加強(qiáng)綜合檔案館優(yōu)質(zhì)檔案資源建設(shè)的若干思考

在綜合檔案館的公共服務(wù)能力中，服務(wù)檔案利用者的能力是重要的內(nèi)容之一。檔案部門(mén)能夠?yàn)槔谜咛峁┰鯓拥姆?wù)，與檔案館擁有多少優(yōu)質(zhì)檔案資源是息息相關(guān)的。筆者以為，館（室）藏檔案中具有以下特點(diǎn)的檔案，可以列入優(yōu)質(zhì)檔案資源的范圍，如，能夠?yàn)闄n案利用者還原歷史面貌和活動(dòng)過(guò)程，利用頻率較高、相對(duì)比較稀缺、具有較高保存價(jià)值，以及能實(shí)現(xiàn)快速檢索的檔案資料。近年來(lái)，加強(qiáng)優(yōu)質(zhì)檔案資源建設(shè)已經(jīng)成為綜合檔案館重點(diǎn)推進(jìn)的工作之一。具體講，可以從以下幾方面著手。

1 加強(qiáng)優(yōu)質(zhì)檔案資源的收集工作

優(yōu)質(zhì)檔案資源的收集工作要從指導(dǎo)各進(jìn)館單位制定文件材料歸檔范圍入手，特別要指導(dǎo)各進(jìn)館單位制定好業(yè)務(wù)類(lèi)文件材料歸檔范圍，有效把控文件材料的完整性、原始性和有效性。要確保普通的“共性”文件納入歸檔范圍，也要將反映各單位基本職能的“個(gè)性”文件收集歸檔。在工作中，需要樹(shù)立“片紙只字，寶之無(wú)佚”的觀(guān)念，并充分體現(xiàn)“以人為本”理念，把涉及“人”的材料盡可能收集起來(lái)。比如，目前相當(dāng)多單位，不僅把單位正式員工名冊(cè)予以永久保存，而且注意收集和保存臨時(shí)工名冊(cè)及其工資單、高溫補(bǔ)貼清單、勞保費(fèi)發(fā)放清單、特殊崗位津貼等，這種做法是行之有效的。當(dāng)然，在加強(qiáng)檔案收集工作的同時(shí)，還要開(kāi)展期滿(mǎn)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作，做到檔案鑒定工作常態(tài)化，以保證檔案的“含金量”。

2 調(diào)整完善檔案館接收范圍

近年來(lái)，根據(jù)國(guó)家檔案局9號(hào)令的要求，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館調(diào)整了檔案接收單位范圍和接收檔案門(mén)類(lèi)。從調(diào)整后的新接收范圍看，接收單位主要為相關(guān)二級(jí)單位，接收的檔案門(mén)類(lèi)主要是這些二級(jí)單位形成的業(yè)務(wù)檔案。這些業(yè)務(wù)檔案大都為優(yōu)質(zhì)民生檔案，接收這部分檔案是加強(qiáng)檔案優(yōu)質(zhì)資源建設(shè)的重要內(nèi)容。實(shí)踐中，三級(jí)單位數(shù)量較多，可以按典型性原則選擇部分單位的重要檔案予以接收。對(duì)于部分業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大、接收檔案實(shí)體有困難的單位，可以先接收電子檔案，特別是接收優(yōu)質(zhì)電子檔案。

接收工作需要注意以下事項(xiàng)：一是解決好與新進(jìn)館單位的業(yè)務(wù)銜接問(wèn)題，包括明確檔案接收門(mén)類(lèi)、接收時(shí)間、接收檔案的技術(shù)要求等；二是對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，因?yàn)槎⑷?jí)單位的檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，隨著二、三級(jí)單位被列為進(jìn)館單位，這些單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能必須通過(guò)培訓(xùn)得以加強(qiáng)；三是對(duì)新進(jìn)館單位進(jìn)行檔案工作年度考核，并納入“雙隨機(jī)”抽查范圍，以進(jìn)一步提高其檔案管理規(guī)范化程度；四是增強(qiáng)檔案接收的計(jì)劃性，可以對(duì)二、三級(jí)單位檔案管理狀況進(jìn)行調(diào)查摸底，全面掌握這些單位檔案數(shù)量、門(mén)類(lèi)、利用頻率、保管條件、數(shù)字化程度等信息，確定檔案進(jìn)館批次和接收的載體形式。

3 切實(shí)加大優(yōu)質(zhì)檔案資源開(kāi)發(fā)力度

當(dāng)前，優(yōu)質(zhì)檔案資源開(kāi)發(fā)可以從以下層面推進(jìn)：一是加大對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案資源的宣傳力度。比如，可以編制《民生檔案目錄指南》，向社會(huì)各方宣傳館藏優(yōu)質(zhì)檔案資源。二是加大優(yōu)質(zhì)檔案資源的公布開(kāi)放力度，檔案部門(mén)除做好常規(guī)檔案借閱利用以外，可以舉辦檔案展覽、開(kāi)放檔案珍藏室、利用期刊定期公布檔案。三是編輯出版相關(guān)書(shū)籍介紹館藏優(yōu)質(zhì)檔案，擴(kuò)大優(yōu)質(zhì)檔案資源的影響力。

4 大力推進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案資源數(shù)字化工作

檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的重要內(nèi)容，對(duì)于提高檔案檢全率、檢準(zhǔn)率、提升檔案服務(wù)效率，具有重要的保障作用。對(duì)館（室）藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，應(yīng)遵循“優(yōu)先、有效、安全”原則。優(yōu)先原則是指優(yōu)先對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，如一時(shí)無(wú)法實(shí)施數(shù)字化，可先對(duì)條目進(jìn)行電子化處理；有效原則指要對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行有效運(yùn)用，為此必須確保數(shù)字化成果的質(zhì)量，尤其要確保條目規(guī)范化錄入；安全原則是指既要保證優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)字化成果的安全，也要保證檔案實(shí)體的安全。