不高，工作質(zhì)量欠佳。這就要求高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從根本上重視兼職檔案人員隊(duì)伍的管理，用實(shí)際行動(dòng)支持他們的工作，主動(dòng)關(guān)心特們的生活，具體從工資、待遇、職稱(chēng)職務(wù)晉升上給予政策傾斜，鼓勵(lì)兼職檔案員激情從事工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。要通過(guò)集體學(xué)習(xí)和自主學(xué)習(xí)的方式，切實(shí)提升兼職檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。鼓勵(lì)兼職檔案人員參加校內(nèi)外各種培訓(xùn)班、檔案知識(shí)講座及專(zhuān)題報(bào)告，從法律層面提高本職工作的政治素養(yǎng)，從業(yè)務(wù)能力層面提高檔案管理工作的效率，真正實(shí)現(xiàn)兼職檔案人員質(zhì)與量的升華。

四、平衡專(zhuān)、兼職檔案員之間的關(guān)系

專(zhuān)職檔案人員是指在高校檔案館（室）專(zhuān)門(mén)從事檔案管理相關(guān)工作的人員，全面負(fù)責(zé)高校檔案的分類(lèi)、編目和加工整理、系統(tǒng)排列，集中統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)編制檢索工具和參考資料，積極開(kāi)展檔案利用工作，主動(dòng)、高質(zhì)量為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。各部門(mén)、各二級(jí)單位兼職檔案人員是分別兼職從事本部門(mén)、本單位檔案管理工作的人員，并定期向高校檔案（館）室移交本部門(mén)檔案，在檔案業(yè)務(wù)上接受檔案（館）室專(zhuān)職管理人員的管理和指導(dǎo)。作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，檔案（館）室專(zhuān)職管理人員要經(jīng)常下基層實(shí)地了解并檢查指導(dǎo)兼職檔案人員工作情況，并負(fù)責(zé)答疑解惑，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的紕漏與難題，幫助督促兼職人員把檔案工作做實(shí)做細(xì)。作為檔案管理部門(mén)的專(zhuān)職檔案員，要明確兼職檔案員的崗位職責(zé)，制定嚴(yán)格的考核制度，以制度作為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，定期或不定期檢查兼職檔案員的工作情況，量化工作目標(biāo)，同時(shí)與獎(jiǎng)懲、工資待遇等掛鉤，對(duì)業(yè)績(jī)突出的兼職人員予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有完成工作目標(biāo)或表現(xiàn)較差的兼職檔案員予以警告或處分。通過(guò)嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲制度，來(lái)充分調(diào)動(dòng)兼職檔案人員的工作積極性，確保各項(xiàng)檔案材料完整、及時(shí)、安全的移交至檔案（館）室，保證檔案工作的正常有序開(kāi)展。

總之，檔案工作作為一門(mén)具有專(zhuān)業(yè)性、實(shí)踐性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，各崗位兼職檔案人員一定要加強(qiáng)自身管理，注重學(xué)習(xí)與實(shí)踐相結(jié)合，努力掌握檔案相關(guān)法律知識(shí)與檔案管理基本技能，進(jìn)一步提升檔案工作認(rèn)知度與認(rèn)同感，在意識(shí)和行動(dòng)上展現(xiàn)檔案工作人員應(yīng)有的態(tài)度和風(fēng)采，為新建高校檔案事業(yè)的建設(shè)添磚加瓦。

馬峰濤，男，河北大學(xué)檔案學(xué)本科專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，就業(yè)于河北中醫(yī)學(xué)院，綜合檔案室副主任、館員。

董秀銳，女，河北大學(xué)檔案學(xué)本科專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，就業(yè)于河北中醫(yī)學(xué)院綜合檔案室，館員；