物資采購工作協同調度體系建設深化應用研究

許德健+陸野

摘要：經過多年的積累，物資采購管理已經形成了較為成熟、規范的工作流程以及一套標準化程度相對較高的過程文件，存在較好的物資基礎，但這些流程、文件和崗位、人員等尚不能有效地結合起來。本文在物資采購工作調研分析的基礎上，以流程為主線、效率為導向、制度為保障、信息為支撐，通過開發協同調度管理系統，實現項目任務之間、崗位人員之間的有效協同，進而提高物資采購部門內的協同工作水平，為保證采購管理工作信息安全、支撐公司和電網健康發展夯實基礎。

關鍵詞：電力 物資采購 協同 辦公系統

隨著集中招標采購向縱深發展，物資采購工作出現了工作量大、項目管理復雜、招標人員專業要求高、人員培養難度大周期長等一系列問題，客觀上增加了物資采購工作的難度和風險，部門內對建立工作協同機制的需求極為強烈。而另一方面，經過多年的管理提升建設，物資采購工作標準化程度相對較高，工作流程較為成熟且規范性強，具備一定的建立協同工作機制的基礎?？偛吭凇笆濉蔽镔Y管理規劃中，多次提及“協同”二字，提出“以供應鏈整體協同為主線建立新型物力集約化業務體系”進行業務架構頂層設計、“建立與相關專業管理交圈地帶的常態化溝通協同機制”等建設目標。為有效提升采購管理水平，公司亟需探索物資采購工作協同調度體系建設的思路與方案，研究開發物資采購工作協同調度管理系統，促進物資采購工作協同機制良性形成。

一、國內外協同辦公理論研究現狀

（一）國外現狀研究

辦公自動化于50年代在美國和日本首先興起，隨著電腦出現和辦公事務的增加，為了提高文檔和數據處理能力，最初只是具有電子數據處理的簿記功能，60年代被管理信息系統取代，直到70年代后期才形成涉及多種技術的新型綜合學科——辦公自動化。總體來說，這個階段的系統處理能力較弱，處理文檔能力一般，應用范圍較狹窄。

80年代，國外辦公自動化得到了飛速發展，許多國際性知名的計算機軟硬件公司都投身于這一巨大的市場。如IBM等巨頭公司推動了辦公管理方式的變革，辦公自動化產業規模也隨之擴大，也促進了計算機及信息產業的快速發展。此階段優點是計算機性能大大改善，能夠存儲處理更為復雜的非結構化數據和工作流，形成以網絡為中心，群體能在一定程度上協同辦公。然而，系統的開發設計、運行維護投入成本較高，自動化辦公系統普及率較低。

進入90年代以來，辦公自動化得到蓬勃發展。國外巨頭公司看到廣闊市場前景投入了大量資金、人力，深入細致的研究數字、語音、網絡技術，同時引進人機工程，并推出了圖像處理儀器、文字處理器等先進辦公設備，極大推動了辦公自動化發展。在此階段，各公司進行技術創新，先進辦公設備層出不窮，提高了人們辦公效率，OA系統得到大量應用和發展。

（二）國內現狀研究

雖然國內辦公自動化系統建設相較發達國家起步較晚，但隨著技術的不斷成熟，理念不斷的更新，OA系統設計建設的水平也正在不斷向歐美等國家接近。目前國內的OA系統已經應用于各行各業。在最近幾年不斷摸索中，也逐漸形成了適合中國國情的系統建設和管理方式。

我國OA發展，經歷了如下三個階段：

第一代OA系統，從1985年到1993年，此階段主要解決了漢字處理問題，實現了數據和文檔的電子化。采用單機設備，在微機設備中開發dBase、FoxBase系統完成了數據處理工作。

第二代OA系統，從1993年到2002年，電視電話會議系統，遠程語音系統，語音郵件系統得到應用。電子郵件、語音處理等關鍵部門的部分業務迅速發展，實現部分業務流程自動化。

第三代OA系統，從2002年至今，在計算機網絡技術、多媒體技術、即時通訊技術、圖像處理技術的飛速發展，發展成融合信息處理、業務流程處理和知識管理的應用系統。

本文結合公司實際業務情況，打破目前市面上流行的OA系統最終成為企業內部如報銷、請假、郵件、待辦等職能管理工具的怪圈，以溝通支持為基礎，涵蓋公文流轉、流程審批、日程管理、項目管理、任務管理、知識管理等功能，將物資采購工作協同調度管理系統打造成真正的業務管理平臺。

