加強(qiáng)干部教育培訓(xùn)檔案管理的若干思考

干部教育培訓(xùn)檔案是指干部在接受教育和培訓(xùn)過程中形成的對干部自身、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包含干部個(gè)人信息、培訓(xùn)班名稱及培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)科目、課時(shí)及考核成績、研討交流論文、參與研討交流記錄、考勤情況、培訓(xùn)總結(jié)與班主任鑒定與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)意見、人事部門意見、干部考試成績、參訓(xùn)干部花名冊及有關(guān)音像資料等。當(dāng)前干部教育培訓(xùn)檔案的管理與利用存在許多問題：一是檔案數(shù)字化工作薄弱。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)缺乏檔案數(shù)字化意識，也沒有制定科學(xué)合理的檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度；缺乏必要的工作設(shè)施設(shè)備，也沒有專門負(fù)責(zé)數(shù)字化的工作人員，數(shù)字化工作底子非常薄弱。二是檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)共享。缺乏檔案共享機(jī)制，不同地區(qū)、不同機(jī)構(gòu)、不同班次的檔案沒有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通；培訓(xùn)機(jī)構(gòu)往往采用“一班一歸檔”的管理模式，檔案散存在不同班次中，且各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒有定期向綜合檔案館移交檔案。三是檔案利用水平不高。一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)錯(cuò)誤地認(rèn)為提供檔案利用會(huì)侵犯個(gè)人隱私，也不利于保障檔案安全，因此對待利用工作的態(tài)度比較消極；一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采取“封閉式”檔案管理模式，“重藏輕用”思維根深蒂固，參訓(xùn)干部想要查閱利用自己的檔案都困難重重。針對存在的問題，可采取以下解決辦法。

1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作

一要提升培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案意識，確保培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)工作完成后嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行檔案收集、整理和歸檔工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的溝通和交流，明確檔案管理中的職責(zé)，確保檔案材料的齊全完整，為數(shù)字化工作打好基礎(chǔ)。二要根據(jù)“先建標(biāo)準(zhǔn)，后建系統(tǒng)”原則，加快制定培訓(xùn)機(jī)構(gòu)數(shù)字化工作規(guī)范及數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案一體化編目、索引、檢索與訪問。三要及時(shí)配備開展數(shù)字化工作所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等硬件設(shè)施設(shè)備，并確保設(shè)施設(shè)備既能滿足工作實(shí)際需要，又具備一定的超前性；還要建立專門負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的隊(duì)伍。四要加快對傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化，并建構(gòu)統(tǒng)一的干部培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)庫。

2 建設(shè)檔案資源共享平臺(tái)

可由省級干部教育培訓(xùn)主管部門牽頭，建設(shè)區(qū)域內(nèi)“干部教育培訓(xùn)檔案共享平臺(tái)”，并在共享平臺(tái)下設(shè)置市、縣等若干子平臺(tái)，各干部教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)作為平臺(tái)管理員接入進(jìn)來；培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)輸入干部教育培訓(xùn)檔案，所輸入的檔案經(jīng)審核后納入數(shù)據(jù)庫；培訓(xùn)機(jī)構(gòu)可以查閱、核對其所輸入的教育培訓(xùn)檔案，干部本人可以查閱、核對本人非涉密的教育培訓(xùn)檔案；不同省（自治區(qū)、直轄市）之間適進(jìn)行數(shù)據(jù)聯(lián)通。在此過程中還要確保檔案的絕對安全，可采用實(shí)名制、身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，對檔案信息進(jìn)行保密定級，并嚴(yán)格核實(shí)檔案輸入者、檔案查閱者的身份信息。

3 探索檔案利用新途徑

一是探索實(shí)現(xiàn)與居民身份信息、其他干部信息、培訓(xùn)班次信息、社會(huì)信用信息等的交互聯(lián)通，并借助大數(shù)據(jù)進(jìn)行核查比對，更好發(fā)揮教育培訓(xùn)檔案識別干部、考察干部的作用，同時(shí)杜絕提供虛假教育培訓(xùn)信息的行為。二是利用檔案對干部接受教育培訓(xùn)情況與所從事（或擬從事）的工作進(jìn)行比對、對干部勝任工作的潛力進(jìn)行評估，切實(shí)把“干什么學(xué)什么”和“缺什么補(bǔ)什么”的干部教育培訓(xùn)原則落到實(shí)處，防止“重復(fù)培訓(xùn)”導(dǎo)致的培訓(xùn)資源浪費(fèi)和“被動(dòng)培訓(xùn)”現(xiàn)象。三是強(qiáng)化檔案開放管理，規(guī)定檔案必須在規(guī)定時(shí)間查閱，即干部可在檔案管理部門指定的時(shí)間范圍內(nèi)查閱自己的非涉密檔案；在“規(guī)定地點(diǎn)”查閱，即干部利用本人檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)，并接受專門工作人員的監(jiān)督。