人事檔案在人才使用和流動中的重要作用

賈 勇

中原石油工程有限公司西南鉆井分公司，四川 成都 610051

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人事檔案在人才使用和流動中的重要作用

賈 勇

中原石油工程有限公司西南鉆井分公司，四川 成都 610051

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，在個人工作經歷、現實表現、職務晉升、工資待遇等方面都是很好的記載，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的主要憑證。一個單位有完善的檔案管理制度，有利于企業的人力資源管理提升及干部人才培養，能夠為管理者決策提供很好的參考。

檔案；管理；重要性

一、人事檔案的由來

縱觀中國歷史的發展，歷朝歷代就注重檔案文件的記載，歷史文獻匯編《尚書·益稷》中載：“禹曰：汝無面從，退有后言”，這也許是文獻記載的最早的人事管理言論。殷商的甲骨刻辭中有殷官制的記載，西周分封、命官、賞罰、志功方面的誥命文書，春秋戰國時期的“計書”，漢代的“令甲”、“功令狀”、鐵券、考課和畫像，魏晉南北朝時期的譜牒，唐朝時期的“甲歷”，宋代的“人才簿”，元代的“考功歷”，明代的“貼黃”等都是人事檔案的代表，發展到清代，有了較為系統的官員檔案材料：履歷材料、考課材料、投供材料、給憑材料、獎勵材料(稱作“功牌”)、退休材料等，到了清末，照片已開始作為人事檔案材料歸檔。經過了幾千年的發展和演變，當今，人事檔案形式多樣，涉及面廣，內容更加豐富詳實，它將跟隨我們一生，不知在什么時候，它就會影響著我們，甚至會改變著人生的軌跡。

近年來，國有企業也越來越重視檔案的管理，制定了一系列的管理規定，就石油系統來說，在管理干部、專業技術干部及普通職工等層面，對人事檔案都做了明確的要求，規定了歸檔材料的類型及時間要求，可以說企業對檔案管理的要求越來越嚴格。

二、人事檔案在人才流動中的重要作用

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，它關系到我們日常生活、工作的方方面面。它可以在某些特定的情況下為我們提供有力的證據，也可以給我們創造許多機會。

(一)人事檔案是社會進步的資源庫

人事檔案管理是國家了解人才隊伍狀況，分析市場人才需求，探索人才成長規律，研究人才發展規劃，制定人才工作政策，確保人才資源安全，提高人才宏觀管理水平，推進人才資源市場化配置，消除人才流動障礙的一項重要的基礎性工作。它將有助于打破傳統選人用人的標準，實現了人力資源共享，為人才成長創造了便利條件。

(二)人事檔案是企業發展的重要部分

對于一個系統較為完善的企業來說，能否準確了解員工的綜合素質，學歷層次，教育背景、社會關系，成長軌跡等，都要通過完備的人事檔案來追溯。作為選人用人的重要考察依據，都要從人事檔案中了解個人的干部履職經歷、業務水平、綜合素質、政治覺悟、歷年來的績效考核表現，是否存在違規違紀或者受到什么級別的表彰褒獎等，從而能夠全面的對個人的情況進行綜合研判，為企業人才成長和打贏人力資源戰略提供重要的支撐。如果沒有人事檔案，或者人事檔案不齊全、出現斷層等，企業就不能如實的考察個人的真實情況，一定程度也影響個人的發展，對企業選人用人工作也存在一定的影響。

(三)人事檔案是個人發展的記錄儀

作為個人成長的原始記載，人事檔案可以說在個人轉正定級、工資待遇、社保辦理、升學就業、職稱評定、征兵入伍、黨員發展、征兵入伍等方面具有十分重要的作用，近年來發展的勞動糾紛中就由人事檔案不全，員工參加工作后勞動合同、轉正定級沒有及時存入個人的人事檔案，無法準確判定個人參加工作時間，也無法準確計算個人的工齡，從而影響了個人的職稱晉升、甚至影響了個人的社保發放，個別比較嚴重的出生年齡混亂，前后相差幾歲，造成實際年齡已經退休，退休手續卻無法辦理的情況。

由此可見，在人資資源全球化共享的當今社會，用人單位要高度重視人事檔案管理工作，要盡快與相關單位和政府所屬檔案管理服務機構取得聯系，及時將檔案妥善保存，以免給工作生活帶來不必要的麻煩和不便，也使自身的合法權益和應有的社會、政治待遇得到保障。

三、人事檔案發展中的問題和建議

隨著社會的發展和變革，傳統的人事檔案政策弊端與缺陷越來越明顯地顯露出來。在許多人的心目中，人事檔案成為“說起來重要，用起來需要，忙起來忘掉的“雞肋”。“棄檔死檔”、“人檔脫節”、“虛假檔案”現象普遍存在。

(一)更新觀念，加強對人事檔案工作的領導。企業領導要高度重視檔案管理工作，也只有領導重視，給予從業人員一定的支持，加大人力、物力、財力的投入，確保新形勢下人事檔案工作的順利進行，充分發揮人事檔案工作的作用。

(二)健全機制，加強人事檔案管理隊伍建設。要結合企業實際，制定切實可行的人事方案管理辦法，逐步完善檔案的歸檔、保管、保密、借閱等制度。要建立一支素質過硬，樂于奉獻，堅持原則，職業操作過硬的檔案管理隊伍，強化檔案管理業務培訓，舉辦交流會、座談會等，不斷完善科學管理水平，完善現代化手段，提升檔案管理的針對性和持續性。

(三)強化管理，合理建檔。在人事檔案管理中，要堅持科學發展觀，以人為本，真實有效的建檔，同時要有針對性的建檔，對領導干部要重政績材料，對一般干部要重業績材料，對學生要重學績材料，對普通職工要重績效材料。同時還要重視收集績效考核、評優評先、發明創造、勤政廉政、英雄模范等材料，同時，也要重視收集干部職工工作失職、瀆職和腐敗的材料，做到實事求是、公平公正。

社會在發展，人類在進步，在我們的工作和生活中，人事檔案扮演的角色越來越重要，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，我們當高度重視人事檔案的作用，強化檔案意識，為國家、為企業人力資源建設貢獻一份力量，同時也為自己負責。

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