古代茶檔案對當今共青團檔案管理的借鑒作用

趙浩政，劉常春

（景德鎮陶瓷大學，江西景德鎮 333000）

古代茶檔案對當今共青團檔案管理的借鑒作用

趙浩政，劉常春

（景德鎮陶瓷大學，江西景德鎮 333000）

中國的茶文化有著幾千年的歷史，茶葉從采茶、分揀、焙茶、包裝、運輸、銷售等過程中，容易發生串貨、遺失、錯發、漏發等現象，因此，古代有名的茶商往往都對茶葉進行檔案化管理，這些茶檔案利用率高、變化快、管理難度大，和當今共青團的檔案管理有著很多相似之處，特別是高校的共青團員，由于流動性強，其檔案往往每年都要更新，因此，通過對古代茶檔案的研究，對于搞好共青團檔案管理工作有著一定的借鑒意義，本文以此為切入點，分析了兩者的相通之處，希望對共青團工作者有所幫助。

古代茶檔案；共青團工作；檔案管理；借鑒作用；管理機制

中國是一個傳統的茶葉大國，有經驗的茶商為了保證茶葉的質量、批次、轉運、銷售的過程控制以及利潤情況等，都會為茶葉按批次建立檔案，而這些茶檔案由于流轉迅速，往往一年就要更新好幾次，在某種意義上講，這和我們目前的共青團檔案有著較多的相通之處，共青團組織由于青少年居多，而青少年思想活躍、流動性強，造成其檔案管理難度較大，因此，通過借鑒古代茶檔案的管理模式和方法，對于做好共青團檔案管理有著一定的現實意義。

1 古代茶檔案管理方法的借鑒意義

茶葉在我國古代經濟社會中的地位十分重要，有人認為，茶葉在封建社會的經濟地位僅次于鹽業，自古以來，鹽商、茶商往往都富可敵國。而茶葉由于采摘、加工、包裝、運輸中環節較多，作為飲品，其銷售的對象又常常是社會階層中地位相對較高的人士，其質量、安全等顯得十分重要，因此，很多茶商都會對茶葉實行檔案化管理，在我國黃山市檔案館保存著堆積成冊的徽商賬本，這套賬本屬于一個名叫吳熾甫的茶商，其中完整地記錄了這位古代商人經營茶葉生意的路線、方法、其旗下的商號名稱、日常的收支、收益等，也記錄了他如何從老百姓手中將茶葉收購過來，加工以后再轉賣出去，賺取差價的過程，整個賬本時間跨越了他經商生涯的56年，既是一部系統的茶商發展史，更是我國古代茶檔案的典型例證。

1.1 古代茶檔案記錄完整詳細，有著很大的可追溯性

古代茶商在經營茶葉的過程中，由于茶葉屬于飲品，其質量、口感，特別是其安全性是十分重要的，一旦發生質量問題，一方面對茶商品牌的打擊不容小視，嚴重時可能會造成巨額的經濟損失，因此，茶商對于自己經營的茶葉往往十分慎重，每一個批次的產品從產地、采摘、收購、運輸過程都要加以監管，在此過程中，以各類賬簿的方式，建立了類似于今天的產品檔案的茶葉檔案。據《歙縣志》等史料中記載的內容來看，從清同治五年開始，上文中的吳熾甫就不斷拓展茶葉業務，在全國逐步形成了茶葉收購、加工、批發、銷售的一條龍經營流程，同時，他又在各主要產茶區設立分號來進行茶號收購工作，其中在徽州就有“吳介號”“泰昌發”等多個分號，主要收購黃山毛峰、屯綠等徽州名茶。盡管其經營的區域和范圍日漸擴大，但是其對于茶葉檔案的管理十分重視，從他流轉下來的177本賬本中，就有不少是“吳介號”“泰昌發”的收、發貨的賬單，可見，古代盡管缺乏計算機、網絡數據等先進手段，但是，其檔案管理仍然十分完善，且具有很大的可追溯性，是值得我們學習的。

1.2 古代的茶檔案跨越年份長，但是仍能做到完整保存

從上文中的徽州茶商賬本記錄來看，這177本檔案資料的時間跨度達到了56年，從清同治5年直至民國十年，不但跨越了朝代的更替，而且還分屬于不同的十幾個商號，其中的記錄詳細完整，能夠真實的查證當時每筆茶葉的交易過程，在經歷了兵荒馬亂，穿越了戰火之后，這些檔案資料仍然能夠得到完整的保存，而我們現代很多檔案的管理卻難以達到這樣的水平，特別是共青團檔案，由于在個別單位得不到重視，常常出現遺失，遺漏等問題，不能不說古人對檔案管理的重視程度遠遠超過現代人，僅僅從精神層面上講，就值得我們當今的檔案人員學習。

1.3 古代的茶檔案講究保密性

根據具體記載，我們可以看到，古代茶商為了保證自己的商業利益，為了防止商業秘密泄漏，常常采取了保密的記載方式，例如使用地方方言，或者使用本商會的內部暗語等，避免這些檔案資料流失后被競爭對手截獲，給自己的利益帶來損害，茶商們便借助這一特點，創造了他們獨有的“商業密碼”。這種檔案管理方式當前對于共青團來看雖然沒有太大的必要，但是在特殊時期、特殊行業內仍然有著一定的借鑒意義。檔案管理工作是一項極具我國特色的管理工作，檔案作為一項具有專門應用屬性的文本資料，無論是具體的檔案管理工作，還是整個檔案資料的特點內容，其都有著自身特殊性，而整個檔案管理工作在具體開展過程中，其需要充分注重其保密性特點的有效融入。

