企業文書檔案信息化管理利弊初探

文/劉 葭

隨著信息技術的迅猛發展，企業文書檔案信息化建設將成為促進檔案管理事業的必然選擇。網絡信息化技術在企業文書檔案管理應用中,既有一定優勢，也存在一些問題。要揚長避短,采取相應對策，推進企業文書檔案信息化建設健康發展

隨著電子科技的迅猛發展，網絡信息化已經在各行各業普及和應用，筆者所在的國有企業已經利用OA系統推行無紙化辦公，相應的，文書檔案信息化管理也將是大勢所趨。面對已經到來的信息化時代，作為一名檔案管理人員，應當具有前瞻性和時代性，積極探索在本職崗位中如何將電子技術與文書檔案管理工作相結合，以提高文書檔案管理工作的效率和水平，規范企業文書檔案管理工作，服務企業發展。

一、文書檔案信息化管理的優勢

相對于文書檔案的傳統管理模式，信息化技術在文書檔案管理中的應用具有以下幾個特點和優勢：

1.省時高效

傳統的文書檔案管理依靠的是人工完成，檔案人員素質參差不齊，工作方式和管理模式千差萬別，導致文書檔案管理混亂，造成工作量大、耗時多、效率低等問題，與當今社會發展趨勢完全不符。如果將電子信息技術應用到文書檔案管理上，結合當前已經開始運用的OA系統，將電子文檔經過簽發后直接分門別類歸入電子檔案庫，省去了中間不必要的環節和工序，將節省大量的人力、物力和時間，提高檔案管理工作的效率。

2.留痕備查

傳統的文書檔案管理，文件材料的歸檔和借閱均需要人工記錄和備案。而電子信息化技術在文書檔案管理上的應用，將為其搭建一個完整的平臺，尤其是與OA系統對接使用，實現一份文件從生成、收集、整理、編目到歸檔、利用、自動備份、銷毀等整個生命周期的電子追蹤和信息記錄，可以做到全程留痕和有據可查。

3.資源共享

傳統文書檔案管理由于管理形式上的局限性，致使各企業之間對于各種優勢資料無法實現有效共享和交流，文書檔案資料的利用率低。利用電子信息化技術，可以充分實現文書檔案的科學化和規范化管理，可以使各企業之間不受空間限制共享資源，查閱所需的檔案內容，同時，也可以利用信息技術及時了解文書檔案的管理動態。

4.保管便利

傳統文書檔案的管理需要占據一定的空間，耗費一定的人力，在文書整理、歸檔、保管和銷毀上都有嚴格細致的規范性要求，例如：檔案庫房的溫度和濕度都必須符合要求，稍有不慎將可能造成檔案的毀損或滅失。通過電子信息化技術的應用，文書檔案管理將實現質的飛躍，任何文書檔案可直接保存在電子媒介中，不需要占用大量的空間予以存放，也不依賴特定的環境，對于查閱者和管理者，只需要運用電腦即可進行操作和管理。

二、企業文書檔案信息化管理存在的主要問題

1.網絡安全問題

由于網絡具有開放性、自由性等特點，導致網絡安全是信息化技術普遍運用的今天所存在的關鍵性問題，同樣也是信息化技術尚未運用到文書檔案管理上的顧慮之一。對于計算機網絡系統造成威脅的原因主要集中于病毒侵入、信息泄露和黑客入侵等。現代文書檔案信息化管理已經受到了網絡安全問題的影響和侵擾，要想運用信息技術管理文書檔案，就勢必優先解決網絡安全問題。

2.文件保密問題

與傳統的文書檔案管理中泄密情形不同的是，電子文檔極易被修改且不易被察覺，并且傳播速度極快，更無法追回，涉密檔案一旦泄露，會給企業、甚至國家造成不可挽回的損失，這對于文書檔案管理的保密工作是個不小的挑戰，對于檔案管理系統設備及檔案管理人員技術的要求也將更高。

3.保管備份問題

傳統的文書檔案管理只要做好檔案庫房“八防”措施，檔案因外力受損遺失的可能性相對較低，而信息化后的電子檔案的保存全部依賴于電子設備和系統，有一定的不可控性，一旦電子設備和系統出現問題，可能會導致檔案資料全盤遺失，造成巨大損失，所以，信息化時代的電子檔案必須做好備份工作。

三、加強企業文書檔案信息化管理的相應對策

1.建立完整嚴格的規范體系

沒有規矩，無以成方圓。無論是紙質文書檔案的管理，還是信息化管理，均需建立一套嚴格的規范體系，并制定相應的規則，以便于管理人員的應用和操作。

2.創新理念提高認識

信息化技術尚未能運用至企業文書檔案管理中，首要原因在于創新意識不足，要充分認識到現代化的信息技術在文書檔案管理中的優勢地位和重要作用，轉變傳統的管理思維；其次是企業重視，增加資金投入，引進先進的信息技術設備和檔案管理軟件，加快和促進企業文書檔案信息化建設的更新和升級。

3.加強檔案管理隊伍素質建設

信息化背景下的企業文書檔案管理人員，不僅要具有過硬的政治素養，嚴格遵守組織紀律和保密條例，還要達到一定程度的檔案管理專業知識，懂得檔案管理業務；而且應當具備互聯網思維，熟悉各類管理軟件的開發和應用，不斷學習先進的管理技術和經驗，逐步適應檔案管理現代化和信息化的需求。

4.加強文書檔案信息化管理安全建設

雖然網絡安全問題是信息化技術應用的突出問題，但并不是不可控的，首先要有安全防范意識，檔案管理人員要避免因個人原因導致管理系統漏洞；同時做好檔案備份，防止因設備或者系統問題導致檔案遺失；其次要不斷更新管理軟硬件，對內外網絡進行區分，設置一定的物理隔離，增強辦公自動化網絡安全，在推行無紙化辦公的同時，也應該注意U盤的使用，防止通過U盤傳播網絡病毒。

5.完善電子檔案的保密管理

對于涉密企業文書檔案，需要采取相應的保密措施，通過技術手段進行加密，設置不同級別的檔案查閱權限。對于檔案材料的利用，必須進行網絡申請和審批等程序，在保證網絡安全的前提下，進行文檔資源的應用和共享。

在不斷發展和進步的社會背景下，傳統的文書檔案管理模式已無法適應當前企業的發展模式和速度，因此，檔案管理人員必須解放思想，提高技能，逐步適應文書檔案管理的信息化要求，推動文書檔案管理工作的進步和發展，更好地為企業服務。