淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性

摘要：我國的事業單位在隨著改革開放的不斷深化的同時，開始了更深層次的升級和改革，從而滿足社會經濟迅猛發展的需要。事業單位在進行任用和選拔人才時，最重要的依據就是人事檔案。因此事業單位需要進一步提高對人事檔案的重視程度，從而不斷壯大自身。但隨著事業單位不但招收高質量人才的同時，人事檔案管理方面的工作也逐漸顯露出一系列的問題：人事檔案利用率低、應用范圍小、檔案管理人員缺乏一定的職業素養、缺少檔案管理制度實施保障措施以及缺乏檔案管理工作的重視程度。隨著事業單位改革力度的不斷升級，檔案管理工作越來越顯吃力，成為制約事業單位升級的阻礙。本文將主要分析事業單位中人事檔案管理工作中現存的主要問題，對其進行綜合分析，并通過制定并制定科學合理的檔案管理制度，組建高質量的檔案管理團隊以及利用信息化技術構建人事單位管理平臺等等，從而提高事業單位人事檔案管理工作的整體水平，為相關從業者貢獻一份力量。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;規范化管理

事業單位是我國政府機關的主要組成部分，也是我國行政行業劃分體系中不可或缺的內容。近年來，社會大眾越來越關心事業單位人員信息的有效性和真實性，因此事業單位也要順應民意，將用人、選人工作做到民主化、群眾化、公開化，從而進一步提高我國事業單位的影響力，迎合社會的發展。因此事業單位的人事檔案管理工作的重要性就顯得異常突出。利用電視臺、電臺、多媒體信息平臺、出版物、報刊等一系列的媒介傳媒，在干部任職前進行公示，通過在公開場合播放、宣講的方式讓民眾知曉，并接受廣大群眾的監督，體現事業單位的法律意義。

一、事業單位人事檔案的一般含義

人事檔案主要記錄和反映個人的職業軌跡，包括獎懲信息、勞動薪酬、社會關系、學習經歷、政治思想、工作狀態等各個方面的量化信息，是在工作活動中，由人事管理直接形成。相關的單位部門可憑借個人的人事檔案作為評價依據，對個人進行了解、分析，并給出相對系統、客觀的人事評價。

二、事業單位現存人事檔案管理工作過程中存在的主要問題

（一）忽略檔案管理制度，缺乏對檔案的重視，使檔案信息出現偏失

檔案管理工作的主要目的就是要保障檔案信息的真實性和完整性，從而能夠對個人情況進行客觀評價。而人事檔案的完整性離不開真實性，真實性同樣是完整性的前提，因此人事檔案既要保證真實性還要保證完整性，不然就會失去人事檔案原有的共享性、交錯性、多元性和客觀性，無法對個人情況進行歷史性、全面性地了解。但就目前而言，事業單位的部分人事檔案管理人員沒有意識到人事檔案工作的重要性，使人事檔案的完整性和真實性缺少必要的實施條件[1]。同時，人事檔案管理人員的檔案意識不高，從而在日常檔案處理過程中，在編研、保管、整理、收集等環節出現不可控因素，從而進一步加劇了人事檔案信息偏失的可能性。

（二）人才缺失導致檔案管理工作發展不前

現階段，人才是各行業各發展的主要驅動力，因此檔案管理工作想要實現突破、變革，首當其沖的問題就是在檔案管理方面缺少專業性人才。就目前而言，絕大多數事業單位的檔案管理工作人員的主要特點就是學歷較低、專業性知識匱乏。這些人主要是非專業技術人員或者是即將退休的單位人員，因此工作積極性不強，沒有主觀能動性，嚴重缺乏改革意識和創新能力，甚至部分單位的檔案工作模式還沿用傳統的人工檢索、手工書寫階段，以及人、物、卡對照記錄的三舊管理方式中，極大地阻礙了檔案管理工作的發展。除此之外，這些人缺少必要的保密工作意識，沒有對單位內部人員信息有意識地保護，導致人員信息泄露事件頻發[2]。如此的檔案管理部門，即使引進現代化的管理設備，也不能物盡其用，反而浪費了大量的資源。

三、事業單位改善人事檔案管理工作的具體措施

（一）進一步增強部門領導者的檔案管理風險意識和重視程度

以檔案管理的原始整理體系為前提，自上而下增強領導者、廣大干部以及相關工作者的檔案管理意識，首先從心理上提高對檔案工作的重視程度，明確檔案管理工作的風險意識，將檔案管理工作的重要性深入人心，提高他們的檔案管理觀念，同時不斷優化日常工作中的檔案管理工作[3]。除此之外，還需要在事業單位內部制定相關的檔案管理制度，通過行政制度的具體性、強制性和權威性對檔案規范化管理提供重要的行政支撐。

（二）提高檔案管理工作人員的溝通意識和現代化檔案管理意識

隨著社會發展步入現代化的進程，檔案管理意識也要與時俱進引入現代化的觀念，不僅需要企事業單位、團體以及國家機關的強制改進，還需要相關人員在日常生活和工作中不斷積累和養成良好的現代化檔案管理習慣，同時也要不斷嘗試現代化的檔案記錄形式、書寫材料、載體材料的使用和選擇，從而滿足未來管理和存儲方面的需求[4]。

