高校考務管理可視化研究

陳艷

摘要：高校考務管理是教學管理中的一個重要環節，而考試安排在考務管理中起著非常重要的作用，但當前考試安排還存在很多問題，比如重修學生考試沖突問題、監考教師合理分配問題、監考調整問題等。本文的目的主要是利用Excel構建一個考試管理模型，從而可以使整個考試安排過程變得可視化，從而可以很好地解決這些問題。

關鍵詞：考務管理；考試安排；考試管理模型；可視化

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）03-0014-03

高校考務管理是教學管理中非常重要的一個環節，因為考試是檢測高校教師“教”與學生“學”效果的有效的檢測工具[1]。雖然各個高校在極力推進教務管理的信息化，但對于考務管理信息化程度依然不夠，很多高校還依賴Excel表格進行考務管理，尤其是針對考試安排和監考安排這兩個環節。據調查，使用常規Excel表格進行考試安排依然存在以下問題：（1）由于學生人數眾多，特別是重修和轉專業的學生比較多，導致安排考試時考試沖突現象比較嚴重；（2）由于考試門類眾多，監考老師也很多，導致監考分配不均，有的教師監考很多場，有的教師監考比較少，導致任務分配不公平；（3）在考試期間，有的教師可能會臨時有事，要臨時找人代為監考，但由于整個監考安排量很大，很難一下子找到合適的人進行監考。但自從筆者從事考務管理工作以來，通過Excel建模，逐步摸索出一套行之有效的方法解決這些問題。本文將介紹如何利用Excel表格建立考試管理模型來實現考試安排和監考安排的可視化從而有效地解決這些問題。

一、統計正常選課和重修學生人數

首先，我們從教務管理系統把所有學生的選課情況導出來，包括專業、學號、姓名、班級、課程號、課程名、上課教師、修讀方式和課程屬性（見表1），然后利用Excel的數據透視表對學生的選課情況進行統計（見表2），從而得出精確的選課情況以及選課人數。然后按照表3的格式將正常選課的學生數和重修學生數填入表格，從而完成對于正常選課和重修學生人數的統計工作。

二、安排具體的考試日期和時間

根據學校規定的考試日期安排考試。在安排期間為了防止學生考試沖突，我們以班級為單位利用Excel數據菜單下的刪除重復項功能進行排查，防止考試沖突。對于有重修學生參加考試的科目，可以根據表2（學生選課情況統計表）把重修學生的班級也列出來，與正常選課的學生的班級一起應用Excel數據菜單下的刪除重復項的功能進行排查，這樣不僅可以避免正常選課的學生考試沖突，也可以避免重修考試的學生考試沖突。

三、安排監考教師監考

目前高校教師一般只愿意監考自己教的課，對于別的科目則不太愿意監考，一方面由于監考時間比較長，另一方面由于學生可能會作弊，作弊手段趨向多樣化，令監考教師防不勝防，給監考人員帶來非常大的困擾，所以有些教師能不監考則不監考。但是由于考生人數眾多，只安排任課教師和行政人員監考也不現實，所以要體現公平性，需要把每個教師安排的監考次數平均化。另外，由于全院教師眾多，將近有200人，要把每個人安排場次差不多，還要把輔導員班主任安排在自己負責的班級上，如果單靠人工進行監考安排，則難度比較大。為了解決這個問題，我們利用Excel強大的數據處理能力，建立了一個安排教師監考的模型，使教師的監考安排過程變得可視化，操作起來非常方便。即使在考試期間有教師因為各種原因不能監考，通過該模型也可以迅速找到可以監考的教師名單，極大地簡化了工作流程。下面將以主監考教師的安排為例對該模型進行闡述。

為了方便使用Excel中的Vlookup功能對每個監考教師的監考情況進行統計，我們首先將考試安排表的排列順序進行了調整，具體見表4。

然后以學院可以監考的教師為列，考試時間為行，對教師的監考情況進行統計。以1月11日上午孫某某老師的監考情況為例，我們只要在需要統計的那個空格即H2輸入公式“=IF（ISNA（VLOOKUP（A2，主監考老師！$F$60：$I$77，2，FALSE）），”“，VLOOKUP（A2，主監考老師！$F$60：$I$77，2，FALSE））”即可。該公式中VLOOKUP（A2，主監考老師！$F$60：$I$77，2，FALSE）表示在主監考老師監考安排表即表4中從F60到I77的范圍內精確尋找A2單元格中的內容即孫某某，如果有孫某某的話，則在H2單元格中返回課程名稱即思想道德修養與法律基礎。如果沒有的話通常會返回#N/A，為了把#N/A轉換為空格，我們采用if函數結合isna函數即可。每個不同的日期和時間都要寫相應的公式才可以。通過上述操作我們即可以得到表5即主監考教師監考情況統計表。采用類似的方法，我們還可以得到表6即監考教師監考情況統計表。然后我們通過Excel中“&”符號把表5和表6兩張表合并起來得到表7。以表7中H2為例，需要把表5中H2和表6中H2合并起來，公式為“=主監考老師統計！H2&監考老師統計！H2”。表7的主要作用有三個：（1）如果有教師在同一時間被排兩場的話可以很直觀地顯示出來；（2）可以非常方便地統計教師的總監考場數；（3）在排教師監考之前就需要把模型搭建好，這樣就可以在排的過程中即可以知道哪些教師在哪個時間段有空，到目前排監考為止，該教師已經監考的場數。通過該模型可以極大地方便監考的安排，尤其是在考試場數眾多和監考教師眾多的情況下，可視化操作將顯得尤為重要。

四、總結

考務管理是非常煩瑣的工作，而且非常容易出錯，但由于對教務管理的重要性，我們必須對考務管理加以重視，并盡一切努力對整個流程進行優化，一方面可以避免出錯，另一方面可以提高效率，簡化整個工作流程，而本文構建的考試管理模型則可以很好地實現該目標。

參考文獻：

[1]馮興和.高校考務管理若干問題的研究[J].華北科技學院學報，2002，4（3）：71-72.

Visualization Research of College Examination Management

CHEN Yan

（Business School，Yangzhou University，Yangzhou，Jiangsu 225127，China）

Abstract：College examination management is a key element of college teaching management，and test arrangement plays an important role in college examination management. However，there are still a lot of problems on test arrangement，such as test time conflict of students who retake courses learned before，reasonable invigilating arrangement of teachers，adjusting invigilating arrangement，and etc. The purpose of this paper is to build an Excel model to realize visualization of the process of the test arrangement so that these problems could be solved well.

Key words：college examination management；test arrangement；test management model；visualization