多種類型海洋檔案的信息集成研究

海洋檔案是海洋工作各項活動的記錄和憑證，包括國家機構、社會組織和個人在從事海洋管理、科研調查、資源開發、公益服務、對外合作與交流中直接形成的對國家及社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始歷史記錄，以及海洋部門開展黨政工作中形成的具有保存價值的資料[1]。海洋檔案信息是支撐海洋工作最根本的信息資源，隨著國家對海洋的重視，海洋檔案資源的利用需求不斷增加，但是現有的檔案信息管理模式無法滿足海洋事業快速發展的需求。

國家海洋局南海分局為國土資源部下屬的海洋行政管理機構在南海區的分支機構，負責廣東、廣西、海南海區的海洋事務，下轄20個下屬事業單位，分別從事海洋調查、觀測、監測、預報、遙感、科研、執法、規劃、環評、信息開發等工作。南海分局的檔案管理工作由南海檔案館具體實施，南海檔案館作為華南海區的綜合性海洋檔案管理部門，負責接收華南海區的海洋檔案，目前館藏檔案涉及海洋水文、氣象、生物、化學、地質、底質、監測預報、衛星遙感、經濟、規劃、行政、人事、宣傳和海洋技術等內容，檔案類型基本涵蓋了海洋行業的典型海洋檔案類型，具有典型性。本文通過對國家海洋局南海分局及各分支單位開展多層級調研，了解海洋檔案的管理利用現狀；并通過深入分析和需求分解，提出有效整合分散的海洋檔案資源的方式，以期提高檔案利用率和利用效率，為海洋工作者提供實時高效的服務，也為相關涉海單位的檔案資源整合利用提供借鑒。

1 海洋檔案信息管理利用現狀

南海分局的檔案管理工作實行統一領導、集中管理、分庫保存的原則。目前，分局自上而下的檔案管理流程以及自下而上的檔案移交網絡已經初步建立并已運轉，各類檔案由南海檔案館集中接收統一管理，這為檔案資源的整合利用奠定了基礎。分局于2009年開始陸續開展數字化掃描和數字檔案管理系統等信息化建設工作，但囿于行政管理體制和海洋數據具有敏感性等原因，目前檔案信息系統僅能用于檔案初步查閱利用，大部分檔案的管理仍然沿用人工管理的方式。具體現狀分析如下。

1.1 海洋檔案資源豐富但利用率低

分局產生的檔案類型多樣，包括海洋機關文書檔案、海洋科技檔案（細分為海洋觀測檔案、海洋預報檔案、海洋監測檔案、海洋調查檔案、海洋遙感衛星檔案、海洋專項檔案、海洋課題檔案、海洋執法檔案、海洋成果檔案、海洋基建檔案）、人事檔案、聲像檔案、實物資料等；載體包括紙質、電子、磁介質和實物樣品等。檔案資源非常豐富，但是利用率卻很低。據南海檔案館統計，每年利用最為頻繁的檔案是機關文書檔案和部分海洋科技檔案，平均每天的利用數量不到2件。以2016年為例，機關文書檔案利用165件、80人次，利用率不足0.5%；海洋科技查閱305卷、61人次，利用率約為1%，可見檔案利用率較低。

1.2 海洋檔案利用手段原始

現有檔案利用方式采用人工與系統查詢相結合的方式，除了海洋機關文書檔案可通過檔案系統進行查詢下載之外，其他類型檔案均采用目錄查詢和手工單件單卷查詢相結合的方式。如所需查閱的檔案涉及多個學科或多個類型，需要分類型分庫查找，工作非常繁瑣，工作效率十分低下。

1.3 海洋檔案信息挖掘程度及開發利用率低

海洋檔案的信息挖掘和開發利用剛剛起步，雖然現有紙質檔案的數字化程度已達90%以上，但要實現檔案信息深度挖掘，需要將大量檔案文本進行數據化和結構化處理，并依托新技術實現智能采集、分析和運算等。目前分局的檔案開發利用成果僅限于海洋水文氣象等部分學科的極值統計、趨勢變化分析、環境影響評價等基礎應用之中，大量資料沒有得到深度挖掘和開發利用。

1.4 檔案資源集成融合與共享受限

囿于現行的海洋行政管理體，各海洋業務部門相互獨立、互不交叉；各管理部門建設各自檔案業務專網和業務運行平臺，相互之間沒有實現互聯互通，檔案信息孤島、資源封閉以及資源重復建設等現象較為常見。此外，各部門對各類檔案的開放程度和共享利用的態度不一，無法實現交叉利用和公開共享，最終導致各類型檔案資源的集成融合與共享受限。