（三）建立與各級領導有效溝通的雙向渠道

一般來說，檔案管理相關責任人在進行檔案管理的相關工作時，需要充分取得上級領導的支持和重視，并與領導協商好匯報工作，可以通過口頭、書面或者其他形式，定期或不定期向領導反映近期的情況。尤其是檔案管理部門在布置未來工作方向以及業務拓展方向的工作時，可邀請上級領導參與，并爭取得到領導的意見和批示。積極良好的溝通能夠讓上級領導充分感受到檔案工作的繁瑣、工作任務的艱苦以及管理人員生活的不易[5]。要善于用自身工作情況提高說服力，并用檔案管理工作的效果和成績取得上級領導的信任和認可，然后自上而下形成規范化、制度化、常態化的檔案管理工作內容。

四、打造長期發展的管理人才戰略方針

（一）培養原有管理人才的檔案管理意識

人才是各個行業發展的首要資源，檔案事業的發展也要循序這一規律，將檔案管理人才作為首要任務。檔案事業要在當前信息化的社會發展中，不斷吸引高質量的人才，從而將傳統的檔案工作內容保管、整理、收集等不斷向著信息化轉型，從而適應社會發展的主要趨勢，從而充分發揮檔案管理的實際作用，為個人、單位乃至整個社會提供全方位的服務。同時，對檔案工作的全環節制定較為周全的操作規范，實現檔案工作的可持續發展。

（二）完善檔案管理人才的升級渠道

以人為本，不斷從各大院校、社會中吸納專業技能強、并擁有較強職業素養的技能型人才補足檔案管理團隊的不足，在團隊內部構建良好的事業氛圍，從而滿足相關人才更好地適應工作，充分調動人才的創造性和主觀能動性，從而提高人才成長的健康性和快速性[6]。除此之外，由于檔案管理工作需要較深的專業性知識和認知較廣的知識范疇，因此為了維持長期穩定的檔案工作，需要進一步穩定相關人員的穩定性，解決工作內外的各種問題，從而提高檔案工作的長久發展。

（三）提高人事檔案管理人員的現代化管理意識

一般來說，現代化的管理意識主要體現在三個方面，一個是需要檔案管理人員要具備一定的創新革新精神，在日常的檔案管理工作中不斷發現新的方法、新規律，從而對原有的工作理論進行不斷優化、更新，從而建立完善更適合新時代檔案工作新意識。第二個是檔案管理人員需要具備一定的市場思維。市場不是一成不變的，檔案管理工作也需要順應時代的發展和市場的需求，在檔案管理工作的服務質量的同時，進一步提升服務信息的能力，提高服務體驗的措施標準，從而在一定程度上提高，及時向市場展示高價值、高公開性的資源信息，并進一步發揮檔案工作的積極用作[7]。最后一個方面是，檔案管理工作人員需要擁有一定的現代化服務意識，社會在不斷創新的過程中穩步前行，而在這個循序漸進的過程中，檔案管理人員需要不斷與新興事物進行合理的碰撞融合，從而掌握信息發展的情況，從而使檔案管理工作穩步發展，從而不斷適應未來社會的發展趨勢。

五、將傳統的人事檔案工作轉化為數字化模式

一般來說，人事檔案的管理工作是一個流程雜亂且具有較強專業性的工作。每一卷的檔案整理、收集工作都有著不同的嚴格規定，針對特殊的檔案還需要指定的專業人去處理、因此，人事檔案管理人員不但要熟悉收集整理案卷的全部流程，還需要掌握檔案的保護手續以及管理技術，避免出現自然損壞或者人為破壞的情況。因此構建并實施數字化管理系統能夠極大地緩解管理人員的工作。目前，很多事業單位都廣泛使用文件檔案一體化的管理系統，可根據事業單位的具體情況對系統進行針對性地優化，使部門內部人事檔案平臺更加得心應手，從而實現從管理到日常工作全流程信息化的目的。能夠使用計算機對相關的檔案盡心進行線上監控、查詢、借閱等一系列的工作。不過，隨著信息化技術和互聯網技術的不斷發展，從而衍生出更多的檔案存儲介質和檔案載體，而所要求的存儲內容、形式以及記錄信息的方式方法也在不斷的變化中。原有的基礎技術手段已經很難維持系統的先進性。因此，檔案管理的相關工作人員要與時俱進，順應歷史的發展，努力掌握更多的數字化檔案管理技術[8]。

六、小結

綜上所述，將傳統的檔案信息以電子文件、檔案文件等信息資源的形式儲存在信息化平臺，從而形成數字化檔案將是未來人事檔案存儲和收集的主要形式。同時基于信息化技術，數字化檔案還自帶集成管理和有序處理的工作，能夠對信息檔案的全生命周期管理進行維護，從而建立能夠提供基礎服務、業務服務、信息服務以及維護管理系統的綜合性平臺，在一定程度上實現真正意義上的科學化、標準化的檔案管理。

參考文獻

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[8]陳海花.淺析莆田市事業單位人事檔案的規范化管理[J].海峽科學，2019，15（5）：49-51.

作者簡介：姓名：曾曉英，性別：女，出生年月日：19770916，貫籍：福建.明溪，民族：漢，學歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案方向，工作單位：福建省三明市明溪縣行政服務中心