二、物資采購工作協同調度體系建設

為落實國家電網公司十三五規劃戰略要求，公司開發物資采購工作協同調度管理系統，旨在將招標采購標準化流程結果及關鍵節點時間進度要求通過信息系統的形式實現線上集中管控，具備從工作任務創建到任務分配與推送，再到任務過程管控、結果管理等功能。形成任務協同、崗位協同、部門協同的三級協同體系，實現物資業務管理的績效最大化，有效降低采購過程中可能面臨的風險，持續提升物資業務管理信息安全建設。

（一）系統功能架構

物資采購工作協同調度管理系統是集溝通平臺、公文流轉、流程審批、日程管理、項目管理、任務管理、動態知識管理以及員工考評于一體的綜合管理系統。系統通過部署任務瀏覽、基礎設置、任務創建、任務模板管理、任務審核、任務執行、需求計劃管理、需求計劃臺賬維護、招標文件自動生成九個模塊，協助管理者實時掌握項目進展、流程審批進程、員工任務完成情況，實現項目任務之間、崗位人員之間的有效協同，具體的物資采購工作協同調度管理系統架構如圖1所示。

（二）系統功能模塊

1、任務瀏覽模塊

主要實現在線預覽采購工作所有狀態的任務情況和執行人工作負荷量情況，便于上級合理分配采購任務。任務預覽菜單中可顯示任務主要信息，操作者可以根據任務名稱關鍵字、人員名稱關鍵字進行快速搜索，界面中用不同顏色標識任務的緊急情況和完成情況，便于操作者快速預覽；人員工作量預覽時操作者根據時間節點、人員姓名關鍵字等搜索條件查看人工作負荷量情況，界面可以通過柱狀圖的長度與寬度表示員工任務的時長與個數。

2、基礎設置模塊

主要包括權限設置和員工管理兩個基礎功能。系統管理員通過自定義角色，添加、修改、刪除權限基本信息，分配角色對應的系統使用權限，且根據業務實際情況和人員流動情況，編輯人員信息、修改相關數據。其中，員工管理模塊中可以實現部門轉移和數據導入功能，實現人員信息的批量處理，大大提高工作效率。

3、任務創建模塊

主要實現流程新建、流程修改、流程節點分配等功能。項目批次經理可以便捷地通過拖拉節點框及流程線配置新流程，在線編輯任務起止時間、執行人、節點模板、關聯流程文檔查詢等信息完成任務創建。更為人性化地是，流程設置完成后可以保存為模板，便于以后在其他任務創建前直接套用。

4、任務模板管理模塊

主要實現流程模板的調用和編輯。項目批次經理可以直接調用前期固化在系統中的流程模板或者根據業務的變化，編輯、新建模板進行模板管理，下一次配置任務時可以迅速快捷調用。

5、任務審核模板

主要用來實現流程創建完成后分管領導的審批確認。分管領導可以直觀地預覽創建流程中每個任務各節點的詳細情況，根據業務開展情況，在線完成任務的審核/駁回/任務下發、刪除、暫停/重啟、終止等操作。為了提高審批效率，系統提供了批量審核業務流程的功能。

6、任務執行模塊

主要實現任務執行人任務處理的功能。任務執行人通過選擇任務所在年份、月份、工作周等時間字段，查看任務列表情況，根據自身工作情況，選擇接受或者拒絕任務。接受任務后，執行人可以在任務節點信息中查看其他節點中需要關聯的文檔信息，并在相關節點上傳對應的資料文檔。僅有當任務流程中所有節點狀態均為“已完成”，任務流程為“執行完成”。

三、結束語

隨著物力集約化管理工作的不斷推進，物資管理的各個業務環節的精益化、集約化程度不斷提升，取得了顯著的成績，但也存在各個業務環節之間銜接、協同不順暢的問題。物資采購工作協同調度管理系統的應用上線成功推動了電力企業的工作流優化再造和管理結構優化調整，它以流程為核心，利用日常辦公業務線上辦公手段實現各項業務全程在線管控，消除管理壁壘，貫通采購工作的信息鏈、數據鏈和業務鏈，構建高效的內部溝通機制，實現采購工作的標準化、自動化和信息化，從根本上實現電力企業內部協調、溝通、流程規范的信息化需求。

參考文獻：

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