完全學分制下高校畢業生成績單組卷方法談

文/許行珺

完全學分制下高校畢業生成績單組卷方法談

文/許行珺

高校實行完全學分制，同時入校的大學生可能不同期畢業。在彈性學制下，如何將畢業生成績單組卷引發了高校檔案工作者的思考。有檔案界同仁提出以學號為支點的組卷方法。根據成績單組卷實踐，作者給出了適合本校的解決方案

目前，我國大多數高校實行的是學年學分制。學年學分制（下文簡稱學年制）是以“年”為時間單位，統一規劃學生的修業年限和學習課程，賦予不同課程一定的學分，計算學業成績的一種教學管理制度。完全學分制（下文簡稱學分制）指的是一種把學生修得的總學分作為衡量是否達到畢業標準的教學管理制度。與學年制相比，學分制下學生自由度更大，可以自己選擇課程和任課老師、安排自己學業規劃、決定自己畢業時間。當然，學生選課也有一定的規定，必須根據本科培養方案的培養目標和畢業要求，完成規定的必修課和相應的選修課，修夠畢業要求學分總數，通過畢業答辯方可畢業。學分制給予學生規劃自己修業進程的權利，成為高校招生的一個亮點。

一 完全學分制的實行

我校的學分制改革始于2004年。當年，陜西省教育廳正式下發《關于同意西安理工大學參與完全學分制改革試點的函》和《關于同意在西安理工大學進行學分制收費改革試點的通知》。同年秋季我校正式實施學分制改革。學分制給我校帶來巨大的機遇和挑戰，學校的教學管理的迎來各種新的問題。在解決問題的過程中，學分制改革在我校順利完成。

二 畢業生成績單組卷探討

高校學生的成績檔案，是高校教學和教育效果的記錄。它記錄了學生在校學習期間各門功課的考試成績，反映了學生學習的真實狀況。在學生畢業后繼續深造、就業和申請移民等方面有重要作用。高校畢業生成績檔案數量多，利用效率高，是教學檔案管理重要的一部分。實行學分制，同年入學的學生可能因為各自學業規劃不同，畢業時間前后不同。鑒于此，學分制下高校畢業生成績組卷引發了高校檔案工作者的思考。其中，朱惠玨在《淺談高校學生成績檔案組卷方法》（《浙江檔案》2001年1期）提出按學號組卷一說，令人耳目一新。

學號組卷法的依據是：學號具有唯一性，學生姓名可能會重名，學校院系、專業可能會有變化，學號與學生個體的一一對應關系永遠不變。學號組卷法提出這種組卷的優點：受教育改革影響少，有較強的獨立性和可操作性，能保證成績組卷工作的穩定性和規范性；按入學年組卷，杜絕了名義上以入學年，實際上以畢業年組織檔案；保持了卷與卷之間的有機聯系，便于快速查檔。

根據我校畢業生的實際情況，我們覺得“學號組卷”說值得商榷。首先，學號組卷法在極端情況下成卷時間跨度大。從三年至六年跨四個年度每個畢業期都有可能有畢業生需要插卷，其中還可能出現學生退學、轉學甚至學生死亡的情況。有的學生先辦理休學，自己出國讀書，到休學最后期限再辦理退學手續。休學、退學生成績單教務處是單獨管理的，我們也是將退學生成績單獨組卷。他們的性質和畢業生不同，按學號插到一處不合理。學號組卷法延長了組卷的成卷時間，這樣組卷的穩定性打了折扣。成卷時間變長，負責成績檔案的工作崗位一旦出現人事變動，在工作交接上可能會產生疏漏，影響組卷質量，影響組卷完整性。一卷檔案的成卷時間不宜過長，并且最好由一位檔案管理人員負責完成。第二，根據我校的學號編碼規則，包含了入學年度、入學專業、專業內順序號等信息。在一個專業內學號是連續的，不同專業之間學號是跳躍。學號組卷法所說的卷與卷之間的內部聯系不存在。第三，根據我們提供查詢利用的實踐，相當多利用者無法提供學號信息，需要檔案管理人員再次查詢。

三 畢業生成績單組卷實踐

我校從學年制延續下來的畢業年度－班級組卷方法在學分制下仍舊可行。實行學分制后，我校一個年度畢業的學生分為兩期，分別為元月份和七月份。筆者對2010年至2016年期間畢業生的情況做過統計。元月份畢業的學生人數平均120人，其中是提前半年畢業的學生人數平均24人，滯后半年或一年半甚至兩年半的學生人數平均96人，提前一年畢業的學生人數平均1人。近年來，我校每年本科畢業生達4000多人，學分制后真正提前畢業的學生相對不多，原來的組卷方法可以延續。

元月份的這一期，在實踐中我們曾單獨組卷。但是，在查閱利用上發現有不便之處。畢業生利用成績主要有找工作、補充檔案和出國留學等方面的需求。有的畢業生身在外地，有的急用又分不開身，需要委托親友來館辦理。而受托人對委托人的具體信息不了解，畢業具體是元月份還是七月份不清楚。考慮到同一年度元月份畢業學生人數相對較少，近兩年來就將元月份畢業生成績單插入七月份相應畢業班級組卷。雖然組卷成卷時間延長了半年多，但是這樣按年度-班級組卷較為整端，利用者只要報出畢業年度、畢業班級及姓名就可很快查出。

四 組卷的思考

實踐是檢驗真理的唯一標準，任何一種方法是否可行需要接受實踐的檢驗。我校學分制實行十多年來，已經有9屆本科畢業生，畢業生成績單按照年度-班級組卷，組卷方法穩定。檔案利用上，也方便可行。

學分制下應用學號組卷的最大弱點在于成卷時間的不確定性，這樣不但給組卷工作帶來不穩定性，而且給后續的檔案數字化工作帶來不便。

高校畢業生成績單利用率較高，尤其是在畢業后的2～3年內。畢業生成績單是數字化工作的首選檔案。成績單尚未成卷，數字化工作是否進行？不進行，無法享受到數字化檔案給利用帶來的便捷；進行，數字化工作也要隨著插卷不斷添加。所以組卷成卷時間的不確定，對數字化檔案工作是不利的。

另外，如果某種組卷方法不是利遠遠大于弊，保持組卷方法的穩定性也是需要考慮的。

以上就是我在實踐中的一些思考，希望能夠拋磚引玉，與高校檔案同仁一起探討。

（作者單位：西安理工大學檔案館）