融入農業科研管理的機構知識庫建設模式

任妮++高曉輝++陸學文++戴紅君++姜曉寧

doi：10.15889/j.issn.1002-1302.2016.10.125

摘要：針對農業科研機構的科研信息管理中存在著分散建設、重復投入、管理不統一、關聯性差等問題，結合機構知識庫的建設特點，從農業科研機構的用戶需求入手，分析了融入農業科研管理的機構知識庫建設的必要性。從標準機制層、數據管理層、系統平臺層、用戶體驗層4層平臺描繪分析了農業科研機構知識庫建設的框架結構。從組織領導、數據管理、技術支撐、分工協作、考核評價等5個方面，分別探討了能夠促使機構知識庫可持續性發展的保障機制。

關鍵詞：機構知識庫；農業科研管理；模式研究

中圖分類號： G311文獻標志碼： A文章編號：1002-1302（2016）10-0431-03

收稿日期：2015-12-02

基金項目：江蘇省農業科學院基本業務專項[編號：ZX（15）3009]。

作者簡介：任妮（1983—），女，山東萊州人，博士研究生，助理研究員，研究方向為信息計量、信息管理和信息安全。E-mail：rn@jaas.ac.cn。

通信作者：陸學文，碩士，正高級會計師，研究方向為財務管理和農業經濟與信息。E-mail：xuewen8888@sina.com。網絡信息環境下，科研的過程數據和最終成果的數字化水平日益提高，數量越來越多，范圍涉及人才、團隊、項目、成果、獎勵、著作、論文、數據、活動等多種類型。如何長效的整合、保存、管理這些信息，最終實現科研信息的高效利用，是科研管理數字化發展的一大難題。與此同時，開放獲取運動的興起與發展，機構知識庫作為一種學術交流與資源共享的新模式應運而生且日益推廣。機構知識庫（institutional repository，簡稱IR）又稱機構倉儲、機構資料庫、機構信息庫、機構典藏庫等，是基于信息化、網絡化環境，為方便學術交流而建立的收集、保存、管理本機構及科研人員知識資源的數字化資源庫[1]。機構知識庫作為機構管理科研成果、傳播學術知識、支持全社會創新的重要機制，日益成為知識基礎設施的重要部分[2]。科研管理數字化工程中的瓶頸與機構知識庫的建設初衷不謀而合，機構知識庫的建設不僅可以為科研管理提供支撐服務，還可以在科研評價、科研追蹤、科研監管、科研決策及科研創新等功能方面有所拓展[3]。

農業科研機構的科研信息管理中明顯存在著分散建置、重復投入、格式不一、關聯性差、管理不統一、獲取不便捷、利用率不高等問題。而機構知識庫的建設可以將分散的科研信息關聯管理，實現科研信息最大化共享和持續保存，實現人才培養、學科團隊建設全過程跟蹤管理和研究分析，實現科研項目從申報立項、開展研究、驗收歸檔、成果產出、示范轉化全過程關聯展示和推廣宣傳，搭建起一個對內提升管理和服務、對外擴大影響力和知名度的平臺。

縱覽目前國內外機構知識庫的研究和實踐，研究方面已經廣泛涉及到背景研究、概念探討、技術應用、質量控制、知識產權、案例分析、模式研究、機制建設等各個方面[4-11]。實踐方面，2015年11月28日，全球在OpenDOAR網站注冊的知識庫已達2 989個，其中美國470個，英國235個，日本190個，德國177個，中國（不包括臺灣地區）僅有42個[12]。我國機構知識庫的建設工作起步晚、規模小、數量少，存在政策支持缺乏、開放理念薄弱、建設主體錯位、建設質量不高等問題[13-14]。在農業科研系統內，中國農業科學院、中國水產科學院、北京農業科學院等已投入建設本單位的機構知識庫且推廣應用，但機構知識庫的功能仍局限于最基本的信息收集、儲存、共享和分析等，融入科研過程、輔助科研創新、支撐科研管理的功能拓展和實踐推廣尚不成熟。

1農業科研管理對機構知識庫的需求分析

機構知識庫不僅僅是一個機構知識倉儲的平臺，更是一個能夠多視角、綜合性支撐機構科研管理和科研創新的平臺。通過調研發現，從農業科研機構中不同人群的視角，對機構知識庫的需求側重點有所不同。

