新形勢下對提升茶企文秘人員素質的思考

劉文

（南寧職業技術學院，廣西南寧 530008）

新形勢下對提升茶企文秘人員素質的思考

劉文

（南寧職業技術學院，廣西南寧 530008）

在經濟全球化、社會信息化的今天，企業對內部文秘人員素質要求更高。茶葉企業作為我國社會主義經濟中不可缺少的一員，同樣面臨著強化企業文秘人員素質培養需求，隨著市場競爭日漸激烈，茶葉企業也被推動了時代的風口浪尖，為了在站穩腳跟，獲得發展先機，企業也必須要重視內部文秘人力資源隊伍建設與培養，通過提升文秘工作人員的專業素質、專業能力、創新思維以及社交能力等，使其為企業更好的服務。本文針對形勢下茶葉企業文秘人員素質提升的問題進行幾方面研究。

茶葉企業；文秘；素質

企業文秘工作看似簡單，實際上卻是企業上級與下級之間的重要紐帶，也是企業與客戶之間的橋梁，是企業的門面。因此在新的經濟發展時期，為了滿足企業發展需求，企業必須要重視文秘人員的素質建設，通過定期開展培訓活動，制定科學的考核機制等措施，激發文秘工作者的工作熱情，提高文秘人員的專業素養，最終更好的發揮出文秘工作者的作用，使其更好的為企業發展服務。

1 新時期文秘工作特點

文秘工作是輔助領導做好零散瑣碎小事的工作，文秘工作的職務是為領導進行任務傳達，將上級命令及時傳達到下級，以便及時完成任務，也為了方便下級領導將任務及時進行匯報，將領導所需要的工作有條理的整理出來，才能更好的對整個公司進行調度。根據不同茶企的運營情況，各部門之間為了搭建好溝通的橋梁，讓各部門之間可以配合協作的完成領導所分配的工作，就需要文秘人員做好溝通工作，對不同的工作類型合理進行分配，按照任務難度有階段的分配相關工作任務，更好地為上級領導分擔工作壓力，才是對本職工作認真負責的態度。

1.1 輔助領導做出決策

文秘人員需要根據市場需求收集相關資料，并及時進行整理評估，讓領導可以正確地按照資料進行任務分配和判斷，根據完整的資料內容進行擬定決策。資料的整理過程需要耗費一定的時間，因此文秘人員需不斷提高自身收集資料的能力，保證資料真實、準確的前提下，為茶企服務。

1.2 信息的收集以及處理

文秘人員需通過各種渠道獲取大量可靠、真實的信息，比如：接收文件、接聽電話、接收電子郵件等各種方式，利用信息化網絡化技術幫助茶企收集更多市場核心資料內容。文秘人員需要對市場有敏銳的洞察力，按照市場所需提供相對完整的產品信息和產品服務，才能更好的幫助領導安排會議流程以及工作流程，讓茶企穩定發展。

1.3 文秘人員所收集的資料

要有效地幫助領導了解上下級工作內容，讓上級領導可以按照資料內容，有效地進行任務分配的同時，幫助茶企解決上下級所存在的矛盾，讓企業更具向心力，企業為了獲取更大的市場利益，就要將資料更加精準化、完整化，才能滿足不斷變化的市場需求，也才能更好的讓企業價值得到體現。

1.4 處理企業綜合事務

文秘工作的范疇十分廣泛，為了保證可以多方面獲取資料，文秘人員要有高素質的工作能力，例如：對所接聽的電話信息及時進行處理記錄，按照會議內容需要及時將有效的信息接收記錄以及轉達，將所接收的數據文件按照保密協議進行整理，根據公司管理規定，在公司內部進行信息交流，將完整的信息提供給領導，以便領導為公司做出正確的決策。文秘人員要具有能夠妥善處理上下級關系的能力，針對不同領導所分配的任務及時進行傳達的同時，讓下屬部門可以積極的進行工作，才能更好地勝任相應的文秘職位。

1.5 有穩定的心理素質

由于茶企業文秘人員經常需要陪伴領導進行會議交談和正式友好訪問，因此，文秘人員除了具有高素質高品質以外，還要有過硬的心理素質，面對眾多突發情況與大型場合臨危不亂，根據領導需要合理進行任務分配和工作日程安排，將所遇到的困難和苦衷有效化解，不斷提高自我控制能力和忍耐能力。茶企文秘人員多半時間都會獨立工作，因此在接到任務以后要具有獨立思考解決問題的能力，不斷調整自身心態，受到批評或表揚都要表現的更加平穩。要保持戒驕、戒躁的狀態，對所擔任的工作出色完成以后，才能更好的為企業領導的工作提供幫助。

1.6 要有較強的辦事能力

由于相關茶企文秘人員多半會接受到比較重要的任務，而文秘人員除了具有聽說讀寫的記事能力以外，還要具有更強的辦事能力。茶企文秘人員多半會獨自進行工作的分配和處理，因此在辦事過程中一定要有一定的章程。例如：第一，要按照一定的原則，根據茶企規定的政策和規章進行工作和日程安排。第二，對待不同難度的任務要靈活妥善地進行處理，根據整體局勢的需要按實際情況進行變動，動態地對事情進行分析，達到隨機應變的能力。第三，要有準確分析判斷一件事物的能力，根據事物的大小合理進行工作安排，做到大事不糊涂，小事不漏，才能更好地勝任文秘職位的工作。第四，要保證做事具有效率，在領導進行任務分配的同時，要及時準確地理解領導所要表達的意圖，心里要有完整的任務計劃和任務分配，及時將任務進行傳達，不拖泥帶水，干凈利落。

