新形勢下高校機(jī)要工作的特點(diǎn)分析

梁娉婷

黃山學(xué)院辦公室，安徽 黃山 245041

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新形勢下高校機(jī)要工作的特點(diǎn)分析

梁娉婷*

黃山學(xué)院辦公室，安徽 黃山 245041

高校機(jī)要工作是傳達(dá)黨和國家路線、方針、政策和上級(jí)組織決定、指示、通知等重要渠道，是高校黨政辦公室工作的重要組成部分。機(jī)要工作看似瑣碎單調(diào)，其實(shí)在高等教育改革不斷深化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，機(jī)要秘書必須承擔(dān)更多的職責(zé)和更大的責(zé)任。本文主要介紹了高校機(jī)要工作的特點(diǎn)及新形勢下加強(qiáng)機(jī)要工作的對策。

高校；機(jī)要；特點(diǎn)

機(jī)要工作顧名思義就是做好涉密文件和普通文件的管理工作，主要包括文件的登記、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、查詢、保管、清退、銷毀、歸檔工作。機(jī)要文件處理的每一步驟都有嚴(yán)格規(guī)定，每一份文件都要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)才能辦結(jié)。文件的傳閱工作不僅需要細(xì)致更需要技巧性，看似簡單的工作中，不光檢驗(yàn)著機(jī)要秘書的保密素質(zhì)，更是直接影響到單位工作的效率和質(zhì)量。

一、機(jī)要工作特點(diǎn)

(一)重要性

1.機(jī)要工作管理的是國家秘密

機(jī)要文件是指標(biāo)有密級(jí)的文件、表格、刊物、聲像資料等含有國家重要秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害的各種載體。機(jī)要文件內(nèi)容在一定時(shí)間內(nèi)限定知悉范圍，任何人都不得隨意擴(kuò)大知悉范圍。其管理工作具有很強(qiáng)的政治性、嚴(yán)肅性。

2.機(jī)要工作涉及是文件傳閱和各項(xiàng)政策法規(guī)的貫徹實(shí)施

機(jī)要文件是高校傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策的重要依據(jù)，是部署學(xué)校工作、發(fā)布規(guī)章制度的指向針，是依法進(jìn)行教學(xué)、科研和其他公務(wù)活動(dòng)的重要工具，其管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，工作中不允許出現(xiàn)差錯(cuò)[1]。機(jī)要工作是文件傳輸?shù)闹修D(zhuǎn)站，各種政策指令傳達(dá)的主要渠道，文件是否能及時(shí)傳閱直接關(guān)系到各項(xiàng)規(guī)章制度能否及時(shí)落實(shí)。

3.機(jī)要工作是下情上傳的重要渠道

許多來訪群眾都是將信件直接交給辦公室處理，由接收人轉(zhuǎn)交機(jī)要秘書，機(jī)要秘書將信件收文辦理后交校辦主任批辦后直接呈閱給校領(lǐng)導(dǎo)，快捷迅速。避免了信件被截留，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解真實(shí)的群眾需求，有針對性地解決群眾困難。

(二)責(zé)任重大性

《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定機(jī)關(guān)、單位如發(fā)生重大泄密案件的，直接追究負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員的責(zé)任。高校能收到上級(jí)單位下發(fā)的密級(jí)較高的文件，一份秘密文件丟失，機(jī)要秘書就要受到處分甚至開除處理，影響到個(gè)人的政治前途。所以說機(jī)要工作是平時(shí)默默無聞，出事驚天動(dòng)地。為了保障機(jī)要工作的嚴(yán)肅性，落實(shí)責(zé)任，高校往往也只配備一位機(jī)要秘書，一般還都要身兼多職，除文件的收發(fā)管理外，還有印章管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)等，工作任務(wù)重，責(zé)任重大。

(三)規(guī)范性

機(jī)要工作看似簡單、容易上手。但實(shí)際上機(jī)要工作有非常規(guī)范化的程序，公文簽收、登記、傳閱、銷毀每一步都有嚴(yán)格的要求。例如登記文件除登記文號(hào)標(biāo)題等一般要素外，還需填寫文件主要內(nèi)容、反饋時(shí)限要求；必須用單位專車取送文件；銷毀必須兩個(gè)人等等。如果工作中處理不當(dāng)，就很容易出問題，而且很可能是大問題。

(四)原則性

機(jī)要工作是一項(xiàng)細(xì)致性的工作，必須嚴(yán)格遵守公文處理的規(guī)范制度。公文收發(fā)過程中每一環(huán)節(jié)都應(yīng)執(zhí)行簽字登記制度，不搞 "信用"交接。領(lǐng)導(dǎo)和各部門閱辦的文件，直接與機(jī)要人員聯(lián)系，不互相傳遞，秘密文件不在外過夜等。機(jī)要秘書必須按原則辦事，不能因人而異，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)需要就打破工作紀(jì)律。