2 共青團檔案管理的范圍及其重要性

檔案管理對于共青團工作者來講，是一項重要的日常工作，通過對共青團文書檔案、團務檔案、團員檔案、入黨積極分子檔案、工作手冊、團支部上繳文件等檔案的管理，來提高團工作的效率和質量，使組織對每一個共青團員的情況有一個基本了解，有利于對團員的思想進步和日常管理。而在對團員檔案的管理當中，由于團員青年因工作變化、異地婚戀、求職求學等原因，其檔案變化十分頻繁，給檔案管理工作帶來了很大的難度。

2.1 共青團檔案管理的主要內容及相關要求

共青團檔案管理工作看似平凡，其實需要管理的內容非常豐富，特別是黨的十八大以來，黨中央對于新時期共青團工作提出了更高的要求，在團組織的建設上要求軟件、硬件都要跟上，而團的建設中，檔案建設是一項十分重要的內容，任何工作都要以檔案的形式加以記錄、保存，成為共青團工作的歷史組成部分。所以共青團檔案管理必須涵蓋下列內容。一是文書檔案，包括：同級黨委、上級團委的各種文件，自己印發的各種文件和資料，各種會議記錄、工作計劃、管理制度、活動資料等；二是團務檔案，包括：團費收交賬冊，團費使用情況報表，團員審批通知單，干部名冊，組織關系介紹信及存根，支部工作計劃，支部生活記錄，組織考勤記錄等；三是共青團員檔案，包括：入團志愿書，組織鑒定表，團內獎勵、處分等以及相關的組織決定。對于檔案，要向古時候的茶商學習，要認真書寫，嚴格裝訂成冊，一般來講，要求用藍黑或碳素鋼筆統一認真填寫，各項記錄應及時、完整，內容真實。

2.2 共青團檔案管理的特點及存在問題

共青團檔案的主要特點有以下幾點，一是檔案的利用頻率高。一般每年都要進行一些變動，每年都有人事變動、團內表彰、處分等等，盡管變化不大，但是每年都要進行調整，而每三年或五年都又進行一次大的調整，例如團干部的換屆等等，這就造成了檔案的利用和調整頻率較高，也容易出錯，因此，要向古代茶檔案的管理者學習，對每一筆變化都要及時的進行更新，并追補相關的記錄；二是檔案的損耗量大，由于共青團檔案的變化、查閱等頻率較高，所以也造成了檔案在使用過程中受到物理、化學等因素的影響而造成檔案損毀，需要加強保護工作，盡量減少對檔案的損傷。

當然，從當前共青團檔案管理工作的具體開展狀況和發展趨勢看，信息化、電子化已經發展成為該項工作開展的重要前提。無論是具體發展應用，還是提升其利用率的必然要求，都需要將信息化資源綜合應用其中。特別是要將檔案管理工作水平提升和優化納入到整個管理工作體系中來。當然，融入信息化機制內容的過程，實際上也是提升整個共青團檔案利用率的重要要求。不僅如此，目前多數共青團檔案管理工作開展時，其缺乏專業的管理人員，多數由兼職人員來完成，無論是管理水平，還是實際效率，都極差。因此，在整個時代發展過程中，其能力和知識上的不足，就成為制約其管理水平的重要因素。

2.3 做好共青團檔案管理工作的方法

茶商之所以能夠把檔案管理好，主要在于重視檔案的重要性，而且關鍵資料一般情況不供查閱，從而保證資料的完整性。因此，我們也應當采取如下措施，一是編制內部文件資料匯編，減少對檔案的直接利用。由于內部文件經常在工作中會被用到，所以，可以編制內部的資料匯編，滿足大家平時的查閱需求，避免對檔案直接使用，提高其保存壽命；二是備份上年度的所有重要文件，當單位人員要查閱檔案內容時，可以先在備份的文件里查找，找不到再查閱原件；三是建立健全檔案借閱登記制度，保證文件能夠有效借出和及時歸還；四是充分利用電子化和信息化優勢，創新優化共青團檔案管理工作的開展方法，通過完善構建翻譯機制，從而實現整個共青團檔案管理工作的理想效果。最后，結合當前共青團檔案管理工作的具體開展思路，不難看出，多數情況下，該項管理工作開展時，沒有專業人員，其都是由兼職人員來完成，無論是開展效果，還是其管理水平，其都與實際需要之間存在極大差距。因此，要充分結合該項工作開展的具體要求，完善管理機制，融入管理元素，從而實現共青團檔案管理工作開展的理想效果。

3 結語

共青團檔案管理工作是機關的一項重要基礎性工作，從古時候茶商對檔案的重視程度及記錄的完整性中，要管好團的檔案并非難事，只要我們認真對待，就一定能夠把共青團檔案管理好，使之更好的為團的工作服務。當然古代茶檔案在管理應用過程中，我們能夠感受到其中所包含的文化元素，而這將為當前共青團檔案管理工作開展奠定重要基礎，同時其也實現了整個管理活動水平的有效提升。

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趙浩政（1981-），女，湖南郴州人，碩士，講師，研究方向：思想政治教育。