1.1科研人員對機構知識庫的需求

1.1.1個人科研成果的保存農業科研人員的科研成果種類繁多、格式互異，包括論文、書稿、報告、試驗數據、課件、申報材料、驗收材料、專利、標準、音視頻資料等各種資源種類和數據格式。個人成果的存儲過程中面臨著檢索利用不便、存儲混亂、容易丟失等多種困境。調研發現，65%的科研人員有過找不到自己或本機構成員以前發表或撰寫的科研成果的經歷。94.6%的科研人員對個人科研成果僅采用計算機或移動硬盤存儲的方式保存，存在著因設備故障或丟失而遺失科研成果的風險。72.7%的科研人員對機構知識庫建設的主要需求是個人科研成果的長期保存。

1.1.2個人科研成果的展示、傳播和共享目前，農業科研人員的科研成果主要還是通過公開發表的形式進行展示、傳播和共享。一方面缺少集中展示、主動傳播和交流共享的平臺，另一方面還有大量成果類型缺乏公開發表的渠道。調研中有81.6%的科研人員表示希望通過機構知識庫促進機構或個人知識成果共享，提升成果的可見度和利用率。75.6% 的科研人員表示希望通過機構知識庫擴大個人或機構成果影響力，提高機構和科研人員的聲望。其中，科研人員對期刊論文（78.7%）、學位論文（65.7%）、研究報告（63.2%）、專利標準（54.3%）的共享需求最高，而其中主要集中于公開發表、受知識產權保護的資源類型。對個人科研成果的展示、傳播和共享是科研人員視角下機構知識庫的另一重要功能。

1.2科研管理人員對機構知識庫的需求

1.2.1機構知識資產的管理在農業科研機構，科研成果源于職務工作，屬于機構的知識資產?，F實中大部分科研成果尤其是科研數據、音視頻資料等未公開發表的成果產出掌握在研究室、項目組、實驗室甚至科研人員手中，而這些成果常常隨著項目的結題、人員的流動而丟失或轉移，在機構知識資產的收集、組織、保存、傳承等管理過程中存在嚴重的漏洞。調研中發現，所有的科研管理人員都認為機構知識庫的建設有利于機構知識資產的管理和傳承。同時，而84%的科研人員表示贊同通過機構知識庫將機構分散的科研成果統一管理、長期保存和綜合利用。

1.2.2科研考核與評價科研考核與評價是科研管理人員的重要職責，每年繁瑣、重復的科研成果上報、審核、統計工作不僅周期長，而且信息的準確性和全面性都難以檢驗，給科研人員和科研管理人員雙方都帶來沉重的負擔。機構知識庫可以為從機構、學科、團隊、人才等各個視角，從科研生產力、科研影響力、發展趨勢、知識結構、研究動態等多方面為科研考核與評價提供準確而全面的數據支撐。同時，機構知識庫還可以為人事、知識產權、辦公室等其他管理部門的科研成果相關工作提供數據報表。調研中90%以上的科研管理人員認同通過機構知識庫來提供科研考核與評價數據的做法。

1.3科研機構管理決策對機構知識庫的需求

1.3.1科研戰略規劃農業科研機構的管理決策者在制定本機構的科研發展戰略規劃過程中需要對本機構的科研歷史、現狀、發展歷程、優劣勢等方方面面有準確的認識，而其中需要大量的統計和分析數據做支撐。機構知識庫的建設能夠將本機構的成果產出系統科學地存儲管理，在此基礎上可以根據管理決策者的需要，快速、動態地獲取本機構科研工作相關的數據，為管理和決策提供數據支持。

1.3.2機構影響力提升機構的對外影響力和彰顯度是管理決策者關心的另一重點問題。開放獲取運動為科研成果的宣傳、推廣和交流提供了機遇，據相關報道，開放獲取論文的被引頻次約為非開放獲取論文的2倍[15]。因此，機構知識庫的建設與推廣能夠將本機構的科研成果集中展示，主動宣傳推廣，促進機構知識資產的交流和共享，從而提升機構的顯示度和影響力。

2融入農業科研管理的機構知識庫的功能框架

融入農業科研管理的機構知識庫并非一個獨立的數據庫系統，而是與農業科研機構中的人事、科研、知識產權等科研相關業務系統進行關聯交互，實現數據共享。因此，其框架結構需要進行梳理和分析。融入農業科研管理的機構知識庫框架結構見圖1，整個框架可以分為標準機制層、數據管理層、系統平臺層、用戶體驗層4層平臺。