2 新時期文秘工作特點與文秘人員素質培養

2.1 根據自身工作職責不斷提高工作水平

茶企的文秘工作人員要保證具有一定的崗位職責，按照崗位需要不斷提高自身能力。茶企業也會相應提供一定的素質培訓工作和文化培訓工作，針對不同能力的茶企文秘人員會給出相應的培訓方案和培訓計劃，滿足文秘人員的學習需要和工作需要。主要培訓思想方式有以下幾點：

2.1.1 文秘人員要有正確的心態，保證具有完整的人生觀和價值觀。茶企文秘人員在具有一定知識儲備的前提下，為本職工作更好地服務。文秘人員要有較高的道德修養，對領導所分配的工作要積極完成，不懈怠。文秘人員要具有一定的心理調節能力，按照工作需要和所具備的職業操守，認真完成所分配的工作，要具有吃苦耐勞的精神，有良好積極的工作態度，才能勝任相應崗位的工作。

2.1.2 茶企文秘人員要具有處理大型綜合事務和顧全大局的能力。不同的茶企都會有相應的任務分配，工作的難度和工作的范疇也各不相同，為了更好地完成領導所分配的工作內容，茶企文秘人員要有扎實的文字功底，針對領導所分配的工作任務要清晰。文秘人員需要對任務流程進行表達，因此，本身要具有完整的語言表達能力和自我敘述能力，將領導所要表達的意圖及時的進行轉達，讓上下級之間可以借助自己進行事務溝通和交流，才能完成對事物的處理和分配工作。

2.1.3 具有一定的事務協調和組織能力是文秘人員的最基本素質。不同的任務分配和安排是在上下級和各部門之間進行的，文秘人員要保證可以對任務進行分配和轉達，解決上下級之間可能存在的矛盾和隔閡。換句話說，想要勝任茶企的文秘工作，就要具有一定的企業協調能力，將上下級之間的工作內容和性格狀態可以進行合理的劃分和梳理，針對不同的工作性質和人員安排得井井有條，才能既滿足企業領導的工作安排，又能讓下屬虛心地接受所分配的任務，促進茶企進一步發展。

2.1.4 文秘人員要熱衷于自己的工作崗位，對所分配的任務，要有飽滿的工作熱情和積極的工作態度，輔助領導完成相關工作任務的同時，對領導所提出的工作決策要表示贊同和認可。文秘人員要有高度的警惕能力和市場洞察力，按照領導的工作需要，在保證遵循商業機密條款規定的同時，進行工作的處理和分配任務。

2.2 正確認知文秘工作性質

社會上對于不同企業的文秘人員都有一定的偏見，認為其工作內容只是簡單的接發郵件打電話和轉達，其實不然。對于茶企而言，茶企文秘人員需要具有較高的素質，有處理各種事情和靈活應對工作任務的能力。同時要有一定的責任擔當，對本職工作要有積極的態度和飽滿的工作熱情。

2.3 發揮創意思維實現自身價值

茶企文秘人員要有良好的責任觀念，針對自身的工作范圍和工作性質，要有良好的認識，按照自身能力為他人提供服務。根據領導的日常安排和工作，需要即時進行任務轉達和分配，樹立良好的自身形象，提高自身素質，實現自身價值。

2.3.1 文秘人員要具有獨立思考和解決問題的能力，要對市場有冷靜的分析和準確的判斷，將市場所收集的科學有效數據，反饋給領導，幫助領導進行任務分配，減輕領導工作壓力，輔助領導作出重大決定，方便領導更好地處理管理茶企的工作任務。

2.3.2 文秘人員在進行任務傳達時，需要做好上下級銜接工作，以茶企的利益為出發點，為領導為公司考慮。文秘人員要具有協調各部門之間進行溝通和任務交流的能力。幫助各部門積極發揮自身實力，為茶企服務的同時，按照茶企的規章制度開展相關工作和業務。

2.3.3 文秘職位的核心工作任務就是為茶企的每一個部門良好的提供服務，按照工作內容和工作需要，輔助各部門之間建立良好的關系，幫助企業建立良好的企業文化和企業向心力，讓企業在和諧統一的氛圍中逐步成長。

2.3.4 茶企的領導會制定正確的任務分配和任務工作，文秘人員是進行中間轉化的重要橋梁。將領導所分配的任務及時的在各部門之間進行轉達，按照市場需要建立良好的企業文化形象和品牌形象，讓企業可以更快地融入經濟發展的大潮中。文秘人員在工作期間，需要不斷提高自身素質，提高對不同任務、工作強度的解決和處理能力，按照工作需要，努力完成不同的任務，才能更好的為茶企服務，也才能讓自身價值和職能得到最大程度的發揮。

結束語

茶葉企業在提升文秘人員的專業素質的過程中，要從文秘基本職能，交際能力以及創新思維等方面入手，轉變對文秘工作的固有印象和思維，擺脫文秘工作“錄音機”、“擺設”的工作現狀，充分調動文秘工作者的工作積極性，真正發揮其溝通、橋梁的作用。為上級領導排憂解難，傳遞基層員工的想法和意見，推動企業內部信息交流。只有這樣，在市場競爭日漸激烈的今天，茶葉企業才能夠穩定內部工作，優化經營環境，更好的實現自身的可持續發展。

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劉 文（1982-），女，山西臨汾人，學士，講師，研究方向：語言學、漢語言文學、秘書學。