彬長集團(tuán)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

文/段 潔

彬長集團(tuán)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

文/段 潔

隨著彬長集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的逐步實施，全面推進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、快速調(diào)取利用檔案，最大限度地提高和發(fā)揮檔案的利用效率和經(jīng)濟(jì)效益顯得尤為重要和迫切。

一、彬長集團(tuán)檔案信息化建設(shè)背景

陜西彬長礦業(yè)集團(tuán)有限公司隸屬于世界五百強(qiáng)企業(yè)陜煤集團(tuán)，下屬大佛寺礦、胡家河礦、孟村礦、小莊礦、文家坡礦等五對大型現(xiàn)代化礦井和七個輔助單位。由于所屬單位都處于基建向生產(chǎn)轉(zhuǎn)型的過程，短時間內(nèi)積累了大量的檔案資料需要整理。同時，為完善各項目相關(guān)手續(xù)，檔案室承擔(dān)著大量的借閱任務(wù)，如果繼續(xù)按照傳統(tǒng)的檔案管理模式開展檔案管理借閱工作，即使增加人員也難以滿足巨大的數(shù)據(jù)管理要求，同時，檔案的查閱和利用也增加了難度。因此，建設(shè)創(chuàng)新、高效、便捷的檔案信息化系統(tǒng)顯得尤為重要和迫切。

二、彬長集團(tuán)檔案信息化建設(shè)情況

按照全國檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意見，公司把檔案信息化納入彬長集團(tuán)信息化建設(shè)的總格局，統(tǒng)一安排部署，統(tǒng)一開發(fā)建設(shè)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的過程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。目前，彬長集團(tuán)分別于2012至2016年期間，相繼完成胡家河、文家坡、大佛寺和小莊煤礦的檔案電子信息化建設(shè)工作。實現(xiàn)了集團(tuán)檔案管理電子化、工程檔案實時更新和精準(zhǔn)查閱、檔案在線統(tǒng)一管理、檔案業(yè)務(wù)在線指導(dǎo)等功能，極大地優(yōu)化了檔案業(yè)務(wù)流程，有效保護(hù)檔案原件，同時投資效益也逐漸顯現(xiàn)。

三、彬長集團(tuán)檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗

1.加大宣傳力度，提高全員檔案信息化認(rèn)知度

一是加大檔案信息化業(yè)務(wù)宣傳力度，讓全員充分認(rèn)識到檔案工作的重要性和建設(shè)檔案信息化的必要性；二是明確責(zé)任，抓好落實。組織協(xié)調(diào)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，全面推進(jìn)檔案信息化工作；三是加大工作考核力度，制定相關(guān)獎懲措施并嚴(yán)格落實；四是完善檔案信息化管理制度，在紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合國家檔案信息化相關(guān)要求，編制公司檔案信息化規(guī)劃和實施細(xì)則以及配套操作指南，確保有章可循，有據(jù)可依。

2.全面參與軟件開發(fā)全過程，配套建設(shè)相關(guān)硬件設(shè)施

一是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。集團(tuán)檔案管理人員全面參與到軟件開發(fā)的全過程，要求軟件公司結(jié)合彬長集團(tuán)實際情況，開發(fā)適合本集團(tuán)的檔案信息化系統(tǒng)。集團(tuán)檔案人員結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理規(guī)范，全面系統(tǒng)地提出用戶需求，確保軟件功能模塊符合要求。系統(tǒng)上線后，進(jìn)行三個月的測試、調(diào)試工作，及時發(fā)現(xiàn)軟件漏洞和流程不合理的環(huán)節(jié)，并反饋軟件研發(fā)公司進(jìn)行修改完善，確保了系統(tǒng)穩(wěn)定運行。二是高起點、高標(biāo)準(zhǔn)地配置檔案信息化相關(guān)硬件設(shè)備。選用了高頻、高并發(fā)處理、高性能計算、大儲量的服務(wù)器，高清晰度的掃描儀以及其他終端計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。

3.加大培訓(xùn)力度，確保人員正確使用檔案信息化系統(tǒng)

一是要求軟件開發(fā)公司編制詳細(xì)的軟件使用手冊，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合檔案管理業(yè)務(wù)知識，編制適合檔案人員閱讀和理解的業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料。二是集中開辦培訓(xùn)班，邀請檔案信息化專家授課解讀相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)；同時要求軟件開發(fā)公司派駐人員全程參與培訓(xùn)課程，講解軟件使用方法和技巧，全面提升操作水平。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，持續(xù)提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

一是檔案人員加強(qiáng)個人學(xué)習(xí)，致力于把自身塑造成檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新型人才和復(fù)合型應(yīng)用人才，以適應(yīng)不斷創(chuàng)新的檔案管理模式。二是集團(tuán)檔案室牽頭組織專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等多種形式的培訓(xùn)活動；同時加強(qiáng)集團(tuán)檔案人員之間的相互交流學(xué)習(xí)，分享經(jīng)驗，交流心得，促進(jìn)檔案系統(tǒng)全體人員的素質(zhì)提升。

三是建立檔案信息化復(fù)合型專業(yè)人才鼓勵、激勵機(jī)制，在崗位工資和職稱晉升等方面給予傾斜，提高工作積極性。

彬長集團(tuán)積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推行檔案管理信息化工作，雖然取得了一定的階段性成果，但是離真正意義上的檔案管理信息化還有一定差距。但是，通過彬長集團(tuán)全體檔案工作人員的共同努力，彬長集團(tuán)檔案信息化管理將會更加適應(yīng)集團(tuán)整體工作需要，最大限度地發(fā)揮了檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(作者單位：陜西彬長礦業(yè)集團(tuán)有限公司)