淺談如何加強房產檔案管理和房產檔案的合理利用

高鳳先

【摘要】房產檔案作為一種重要的社會資源，涉及的面較廣，所以做好房產檔案的管理工作是極其重要的，不僅可以在解決房產權屬糾紛時提供法律依據，同時也能為舊城改造和房產改革中提供重要依據。

【關鍵詞】房產檔案；管理；利用

1.切實做好房產檔案的收集和管理工作

1.1 切實做好房產檔案的收集工作，嚴把質量關

收集工作是房產檔案管理工作中最基本的一項，收集工作做的好壞直接關系著檔案的完整齊全性。房產檔案的來源較為分散，渠道也呈多樣化的方向發展。所以在進行收集時要及時廣泛的對材料進行收集。按房產文件材料的范圍和分類制訂相房產檔案的歸檔制度，同時制訂好檔案人員的崗位責任制。讓業務能力好的檔案人員深入到各部門對積壓的房產資料進行收集和整理工作，同時做好房產檔案的移交，對檔案移交的目錄、卷數和案卷質量進行嚴格的檢查，對于不符合歸檔要求的房產信息則要退回進行重新整理，嚴把收集的質量關，確保歸檔材料齊全完整。

1.2 認真做好房產檔案的整理工作

對于收集來的房產資源，則需要進行整理工作，從而使房產材料條理化和系統化。收集來的檔案資料需要進行嚴重的管理，來把質量關，并針對所收集的檔案的不同種類進行科學的分類，從而做到科學的排列管理和裝訂。同時在歸檔時，為了保證房產資料的真實性，則需要把房產的照片資料與原房產材料放入檔案中一起保存，從而使房產狀況更直觀的表現出來。

1.3 做好房產檔案的檢索編目工作，加強房地產的動態管理和信息化管理

房屋產權檔案編目是房產檔案科學管理的重要步驟。編目是否科學，直接關系到檔案的科學管理和開發利用。檔案檢索工具是指導和介紹館藏檔案內容和成分的依據，是檔案管理部門及其工作人員日常工作的必備之物。為了適應房產檔案動態管理的需要，首先應解決的是檔案管理動而不亂的問題，建設部明確指出：檔案排列應以房屋坐落的地方為序。這是有利于房產檔案動態管理的科學方法。因為在同一地號的產權檔案在不斷增加或減少的情況下，其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號內。但是各地也可根據實際情況進行科學編目管理。

2.改變房產檔案利用現狀，為經濟建設服務

2.1 房產檔案利用目前存在的主要問題是

2.1.1 房產檔案利用為大眾服務的觀念滯后。在傳統的房產檔案管理中，一直處于封閉狀態，只服務于少數人，這種管理思想使我國的房產檔案嚴重的滯后，對房產檔案的利用起到了嚴重的阻礙作用。房產檔案是與社會發展具有緊密聯系性的，做為房產管理的工具，其需要為大眾報務。

2.1.2 房產檔案信息內容單調且缺乏特色。在房產檔案管理部門往往只注重對信息的收集和整理工作，對房產檔案的利用需求較為忽視，所以在工作中對不斷變化的需求不進行深入的研究，從而導致所提供的房產檔案信息比較單一，在服務上更是沒有創新性，缺乏特色。

2.1.3 房產檔案利用服務的方式存在缺陷。

2.2 具體解決措施

2.2.1 樹立為大眾服務的思想。要提高房產檔案利用的質量和效率，必須樹立為大眾服務的觀念。所謂大眾不僅包括內部機構和政府機關的利用者，同時也包括需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對一些重要的單位和個人定期收集情況，建立廣泛的房產檔案信息利用服務網絡，隨時掌握房產檔案利用者的動態。

2.2.2 積極開發房產檔案信息內容。檔案信息的真實性和服務內容的有效性是提高檔案利用質量的核心。傳統的檔案管理只注意檔案信息的原始收集、整理、檢索等工作，不重視檔案信息的開發利用，致使檔案利用率下降。開發檔案信息，其主要任務是尋找和獲得較為集中或有特定價值的檔案信息。具體來講，就是在遵循檔案信息收集基本準則的前提下，針對社會的發展趨勢和利用者的需求特點，鑒別、篩選、加工整序、編纂成用戶需要的檔案信息資料，以滿足利用者更深層次的需求。

2.2.3 改革檔案利用服務方式。房產檔案利用的發揮程度直接取決于檔案利用服務方式， 傳統的檔案利用服務方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務，制發檔案復本、制發檔案證明、檔案咨詢服務等。隨著市場經濟的進一步發展，傳統的服務方式仍然不可少， 但也迫切需要在服務方式上創新， 只有積極地把檔案推向市場，充分發揮其現實功效， 才能取得良好的社會效益和經濟效益。

2.2.4 引入新技術， 完善檔案信息管理。創新是完善管理的動力。首先要在管理機制上進行創新，引入目標管理。其次是在管理內容上的創新，將管理重點放在加強房產檔案信息的征集、保管和開發利用上。再次是管理系統流程的創新，檔案從收集、整理、鑒定、保管到利用等全過程，都要有一套緊密相連的流程。

3.房產檔案管理工作改善措施

3.1 建立數字化的房產檔案管理系統

計算機技術的發展極為迅速，20年前的今天，計算機剛剛傳入中國，沒有人看好那個又笨又重的東西。二十年后的現在也沒有人愿意相信，計算機已經變成了我們生活中不可或缺的一部分。而繁重的房產檔案管理工作交給計算機去做也變得十分容易。現代房產方案管理應加強數字化的建設與完善，加強數據庫的建立。通過對房產檔案數據庫的更新、管理與維護實現房產檔案管理的實時性，為提高方案檔案工作效率、促進資源共享奠定基礎。

3.2 加快新時期下的房屋檔案管理轉型工作

在現代知識經濟快速發展的今天，房產檔案管理工作也應針對市場需求從傳統的管理型向科技型轉變，以此適應新形勢下房產檔案管理工作的需要。在現代房產檔案管理中，房產檔案管理部門還應由傳統的被動型向主動型服務轉變。

結束語

房產檔案是十分重要的社會資源和檔案文獻，可以為房地產糾紛案件以及相關案件提供重要的法律依據。因此，做好房產檔案管理與利用工作對穩定社會，解決民事糾紛，明確產權具有現實意義，工作人員在工作實踐中不斷總結檔案管理工作中存在的問題，探索新的管理辦法，有助于優化房產檔案管理，推廣檔案利用。

參考文獻：

[1]趙咪咪，王元元.對提高認識檔案生命力的思考.蘭臺世界，2010.

[2]沈衛.論社會轉型時期人事檔案管理制度的改革與創新.復旦大學，2010.