檔案服務公務用車制度改革工作的思考

■李偉旭

檔案服務公務用車制度改革工作的思考

■李偉旭

一、公務用車制度改革檔案工作的內容和意義

目前，中央和省級黨政機關公車改革全部完成，大部分地市級和半數以上的縣級黨政機關完成車改，企事業單位車改工作正在持續推進中。現階段的公車改革檔案工作，是利用文字、圖表、聲像等形式，對已經基本完成的黨政機關車改工作的全面記錄。它是體現改革進程，留存歷史資料的信息基礎；是制訂工作措施，服務領導決策的參考依據；是加強總結提煉，推廣先進經驗的信息載體；是檢驗改革成果，見證社會發展的數據支撐。因此，做好車改檔案工作，充分發揮其利用價值，將為公車改革提供強大的信息資源后盾，有力促進改革的順利進行。

二、公車改革檔案存在問題

1、分頭產生，標準不一，系統性和全面性有待加強

公車改革是一項綜合性工作，由相關部門分工合作，共同完成。主要有財政部門負責測算和車輛處置、人社部門負責司勤人員安置、審計部門負責審計，機關事務管理部門負責綜合協調。公車改革檔案由各部門分頭收集，工作要求和標準不同，檔案收集整理帶有主觀性和隨意性，無法確保公車改革檔案的系統性和全面性。

2、模式陳舊，觀念落后，便捷性和多元化有待提高

公車改革檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿用傳統模式，借助信息化媒體優勢的程度不高，不利于快捷地查找利用，不利于客觀具體地反映車改工作全貌。

3、缺乏調研，流于應付，編研利用空間有待擴展

公車改革檔案工作中，檔案人員主要是對現有的資料進行保存、管理，思維停留在被動提供服務的層面上，缺乏主動服務意識和對檔案利用需求的調研，缺少對檔案資料的編研開發，檔案價值沒有充分發揮，整體利用效率不高。

三、檔案更好地服務于公車

改革工作的措施

1、明確標準，統籌整合，確保車改檔案資源的全面性和系統性

車改工作中產生的統計測算、補貼發放、車輛處置、人員安置、車輛管理使用、制度建設等方面的原始資料，將是體現工作進展、查驗改革成果、記錄改革過程的重要依據，確保其全面性和系統性是車改檔案工作的必然要求。一是制訂標準，規范程序，做到有章可循。在車改檔案工作中，負責車改綜合協調工作的機關事務管理部門要切實肩負起檔案資源整合，協調統籌的職責。各級機關事務管理部門不僅要做好本部門產生檔案的收集整理，還要對其它部門的檔案全面管理，制訂統一的標準和要求，明確檔案收集的范圍和責任分工，以制度管理檔案，確保各部門車改檔案工作有章可循。二是分頭整理，統籌整合，確保全面系統。車改工作各職責部門檔案工作等要按照統一標準，分頭整理，綜合部門根據需求統籌整合檔案資源，為車改檔案全面、系統地歸檔奠定良好基礎。三是提供指導，保持溝通，產生工作凝聚力。各職能部門分頭整理車改檔案，就像一盤散沙，綜合部門出臺標準，明確責任后，要進行經常性的溝通、指導、交流，看似不起眼，但對于促進各部門車改工作檔案及時規范歸檔，卻有著切實的、重要的凝聚作用。

2、側重整理，匯總展示，提高車改檔案的便捷性和功能性

如何從實際需求出發，對檔案進行科學整理，使其易于查找，提高利用效率，并具有展示功能，是檔案工作者的主要努力方向。一是針對需求側重整理。檔案人員通過留意檔案提供情況，摸清利用者主要需求和使用去向，開展針對性的側重整理。例如，針對大型綜合會議等，需求者多為查找車改工作各部門聯絡方式、用于臨時修改的會議講話、致辭等的電子文件，檔案人員在會前進行側重性整理，備好資料，確保第一時間，可以將利用者急需的內容提供出來，越是緊要時刻，就越能體現出檔案工作的重要作用，也是檔案工作者樹立專業嚴謹的個人形象的良好機會。二是匯總展示，突出導向作用。在一般性的收集整理的基礎上，檔案工作者對查找利用率高的內容進行整理匯總，制作成專題展示冊。例如，收集匯總制作制度建設展示冊、組織機構展示冊、大型會議展示冊、部門協調展示冊、參考資料展示冊等。這些專題展示冊，資源集中，便于查找，利用率高，簡化了多次重復利用的逐項查找，同時充分展現了車改工作成果，提供了全面系統的專題資料。在細節中，體現檔案工作者的積極主動性和良好的專業習慣。

3、擴展思路，主動作為，增強車改檔案的多元化和生動性

除了文書檔案，音頻、影像資料等多種檔案形式是多元化檔案的基礎來源，信息化檔案管理的普及為多元化檔案形式提供了便利條件。一是突破思維定勢，引入直觀形象的多媒體檔案形式。除了收集文書、圖像等。比如大型會議，除了會議材料外，還有會議的照片、視頻，這些多媒體資料對于工作的體現更加直觀、形象。二是組合加工，將檔案具體化生動化。有了基礎資料，如何讓檔案具體生動起來？需要檔案人員積極主動地開展工作，將各種基礎信息加工組合，發揮優勢。比如說，車輛拍賣工作，將前期準備協調、車輛拍賣現場及拍賣成果等的視頻、照片、文字、圖表等相關佐證材料，以PPT文件形式融合在一起，集視頻、圖像、文字和聲音為一體，在上級考核督查或在改革成果檢驗中，作為背景展示片播放，將成為生動具體的佐證和展示平臺，同時也是檔案工作的重要成果體現。

4、提升價值，深入編研，讓檔案成為車改工作的智囊和參謀

公車改革工作是一項探索性的改革，改革經驗及做法需要不斷總結研究，改革成效及進展成果需要及時檢驗論證。因此，檔案人員要將各種材料進行歸納、梳理，深入開展編研，形成系統化、有代表性的參考資料，成為車改工作的智囊和參謀。一是系統化梳理，形成參考依據。隨著工作的推進，改革的各項制度、各種實際情況的處理辦法、各種特殊問題的解決方式，這本身就是一筆財富，對于指導下級部門和為其它地區提供參考有著重要的意義。對這些零散的信息進行梳理和編研，形成系統化的參考依據，是檔案的價值提升。比如說，梳理從中央至本地區各級領導對車改工作的批示內容，形成領導批示集合冊；梳理本地區公車改革已制訂實施的政策，形成完整的制度名錄冊；匯總各種疑難情況的處置解決辦法，形成系統化的工作提示冊等。這些編研成果，將成為對本級車改工作決策的有效提示，下級車改工作的重要參考，有助于上級督導檢查，掌握情況；本級理清思路，安排部署；下級參考對照，查漏補缺。二是高純度提煉，總結經驗做法。車改工作開展有先后，先開展地區的車改工作的先進經驗做法，將為后開展地區車改工作提供較為實際的參考。在網絡媒體和通訊高速發達的情況下，車改工作報道廣泛出現，檔案人員可以針對本地區實際和特點，在海量信息中高度提純，找出適合本地區的做法和經驗，匯總成參考資料集錦，為各項疑難問題的解決和工作推進提供借鑒經驗，讓檔案成為車改工作的智囊和參謀。

（作者單位：秦皇島市機關事務管理局）