對學校檔案信息化管理與建設的幾點思考

☆ 汪愛蓮

（前郭縣第五中學，吉林前郭 138000）

對學校檔案實行信息化，是指在學校檔案工作中，能夠充分利用現代信息技術，對學校各項各類檔案信息進行收集、處理、管理以及應用的過程。隨著計算機技術在各行各業的廣泛普及與應用，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，從各個方面全方位地取代了紙質文件。從學校教師到學生，從一線到教輔，從前勤到后勤，從各學科到各組室，從學籍到學生成績管理，從德育到安全等等都應用大數據進行分析與評估。通過總結這幾年在從事學校檔案工作過程中的問題發現，平時教育教學過程中需要收集、管理和應用的檔案數據十分繁雜，為使學校這些寶貴信息能夠有效的為學校教育、教學服務，筆者認為當前各級教育部門務必把學校檔案信息化建設提到學校建設的重要日程上來，從而使學校檔案信息更好地為教育教學服務，及時充分地滿足師生對檔案信息的各種需求。

那么，作為一名縣城重點高中的檔案管理人員，通過日常工作中親身體驗和探索信息化管理的模式，筆者從學校檔案管理工作的現狀和存在問題，探討學校檔案信息化建設的主要內容和幾點建議，從而說明學校檔案信息化建設的緊迫性。

一、目前學校檔案工作的現狀和存在問題

（一）一般學校檔案工作的現狀

筆者走訪過許多農村學校縣城學校的檔案室，根據實踐經驗和親身探索，可以說目前絕大多數學校，尤其是農村學校的檔案管理和應用仍然處于傳統的手工操作的老模式，從檔案存放方式、管理形式到使用方法大同小異，基本都是同一個模式。

1.檔案存放方式

檔案柜是存放檔案的主要設備，里面分門別類地布滿了文件盒和文件夾，從建校至今所有信息資源非常齊全，并且為了便于查找資料，每個柜、盒、夾上都工工整整地貼上文件類型標簽和具體文件名稱，工作確實做得很細致。

師生檔案信息多數是以文字形式存放，也有些是照片，而學校建設施工方面是以圖紙形式存放，財務賬本有專門的柜子存放。

2.檔案管理形式

學校管理檔案目前主要是用冊子來記錄，可以是多個，也可以是一個，把檔案按類別用冊子詳細記錄下來。用于計算機操作的部分就是打印檔案封面和卷內備考表，然后把各個部門送來的檔案集結成冊，按類別放入柜子里。這種最低級的信息管理方式，直接導致大部分電子檔案無法收存。

3.檔案使用方法

每當學校職稱評聘和高考前后，教師調進調出、學生轉入轉出及上級部門來檢查時，是檔案管理人員最為繁忙的時候，需要把文件按冊子索引找出來使用，非常麻煩并且緩慢，嚴重影響到工作效率，有時翻來翻去還找不到要查閱的檔案。平時如果教師要查找檔案因為不急用，還可以有緩沖的時間，可是到了關鍵時刻查找資料，真的感覺到這種傳統的文件資料的檢索方法遠遠滿足不了當前教育教學的需要。

（二）用于檔案室建設的資金不足是所有學校的共性

每次上級部門檢查學校的工作時，都必須檢查新老三室和音體美教室，很少檢查檔案室的建設情況和工作情況，這就導致學校非常重視新老三室和音體美教室、圖書室、衛生室的建設，而忽略檔案室的建設。長此以往，檔案室建設遠遠落后于其它部門，在檔案室信息化管理方面投入的資金自然較少，更不要說各種先進設備的投放使用了。

漠視和冷淡必然導致落后，林林種種的不顧及不重視，就導致檔案工作缺乏相應的信息化設備，這就與當前的教育教學現狀完全不匹配，無法達到微機調檔、信息傳輸等高級目標，更嚴重制約了學校檔案工作的信息化發展，阻礙了學校檔案工作信息化進程，使學校檔案工作的信息化建設遠遠滯后于學校教學的現實需求。

（三）學校從事檔案工作的管理人員多數業務素質與能力較低

多數學校不太重視檔案管理人員的業務素質，以為無論誰都能勝任此項工作，所以，就把學校教不了課的，或因其他情況閑置的人員安排在檔案管理崗位。尤其會熟練應用計算機的管理人員是少之又少，由于運用信息技術解決檔案管理工作比較落后，使檔案管理工作一直停留在最低級的錄入和查找階段。

