新時期高校人事檔案管理存在的問題與對策

文/蘇穎超

新時期高校人事檔案管理存在的問題與對策

文/蘇穎超

人事檔案管理工作的成效直接關系著高校的自身發展，對個人未來的生活和工作也具有重大的影響作用，因此其安全性要保證萬無一失。對人事檔案的安全保障工作需要有一套完善的系統和工作制度的支持，不同的檔案管理人員分工合作，以減少出錯概率，從而促進對人事檔案整理、使用及保管等工作的有效進行，切實保障人事檔案的完整性與安全性

伴隨我國經濟體制及人事制度的改革深化，在信息技術飛速發展的新形勢下，人事檔案管理工作也暴露出了一些新問題與不足，本文就當前在高校中人事檔案存在的問題進行剖析，并提出相應對策。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理為社會的人力資源管理提供著人事數據和信息支持，是用人單位招聘時對個人學習、工作及生活情況了解的重要憑證，是高校在日常管理工作中十分重要的一環。

檔案記錄著所在單位中所有員工從事的活動以及活動本身情況，通過個人檔案信息可有助于了解員工的工作態度和工作能力，從而為選拔員工提供了一個重要的參考依據。此外，人事檔案還是優化高校人事管理的重要途徑之一，其人才培養、人才選拔和人才的資源配置等都需要詳實的人事檔案信息作支撐。

人事檔案管理工作的成效直接關系著高校的自身發展，對個人未來的生活和工作也具有重大的影響作用，因此其安全性要保證萬無一失。對人事檔案的安全保障工作需要有一套完善的系統和工作制度的支持，不同的檔案管理人員分工合作，以減少出錯概率，從而促進對人事檔案整理、使用及保管等工作的有效進行，切實保障人事檔案的完整性與安全性。

當今信息時代的發展給高校的人事檔案管理工作帶來了眾多便捷之處，但也對傳統的人事檔案管理方法提出挑戰，如何面對新形勢下人事檔案管理工作的優化將是未來高校檔案管理工作人員值得深入思考的問題。

二、當今高校人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度有待進一步完善

據調查目前我國大多數高校中，檔案收集的范圍不夠全面，許多應納入的信息及資料未得到完整的保存，尤其是在工作移交不清時易導致檔案資源的流失。不僅不利于人事檔案的集中管理，也極易發生檔案受損、檔案丟失等情況，對個人今后的發展存在一定的限制。同時，由于歸檔的標準不統一，導致人事檔案的目錄不清，給日后的查找帶來了較大的困難。

雖然面對信息化的新環境與形勢，各高校也在不斷地完善規章制度。但在實際的執行過程中，并未達到理想效果，比如由于執行力度不夠，而不能充分發揮人事檔案的實際作用。

2.信息化檔案管理的意識有待提高

伴隨信息化改革進程的不斷深入，人事檔案的信息化對高校的人才培養、提高效能、增強競爭力等方面發揮著關鍵作用。但在現階段，我國部分高校對人事檔案的管理重視程度不足，表現在對檔案管理的認識不夠充分，將檔案管理當作一種簡單的信息統計工作，并未意識到其重要性和對其它工作的促進作用。因此，各高校在人事檔案管理上的投入明顯不足，且人事檔案的信息記錄也僅停留在簡單記錄層次，未能及時更新人事信息的變化，導致人事檔案信息存在一定的滯后性。

3.檔案管理人員專業水平有待提升

在高校人事檔案信息化管理工作中，人才因素占據著關鍵的位置。檔案管理人員的專業水平與素質不但關系著檔案工作是否順利開展，更關系到高校的管理和未來的發展水平。從目前情況來看，從事檔案管理的工作人員整體的專業素養仍然較低，其中大多數是老一輩的工作人員，對于信息化的檔案管理還不能完全適應，檔案管理的理念和方式方法比較落后，與高速發展帶來的龐大信息量所需的新技術不能匹配。另有一些高校的檔案管理工作直接由其他部門的領導或職工來代替，但這些工作人員在從事檔案工作時的專業基礎知識和技能水平都遠遠不夠。

三、提高高校人事檔案管理工作的幾點建議

1.完善檔案管理制度，規范檔案管理工作

為進一步提升高校人事檔案管理的效率，需要完善檔案管理制度，加強檔案管理規范化水平。首先應加大對高校人事檔案管理的監察力度，促進檔案管理水平的提高。其次，要進一步明確檔案工作的負責人，嚴格按照檔案管理制度規范檔案工作。與此同時，也應合理的增加對檔案管理工作的資金支持力度，以保證檔案工作的順利進行。最后應加強高校人事檔案調取工作的靈活性，盡量保證“檔隨人走”，進而可不斷提高檔案管理的效率。

2.提高對高校檔案管理工作的認識

由于高校人事檔案記錄著個人的政治面貌、主要學習和社會經歷、品德作風等情況，其對個人的工作及人生發展都具有著特別重要的意義。因此，在檔案管理工作中應重視“以人為本”的管理原則，各大高校的檔案工作人員應當根據時代的發展，努力創新人事檔案的管理理念，增強服務的意識。

作為人事檔案管理的工作者，必須積極地做好各類材料的收集、保存與匯總工作，確保檔案中的重要內容完整保留，并結合實際的需求增加現實功能，從而來完善檔案的功能體系，比如可增加保險、績效等內容，以此助力于高校更全面和詳細地了解各人員的具體情況，更方便的為各部門選擇合適人才。必須保證每一材料都有憑有據，對那些未滿足歸檔要求的材料必須積極地進行補充，切實實現檔案工作的規范運行。

3.提高檔案管理人員的專業水平

從我國各高校當前的人事檔案工作來看，管理的過程中存在著兩個挑戰，一是人事檔案紙版的妥善保存；二是人事檔案電子化的長期保存。由于檔案的“壽命”有限，利用先進信息技術來長期保存大量的檔案信息是當前檔案管理的發展趨勢。

這就需要檔案管理工作者必須具有一定的專業水平，同時還應具有一定的服務意識及保密意識，也就需要強化檔案管理人員的隊伍建設，培養一支具較高專業素養的檔案管理團隊。應當定期地提供檔案管理方面的學習和培訓機會，使檔案工作人員的業務水平能得到加強和更新，以適應飛速發展的社會所需的信息化檔案管理要求。

由于人事檔案對個人的一生都具有著非常重要的意義，也為高校各項工作的順利開展與發展提供有力的保障，因此需要對其進行系統、完善和有效的管理，從而為個人和單位帶來幫助。但當前高校中檔案管理存在的問題也是不容忽視的。對此，檔案工作者應對檔案管理中出現的各類問題進行透徹的分析，讓檔案管理緊跟時代的步伐，充分滿足新時期的需求。

（作者單位：榆林學院）