縣級數字檔案館（室）創建現狀及對策

文/王元科

檔案信息化建設是檔案系統深入落實科學發展觀，適應信息時代發展要求，主動置身“智慧城市”建設的新舉措。為做好此項工作，筆者針對縣級數字檔案館（室）創建現狀，提出相應對策。

一、縣級數字檔案館（室）創建現狀

縣級檔案館和各鎮、部門及單位檔案室大致有幾十萬卷檔案存量，存儲介質主要是紙張，輔助的存儲介質有磁盤、照片等。隨著時間的推移，館（室）藏檔案劇增，面臨老化、破損、腐蝕、磁化及盤庫、流轉、統計、檢索、編研、利用、管理和維護困難等問題。為提升檔案科學化管理水平，增強檔案資料的可讀性、可視性、安全性及重復利用性，近年檔案館（室）開始啟動檔案數字化加工工作。然而，作為信息化工作重要組成部分的檔案信息化，許多縣級檔案館（室）由于受到技術力量、資金投入、加工場地的限制，檔案實體管理總體上仍處于傳統的管理模式，現有管理水平難以解決檔案數字化面臨的問題。

二、縣級數字檔案館（室）創建對策

（一）高度重視數字檔案館（室）創建工作

加強檔案信息化建設，既是檔案事業適應時代發展和社會進步的必然選擇，又是加速檔案管理現代化的客觀要求。信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了議事日程，各檔案館（室）要加快傳統載體檔案數字化進度，實現信息共享和電子檔案網上歸檔，并及時以數字化檔案代替原件提供利用。

（二）要有明確的工作目標和標準

本著統籌規劃、分步實施、安全保密的原則，加快數字檔案館（室）基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站（頁），初步建成全縣區域性數字檔案館（室）管理及服務平臺，實現全縣檔案信息計算機操作、網絡化傳輸、快捷查詢、方便利用的目標。

（三）要有具體的工作任務

1.加快推進檔案“存量數字化”。充分利用檔案館（室）藏數量巨大的優勢,開展案卷級目錄、文件級目錄錄入、文件全文掃描,運用數字檔案管理軟件，建立科學保存、便于利用的電子檔案數據庫。

2.積極開展檔案“增量電子化”。各級各單位要按照國家檔案局發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》對當年形成的各類現行文件，實物、聲像等隨時轉化成電子文件，建設功能完備的電子檔案移交與接收平臺，并即時轉存在電子檔案數據庫當中。

3.不斷探索檔案“利用網絡化”。建立檔案局域管理網絡。與縣政府電子政務建設緊密結合起來，將檔案信息資源開發利用工作納入縣政府電子政務工程，公開檔案信息網絡查詢利用，從而實現文件的網上傳輸和資源共享。

4.加快計算機人才培養和使用。根據數字檔案館需求，縣編制組織人事部門要給檔案館配備數字化檔案所需的計算機專業人員。各級檔案局要注重培養既懂計算機技術又懂檔案數字化管理的復合型人才。積極舉辦數字化檔案人員培訓班，提高工作人員實際操作技能。

5.分步實施數字檔案室創建工作。選擇檔案條件相對較好的單位先行申報開展數字檔案室創建工作，有計劃地對室藏永久、長期的紙質檔案進行數字化加工。在試點的基礎上及時總結經驗，引導、規范其他單位開展數字化檔案室創建工作。

6.完善檔案信息安全管理體制。加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；存有檔案數據庫的計算機要與一切外網實行物理隔離，確保檔案信息和信息網絡傳輸的安全。

（四）要切實保障數字檔案館（室）創建工作

1.為加強對推進數字檔案館（室）創建工作的領導，縣上要成立縣推進數字檔案館（室）創建工作領導小組，由縣級領導掛帥，相關部門負責人參與。

2.各級各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、物力、財力上統籌安排，加快推進檔案存儲數字化和利用網絡化，確保檔案信息化與全縣信息化建設同步發展。

3.要將檔案信息化建設工作納入檔案年檢和行政執法檢查范圍，開展專項督促落實檢查工作。