石油企業(yè)檔案信息化中存在的問題及對策

文/霍燕紅

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應實際工作的需要，因此，石油企業(yè)正在大力推廣電子檔案的建設、開發(fā)和利用，但是推行中不可避免地遇到一些問題，本文就石油企業(yè)基本建設檔案管理中存在的問題進行探討，并提出切實可行的對策。

一、石油檔案信息化建設中存在的問題

1.基礎業(yè)務建設方面。檔案作為企業(yè)管理的重要資產(chǎn)，確保其完整性、真實性、安全性顯得尤為重要。在我國現(xiàn)階段檔案信息化建設，主要采取紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔與管理的模式，被稱為“雙套制”或“雙軌制”。目前石油企業(yè)的辦公系統(tǒng)基本上是OA系統(tǒng)，可以實現(xiàn)電子檔案的及時接收與歸檔。但是，一方面，有些企業(yè)還是依賴紙質(zhì)檔案，電子檔案僅僅作為辦公活動中的一種流程，未能發(fā)揮實質(zhì)作用。另一方面，電子檔案目前只可以輸入條目，全文有時仍然無法上傳，這成為制約電子檔案發(fā)展的一個重大弊端。

2.信息化建設方面。一是人才素質(zhì)有待提升。檔案信息化建設需要檔案管理工作者跟上時代步伐，學習信息化的相關知識，熟練運用計算機，并且具備相應的管理技術(shù)知識和外語知識。但是，有些檔案管理人員年紀較大，對新知識存在抵觸，或不愿意花時間學習。二是責任意識有待強化。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，由于全部都是手工錄入，一些工作人員的疏忽、不負責等因素，會造成紙質(zhì)檔案與電子檔案不一致，直接影響后期檔案查詢與利用工作。三是保護措施有待加強。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，原數(shù)據(jù)錄入工作耗時較長，使得很多檔案長時間存放在庫房外，很容易造成損毀。

3.安全管理方面。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是當前檔案信息化建設的重要內(nèi)容，但是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中存在諸多的安全隱患，一方面，由于檔案工作人員的疏忽造成有些保密性檔案的信息泄露，另一方面，在檔案數(shù)字化業(yè)務外包過程中，由于缺乏完善的外包規(guī)章制度，可能造成企業(yè)檔案信息泄露。

4.設備設施方面。很多企業(yè)對此不是非常重視，造成管理不夠，資金欠缺，使得信息化建設步履維艱。還有部分單位為了節(jié)約辦公空間，沒有給企業(yè)的檔案管理留下足夠的空間，無法進行檔案人員辦公室、檔案存放室、庫房的分配，使得檔案管理空間上較亂，這對于檔案的保密也是一個非常大的隱患。

二、石油企業(yè)檔案信息化建設中解決問題的對策分析

1.建立健全各項規(guī)章制度。一項好的政策的執(zhí)行離不開相應的規(guī)章制度，要加強企業(yè)的基礎業(yè)務建設，必須制定完善的并且切實可行的一整套規(guī)章制度，其中必須包括檔案的保密與工作人員的工作職責，這是一個硬性的要求，同時，制定的檔案必須落到實處，再好的規(guī)章制度制定好不落實相當于一紙空文，對于企業(yè)沒有任何的指導意義。我們企業(yè)必須明確這一點，從制定一個好的規(guī)章制度開始邁開步伐。一是制定了《檔案統(tǒng)計制度》《檔案庫房管理制度》《檔案管理保密制度》《檔案安全管理制度》四項制度，旨在把握準確檔案工作框架及整體思路；二是在確定統(tǒng)計、保密及安全等管理要素后，逐項細化落實，分層級細化職責，出臺了《會計檔案查閱制度》《圖書資料管理制度》《檔案驗收辦法》等具體科目實施辦法；三是為了細化崗位職責，充分發(fā)揮科室職能，出臺了《檔案員工作職責》《工作人員守則》《檔案科工作職責》。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)。任何一項工作都是由人完成的，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，在檔案信息化的過程中，要求管理人員本著認真負責的態(tài)度做好自己的崗位工作，并且嚴格要求自己對工作進行保密。而且對管理人員提出了更高的要求，必須學習計算機操作，具備相應的計算機操作能力和相應的數(shù)據(jù)分析能力，這對于管理人員是一個不小的挑戰(zhàn)，但是也是對自身的一個實質(zhì)性的提高，管理人員只有從自身嚴格要求自己，才能使得信息化的工作得以順利推行。

3.加強檔案安全體系建設。檔案的安全涉及到人員、設施以及計算機的安全等各企業(yè)方面，檔案的安全關系到企業(yè)生存的根基，因此必須對各項涉及到安全的內(nèi)容嚴加落實。人員方面，必須提高管理人員的安全意識，設施方面必須安裝監(jiān)控，并且做到定期檢查，以保證設施的安全運行，計算機方面，必須加強數(shù)據(jù)的備份與遷移，以免萬一計算機損毀造成所有的數(shù)據(jù)的丟失情況發(fā)生。企業(yè)管理人員只有存在安全意識，才能將這些落到實處，因此，歸根結(jié)底，最重要的還是提高企業(yè)人員的安全意識。

4.完善相應的設備設施。設備設施影響著企業(yè)檔案管理執(zhí)行的力度和強度，因此在空間上必須實行辦公室、檔案室以及閱覽室的分離，同時，應該加大設備的投資力度，對陳舊的設備進行定期更換，以此來滿足前進的需要。

在當前的檔案管理工作中，面對著檔案保存內(nèi)容日趨多樣、信息內(nèi)容繁、廣、多，管理持續(xù)時間周期長，不確定因素較多等客觀環(huán)境下，必須堅持問題導向，保證規(guī)章制度的定期建立健全修訂及落實，細化管理職責考核指標，確保抓好落實，抓牢實施，切中檔案管理工作中的要害問題，為確保檔案管理工作效率質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理工作職能保駕護航，更好履行工作職責，為檔案工作獻出自己的一份力。