二、強化學校檔案信息化管理工作的主要內容

（一）基礎設施建設是檔案信息化建設的前提

我們知道任何一項工程都需要打基礎，檔案信息化建設也如此。其基礎設施建設無非是硬件和軟件兩個方面，具體指高配置的計算機設備、流暢的檔案信息網絡系統、高標準的數字化設備，其中，網絡系統是檔案信息的傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有檔案信息網絡先進了，檔案信息化的各種效益才能夠充分發揮出來。

（二）檔案信息資源建設是檔案信息化的關鍵

正如建造樓房需要各種建筑材料一樣，檔案信息資源的建設是檔案信息化建設的基礎和核心，而且這是一項循序漸進、持續不斷的長期性工作，主要任務就是檔案的數字化以及電子文件的采集和接收。

（三）信息化應用系統建設是檔案信息化的必要條件

信息化應用系統建設主要是指檔案信息的收集、管理、利用和安全問題，這些問題解決得好與差，直接決定著檔案信息化建設的速度與質量。

（四）檔案信息化的人才隊伍建設不容忽視

現在絕大多數學校的檔案管理人員的特點是人員配備單調、業務能力較差、工作熱情不足，遠遠不能滿足檔案信息化建設對人才的需要。而學校檔案信息化建設最為關鍵的是檔案信息的管理人才，這里的人才不是指隨便安排一個或幾個閑置人員來頂數。檔案信息化建設需要的人才指的可不僅僅是檔案專業人才，還要有計算機專業人才，更需要既懂檔案業務又熟悉信息技術的復合型人才。而據了解，現在能達到這種程度的人才微乎其微。

三、對學校檔案信息化管理與建設的幾點建議

（一）要讓學校領導從思想觀念上對檔案信息化建設引起重視，增強學校對檔案信息化建設的緊迫感和責任感

隨著學校各項教育教學工作向著信息化發展，學校多項工作已實現辦公自動化，學校檔案的類別和數量也大大增多，加上在日常教育教學中學校、師生對檔案的利用率也越來越高，落后的檔案管理應用方法遠遠不相適應，必然影響學校教育教學的發展與提升。所以，在這種情況下急需使學校檔案信息化管理迅速提升，學校檔案信息化建設進程迫在眉睫，應引起教育部門及學校領導的高度重視。

（二）檔案室的基礎設施建設是實現檔案信息化建設的大前提

基礎設施建設其實就是硬件和軟件的建設，從硬件來說，必須要配備高配置的電子計算機、打印復印機等等一些外配，所有這些硬件必須能夠為檔案管理應用軟件提供支持服務，從軟件來說，要有專業的能夠適應檔案管理和應用的系統軟件和應用軟件以及網絡系統，以確保檔案信息的傳輸、使用等暢通無阻。

（三）要使用正規軟件公司開發的高質量的檔案管理和應用數據庫軟件

無論哪個單位，其檔案基本都要具備以下四個特點：長久保存、長期可用、安全儲存、有效使用，學校檔案更應如此。比如筆者所在學校的檔案工作，從1979年建校第一天開始的文件材料還一直保存到今天，這些文件類型有文本，有照片，有圖紙，有圖片等，可以說非常寶貴非常齊全。所以，在開發檔案信息化管理軟件時必須要考慮到三個原則性問題，即實用性、安全性、多樣性，這樣可以最大限度地為學校各項工作和師生及時快速地提供優質服務，能有效提高教育教學的效率。

（四）提高檔案人員業務素質與能力是搞好學校檔案管理與應用工作的要素

任何學校要想把本校檔案信息化工作做好做精，讓這項工作為學校教育教學提供有效服務，選擇好檔案管理人員是很重要的因素，決不能像以前那樣隨便安排人員來頂數，因為檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案員的業務素質和操作能力較低，再好的設備設施也無法發揮它的功能，更不要談效果了！

那么，檔案管理人員應具備什么素質與能力呢，簡單地說，檔案管理人員不僅要具備檔案管理與應用的專業知識和能力，還要具備熟練的計算機操作能力和水平。所以作為學校，還要舍得出資，采取多種形式及時持續的對現有檔案人員進行業務培訓，使現有的檔案管理員不斷更新知識，提高實際操作水平。尤其是要及時開展計算機和現代化信息技術的培訓。檔案人員要積極加強自身學習和能力的提高，使自己成為既有豐富的檔案專業知識，又有熟練的信息技術操作能力的復合型人才。

多年的工作實踐證明，學校檔案資源的作用并不微小，學校檔案工作也不簡單，其實一個學校如若抓好檔案信息化的管理與建設，并充分有效利用檔案信息化資源，其對學校教育教學的發展與提升作用是非常巨大的。