(五)靈活性

在文件送閱順序上，一般遵循的是先送主要領(lǐng)導(dǎo)批閱，再送分管領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門處理，要做到按程序傳閱，同時(shí)又決不能死搬硬套，僵硬化的工作流程會(huì)影響到文件的快速傳閱。機(jī)要秘書在呈傳文件時(shí)，要根據(jù)文件內(nèi)容、急緩程度等情況進(jìn)行傳閱，要做到靈活處理，注重技巧，講究方法[2]。

(六)及時(shí)性

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定緊急公文按緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的時(shí)效性就是要求受文單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件辦結(jié)，在文件傳閱辦理過程中必須要有高度的時(shí)間觀念，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事。能否及時(shí)處理公文體現(xiàn)的正是機(jī)要秘書的辦事效率。

二、新形勢下加強(qiáng)機(jī)要工作的對策

(一)文件傳閱突出“及時(shí)”

1.取件收文要及時(shí)

機(jī)要工作需要24小時(shí)待崗，特別是遇到周末假期需要取件時(shí)，機(jī)要秘書要權(quán)衡時(shí)限要求，急件急取，如無時(shí)限要求可到工作日再去取。

2.存放登記要及時(shí)

領(lǐng)取密件后，及時(shí)存放到保密柜中，及時(shí)登記保證文件排列的時(shí)間順序，不要出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)。

3.分發(fā)辦理要及時(shí)

應(yīng)盡可能了解領(lǐng)導(dǎo)是否在校辦公，有時(shí)間閱讀的要及時(shí)送閱。遇文件較多時(shí)，將文件分類，讓每個(gè)在校的領(lǐng)導(dǎo)都能及時(shí)閱文，這樣既不耽誤領(lǐng)導(dǎo)的閱文時(shí)間，也縮短了文件傳閱周期。急件要立即呈閱，呈閱時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)簡要匯報(bào)文件主要內(nèi)容及所要辦理的事情，便于領(lǐng)導(dǎo)快速閱文批辦意見。如遇到領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)閱文時(shí)，可以將急件先復(fù)印給承辦部門或通知承辦部門來機(jī)要室閱文，提前辦理，以不耽誤工作為準(zhǔn)。

4.歸類要及時(shí)

已辦理結(jié)束的文件要及時(shí)封存到文件盒，不與正在運(yùn)轉(zhuǎn)的文件混放。如果歸類不及時(shí)就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度。

5.立卷歸檔要及時(shí)

當(dāng)年來文，待年底文件結(jié)束后，即可抓緊時(shí)間登記分類，移交檔案室存檔。避免文件堆積，與次年的文件混放。

(二)穩(wěn)定專職機(jī)要員隊(duì)伍

機(jī)要工作的責(zé)任重大性導(dǎo)致機(jī)要秘書都不愿長久的從事機(jī)要工作，由此造成專職機(jī)要秘書隊(duì)伍不穩(wěn)，工作積極性不高。機(jī)要工作需要的必須是責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)強(qiáng)的工作人員，而一個(gè)人的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)又只有在長時(shí)間的工作中才能培養(yǎng)鍛煉出來，因此穩(wěn)定專職機(jī)要秘書隊(duì)伍尤為重要。要對長期從事機(jī)要保密工作的同志和工作優(yōu)異的同志予以表彰，也要教育引導(dǎo)機(jī)要秘書克服畏難厭煩情緒，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。有條件的單位建立A、B崗，形成幫帶替補(bǔ)關(guān)系。

三、結(jié)語

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)對機(jī)要工作的領(lǐng)導(dǎo)督促管理，為機(jī)要工作提供必要的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等條件，解決機(jī)要工作中出現(xiàn)的各種問題。做好機(jī)要工作貴在注重細(xì)節(jié)，做好這項(xiàng)工作，要在各個(gè)環(huán)節(jié)上下功夫，防止失、泄密事件的發(fā)生。

[1]張露露.高校機(jī)要文件的細(xì)節(jié)管理經(jīng)驗(yàn)談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(15)：157-158.

[2]梁娉婷.如何提高公文傳閱質(zhì)量[J].秘書，2009(12)：26-27.

[3]吳瑋.提高機(jī)要文件管理工作質(zhì)量途徑探討[J].2005(4)：297.

梁娉婷(1982-)，山東聊城人，黃山學(xué)院辦公室，助理政工師，研究方向：高校機(jī)要管理。

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