2.1標準機制層

對于機構知識庫建設而言，最關鍵的問題不是技術，而是能確保機構知識庫繼續健康發展的相關標準和支撐機制等軟性措施。因此，標準機制層是整個融入農業科研管理的機構知識庫的建設基礎。首先，需要研究制定戰略決策、組織架構、管理制度、專業技能、工作規范等組織管理機制，為機構知識庫建設奠定基礎。其次，需要研究制定資源建設流程、信息分類依據、數據結構規范、信息質量控制、技術標準、服務流程和標準等業務運行機制，促進機構知識庫的順利建設和運行。再次，還需要研究制定權限分配、考核激勵、權益保護、經費保障、知識產權保護、信息安全管理等保障機制，確保機構知識庫的可持續發展；另外，還需要宣傳推廣、共享原則、權限設置、功能拓展等推廣機制，能夠最大范圍地宣傳機構知識庫的影響力，拓展共享范圍，提高平臺數據的利用率。標準機制層是確保機構知識庫順利運行的重要保障措施，但其并非一成不變，而是在系統建設、運行、管理過程中可根據現實情況和需要及時動態進行調整。

2.2數據管理層

數據管理層不僅僅是一個數據輸入和輸出的簡單循環，而是涉及機構知識庫建設整個工作流程的重要環節。融入農業科研管理的機構知識庫建設的一個重要目標是實現科研工作從申報立項、開展研究、驗收歸檔、成果產出、示范轉化全過程的數據關聯，并且在數據的采集過程中避免重復輸入、格式散亂、管理分散等問題，減輕科研人員在科研數據錄入中的負擔。目標的實現要求數據管理層能夠建立定位清晰、分工明確、過程完善、操作簡單的工作流程。

首先，需要明確數據管理層的功能定位，即以融入科研管理、實現共建共享為原則，提高數據采集、整合、傳輸、統計和共享的效能，提高數據的準確性和全面性。其次，需要確定數據管理層的人員分工、完善優化工作流。機構知識庫的數據管理層涉及科研人員、各層級科研管理人員、其他管理人員、服務人員多種類型。各人員之間、各部門之間要嚴格按照分工協作機制設定操作權限，實現數據錄入、提交、審核、反饋、修改、再審核、發布的工作流，確保所有數據的寫入來源唯一、準確。

2.3系統平臺層

系統平臺層是整個機構知識庫的核心層，它將數據管理層和用戶體驗層關聯起來，將分散的數據有機整合，實現了從數據到知識的轉化。系統平臺層包括3個部分：各現有的業務管理系統、機構知識倉儲和信息展示平臺。其中，機構知識倉儲實現數據整合、數據保存、數據管理等功能。信息展示平臺則通過讀取機構知識倉儲中的數據，進行數據挖掘、關聯分析、可視化展示，從科研團隊、科研人員、科研成果、科研項目、科研經費、成果收益、人員績效、學科領域等角度提供排名、對比、分布、趨勢等直觀形象的結果呈現。而機構知識倉儲和信息展示平臺中的數據與科研、人事等現有的相關科研管理系統對接，及時進行數據交互，能夠為科研人員、管理人員提供動態、及時、準確、直觀的統計數據，從而真正實現支撐科研、輔助決策的功能。

2.4用戶體驗層

用戶體驗層是機構知識庫建設成效的試金石，只有得到了用戶認可，才能說明機構知識庫建設的目標得以實現，也只有得到用戶的廣泛使用，才能不斷地發現問題、提出問題、解決問題，不斷地優化系統，實現機構知識庫的可持續發展。在用戶體驗層，（1）要注意傾聽用戶的需求，以用戶為中心，持續地拓展功能、優化流程、規范機制。（2）要注重宣傳推廣，通過多種手段的宣傳推廣提高用戶對機構知識庫的認知度和利用率。（3）要加強對外交流共享，可以通過搜索引擎、數據庫平臺、機構知識庫聯盟等多種形式，加強與外界的交流共享，提升本機構科研成果的影響力和展示度。

3融入農業科研管理的機構知識庫保障機制

機構知識庫的保障機制建設從不同的分類角度、針對不同的單位類型有多達20余種[7，16-17]。針對農業科研管理的大環境，在機構知識庫建設之初，筆者建議重點從組織領導、數據管理、技術支撐、分工協作、考核評價5種保障機制進行探討。

3.1組織領導機制

機構知識庫建設是一個機構的知識保護和傳播工程。目前，國內外機構知識庫建設的主體都是圖書館，然而，對于農業科研機構而言，該項工程涉及研究所、實驗室、科研處、人事處、知識產權處、辦公室、圖書館、網絡中心等科研、管理、服務各類型的部門，圖書館作為一個服務性機構顯然難以協調各部門之間的業務協作。最理想的方式是成立由該機構領導牽頭的專業化領導小組，由領導小組負責重大事項決策、確定目標計劃、明確責任分工，進行監督評審等工作的戰略和任務部署。