2 海洋檔案資源價值分析

第一，有助于提高行政管理效率。行政管理人員希望將海洋行政管理產生的檔案與其他業務檔案根據一定的規則進行提取和集成，如在海洋科技檔案中提煉科技項目信息、海洋業務數據和科研成果信息等，加載科技人員個人信息，使科技項目信息與海洋科技人員信息進行匹配融合，實現海洋人事管理、業務管理和行政管理的整合與創新，既方便科技人員管理個人成果材料，也方便單位管理科技人員和海洋科技業務項目、科技部門進行科研成果登記與科技項目申報，更有助于分局開展科技人員職稱評審工作，最終為領導進行項目決策、人才挖掘和成果展示提供高效服務。

第二，可為海洋科技工作者開展科學研究提供支撐。海洋科技工作者希望對科技檔案中各類研究要素、學科信息、采樣要素、實測數據等資源進行整合，為科技工作提供強大的信息和支持。如研究某一海域的海洋開發工程時，需要了解該海域的各類背景資料，可通過調用該海域從過去到現在形成的項有關項目概況、背景事件、管理過程、實測數據等的檔案資料，從中了解前人已經研究了哪些問題、測量了哪些要素、形成了哪些結論等，為當下的調查研究做支撐。海洋科技工作者迫切需要整合各類型檔案信息資源，將信息進行數據化、離散化和標準化，并實現智能采集、提取和整合統計，以快速高效地滿足科學研究需要。

3 海洋檔案資源集成與融合研究

通過研究分析國內外相關文獻[2][3][4][5][6][7]，結合分局的實際情況，筆者認為實現檔案信息資源的集成與融合，需要實施以下幾步：首先，優化檔案收集渠道，豐富檔案資源。優化原有的檔案接收移交渠道，完善館藏檔案結構；通過將現有的檔案系統與海洋各業務系統、OA系統及數據專網進行互聯互通，實時采集有效數據，提高增量檔案歸檔率；利用離線系統、衛星等采集非聯網機構或遠程測量船舶等形成的檔案信息，確保檔案應歸盡歸。

其次，實現檔案信息數據化、標準化整編。數字化掃描識別紙質原文，并進行電子化、數據化處理，整編電子文件統一格式，其他載體提取屬性信息并對各類信息進行匹配，初步形成結構細化、屬性信息齊全、要素完善的檔案數據集。在此基礎上，利用一定的規則對數據進行結構化、標準化處理，實現數據信息的精細化分類，便于數據重組與智能化結合。

最后，利用計算機信息技術實現信息的集成與展示。以Visual Studio 2010、.net framework4.0、Web Services、PUSH等技術為主要實現方式，開展信息集成融合與展示系統的設計開發工作，包括系統設計、數據庫建設和模塊開發等。通過建立檔案資源集成信息平臺，對檔案信息進行提取、融合、校正、比對、建模、計算、分析、統計等操作，并利用多媒體技術進行成果展示。

4 前景與面臨的困難

對多種類型海洋檔案信息集成進行研究，可為分局行政管理部門海洋科技項目的流程管理、科技數據集成管理、科技人員與科技成果的綜合管理與大數據分析提供依據，為決策部門針對海洋科技業務開展分析與決策提供幫助，為科技人員進行科研工作提供強大支撐；還可為海洋科技人員進行職稱評審、工作考核和綜合統計管理提供便利，有效提升分局整體的海洋科技檔案信息集成管理能力和科技人員管理工作效率。該研究最終為分局海洋行政管理、人才開發和政務決策服務提供了高效便捷的手段，并能為海洋行業體系優選科技人才、提煉科研成果、提升科研能力。可見，該研究對于提升涉海機構的業務工作能力與科學研究水平能起到巨大的推動作用，研究前景廣闊。

當前開展多種類型海洋檔案的信息集成研究工作尚面臨幾大困難：第一，海洋行政管理體制壁壘限制了信息的交叉利用與共享；第二，資源共享、集成服務的理念未得到足夠重視；第三，信息共享與資料安全保密的沖突難以協調。但從長遠來看，海洋檔案信息資源的整合與集成是海洋檔案信息管理實現智能化、人性化和科學化的必要途徑，也是海洋檔案管理與海洋工作發展的必然趨勢。

注釋與參考文獻：

[1]海洋檔案管理規定[EB/0L].[2012-11-26].http://www.tjd ag.gov.cn/tjdag/www/root/hxq/template/main-/hxdan2012/dang%20an%20gui%20ding/037.htm.

[2]李薇.檔案信息集成服務模式的探討[J].卷宗.2015(3):49.

[3]梁孟華.面向用戶的檔案信息集成服務模式研究[J].檔案學研究.2009,107(2):47-50.

[4]趙愛國,姜涵.中美檔案信息政策比較研究[J].中國行政管理.2012(12):78-81.

[5]屠躍明,楊福平.檔案信息融匯服務系統平臺建設中幾個關鍵問題的思考[J].檔案與建設.2014(3):4-7.

[6]張志業,宜建軍.檔案文獻信息集成服務研究[J].蘭臺世界.2010(14):26-27.

[7]孫杰,吳曉文.信息化手段下海洋檔案信息資源的整合與共享[J].檔案與建設.2016(7):22-24.