3.2數據管理機制

對于機構知識庫建設而言，數據類型篩選、數據結構定義、元數據定義、資源分類、數據整合、數據加工、數據分析等過程均須要遵循統一的標準和技術規范。其中，科研成果的類型就有研究論文、專著、論文集、研究報告、科技報告、試驗數據、軟件代碼、演示文稿、項目會議資料（幻燈片、文本、音頻、視頻等）、項目信息（項目申請書、審批書、階段性報告、結題報告、驗收報告等）以及用數字形式表達的想法、觀點、經驗及訣竅的總結等近20種[3]。在融入農業科研管理的機構知識庫建設初期，可以從中篩選如期刊論文、會議論文、專著、學位論文、研究報告、演示文稿等較為成熟的成果類型入手，研究統一數據定義、結構、分類等標準規范。在成熟運用的基礎上，再逐步進行成果類型的補充和標準規范的優化完善，從而實現數據管理的統一有序開展。

3.3技術支撐機制

雖然技術問題不是機構知識庫建設與運行的難點，但是在系統平臺建設之初，必須確認適合本機構科研管理要求的技術方案。目前，機構知識庫建設的主流做法是利用開源軟件進行定制和擴展性開發，市場上常見開源軟件有DSpace、Cspace、Prints、Fedora等多種類型，且每種類型均有自身的應用市場。此時需要結合本機構的軟硬件環境、功能需求、數據規模、現有業務系統狀況等多種情況進行分析篩選。再者，不僅要考慮與農業科研機構現有的辦公系統、科研管理系統、人事管理系統等相關業務系統的兼容性，還要考慮與各系統平臺對接時，對機構知識庫應用接口、服務封裝、數據交換、用戶整合等方面的技術規范要求。另外，機構知識庫平臺應該預留開放的元數據收割接口，支持與開放資源集成揭示系統（例如OpenDOAR）的開放統計與檢索接口[7]，以及與文獻數據庫、OA平臺、搜索引擎等其他信息服務系統的開放服務接口。

3.4分工協作機制

融入農業科研管理的機構知識庫涉及部門人員類型繁多，合理通暢的分工協作機制是機構知識庫有效運轉的必要條件。研究所、實驗室等研究機構是科研成果的生產者，在機構知識庫建設中應該是原始數據的輸入者。科研處、人事處、知識產權處、辦公室等機關職能部門是科研成果的管理考核者，且作為管理部門，權威性較高，在機構知識庫的建設中可以承擔審核把關、需求提出、組織協調、任務分配等職能。而圖書館、網絡中心等服務部門，應該主要致力于基礎建設和服務拓展等職責，圖書館重點可以從事標準規范制定、數據加工、整合、管理、分析以及宣傳推廣等工作，網絡中心重點可以從事系統建設、維護、網絡安全、網絡維護等工作。

3.5考核評價機制

科研人員向機構知識庫繳存的意愿和態度，以及管理服務人員的工作熱情和主動性都是機構知識庫能否持續發展的關鍵問題。從科研人員角度看，如果科研機構、科研人員的榮譽、利益、績效、升遷等考核與機構知識庫直接掛鉤，他們的積極主動程度必然會提高；而如果機構知識庫只是一個成果存儲和展示的功能，科研人員仍然會認為這是一種可有可無的工作。從管理服務人員尤其是服務人員角度看，機構知識庫建設是一項繁瑣、枯燥、長期的純服務性工作，如果沒有合理考核評價激勵機制，長期下來，他們的工作積極性和主動性必然會打折扣，這樣會直接影響機構知識庫的建設和服務質量。

4結語

開放獲取運動造就了機構知識庫的誕生，先進的網絡信息技術促進了機構知識庫的發展，而科研管理過程中遇到的種種難題為機構知識庫建設融入到科研管理環境中提供了良好的機遇。對于國內農業科研機構而言，機構知識庫建設尚處于起步籌建階段，如何在建設之初摸清現狀、對接需求、打牢基礎是現實問題也是核心問題。本研究緊緊圍繞農業科研管理中面臨的難題，從需求分析、功能架構、保障機制等角度進行了分析探討，為農業科研領域的機構知識庫建設提供了參考。融入農業科研管理的機構知識庫建設的問題分析探討任重而道遠，有待結合實踐深入研究。

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