對撤銷、合并學校檔案管理的幾點思考

董 艷

（舟山市定海區教育局）

自1999年6月，國家深化教育改革，全面推進素質教育，提出“農村學校從現實和長遠出發，更應優化結構，調整布局，適度集中辦學，加速改革發展”，直到2012年9月，發布了《關于規范農村義務教育學校布局調整的意見》明確堅決制止盲目撤并農村義務教育學校，暫停學校撤并，在這十余年之間，有大量的學校被撤銷、合并。《農村教育布局調整十年評價報告》顯示，2000年到2010年，在我國農村，平均每一天就要消失63所小學、30個教學點、3所初中，幾乎每過一小時，就要消失4所農村學校。在這樣的大背景下，被撤銷、合并學校的大量檔案是否得到妥善處理保管，是否會影響后期對其的使用呢？經過調查發現被撤銷、合并學校的檔案存在多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多的現象；有些接收學校沒有專門的檔案室，不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，接受后的檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著學校檔案的保管。一面是社會對檔案的利用需求日益增大，一面是檔案保管的混亂嚴重影響著對其的使用，加強對撤銷、合并學校的檔案管理迫在眉睫。

一、撤銷、合并學校檔案管理的原則

撤銷、合并過程中檔案的處置工作是反映學校變動的一項重要工作，要與學校撤銷、合并交接工作同步進行。教育行政部門牽頭，各級檔案行政管理部門要加強對學校撤并中的檔案處置工作的組織協調、監督和指導，同時要成立學校撤銷、合并檔案處置小組，由教育部門檔案工作負責人和學校檔案部門負責人組成，負責檔案處置工作，研究處理有關重要工作。對撤銷、合并的學校檔案進行有效的管理，提高檔案的使用效果，必須要明確：一是不管人員如何變動，檔案工作必須有人做；二是根據全宗變動原則，明確這些學校檔案的歸屬；三是要明確這些學校檔案工作的主管部門。

加強對撤銷合并學校的檔案管理，應該遵循以下原則：

（一）維護國家安全，保守國家機密，防止檔案流失

維護檔案的安全和完整，是對撤銷、合并學校檔案管理工作的最基本要求。在數量上要求將所有具有保存價值的檔案收集完整，以防流失；在質量上要將收集起來的檔案按照其內在聯系，系統地整理，組成有機整體。確保檔案的安全，在檔案管理特別是在檔案交接過程中，要采取保密措施，避免檔案機密泄露。

（二）區別情況，依法、合理處置

學校檔案是廣大教師在長期的教育教學、學校管理及其他各項工作和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，它全面反映學校的職能活動，保證學校檔案在撤銷、合并的過程中能夠詳實地保存，檔案人員必須樹立正確的保密觀念，維護檔案的嚴肅性、完整性，對檔案違法追究法律責任。

（三）便于檔案的保管和對其有效利用

檔案工作為社會各方面服務，便于社會各方面的利用，是檔案工作的根本目的所在。學校檔案是學校歷史的真實記錄，在學校檔案交接過程中，要采取有效手段，最大限度地延長檔案壽命，避免檔案實體遭受損毀，維護學校檔案的完整和安全，服務社會，服務大眾。

二、撤銷、合并學校檔案分類處置的方法

（一）教師檔案的處置方法

教師檔案包括教師人事檔案和教師業務檔案。教師人事檔案是教師個人經歷和社會實踐的記錄，主要反映個人的生平、經歷、政治態度、工作表現、職稱等情況，是個人思想品德、業務能力及工作情況的反映。教師業務檔案是教師在教學和科研工作中形成的，側重于對個人學識水平、科研成果、業務活動的記錄，是對人事檔案的具體補充，是對教師教書育人默默無聞的辛勤勞動和創造的一種記錄和尊重，使其不至于成為過眼云煙。在學校撤銷、合并中，教師的人事檔案和業務檔案應區分管理。教師的人事檔案交由教育主管部門歸教師人事檔案統一保管；教師業務檔案特別是學校那些名教師和學科帶頭人形成的教案、講義手稿、課程教學材料等，可采取復制的方式，將原件歸檔，復印件留教師自己保存，特別是手稿，因為隨著電腦技術的廣泛深入應用，今后教師手稿等原始材料將更加珍貴，在學校撤銷、合并過程中以“檔隨人走”原則，撤并后教師到哪所學校任教，教師的業務檔案歸哪所學校檔案室繼續收集保管。

（二）學生檔案的處置方法

學生是學校的主體，學生檔案也是學校檔案的構成要素，是學生在校就讀期間成長經歷的歷史記錄，在校生或畢業生因出國、就業、升遷等個人情況變動利用其學生檔案的已越來越多，因此要做好學生檔案的收集保管工作，提高檔案的使用率，對辦學的歷史積淀、擴大學校知名度、服務大眾都具有深遠意義。學生檔案主要由兩部分組成，一部分是隨學生入校及畢業的人事檔案。對于高校來說，這部分是隨學生入學轉來的高中階段的學生檔案，主要記載了學生個人的情況，學生錄取后，由招生部門轉到學生部門代存保管，學生在校期間，還將增加學生登記表、在校期間的學習成績表、實習材料、畢業生登記表等，高等學校待學生畢業后，隨學生畢業后的去向，由學生檔案管理職能部門統一轉遞到其工作單位，如學校撤并發生在學生就讀期間，隨學生轉入合并學校的檔案管理職能部門繼續收集積累，待畢業時再統一投遞。另一部分是由學生入學后的幾年學習期間相繼建立和積累起來的學籍檔案，主要包括入學登記表，學生學籍卡，學生成績冊，學生在校期間學籍異動、變更材料，學生在校期間獎懲情況等，學籍檔案一般以班級為單位整理，畢業后移交學校檔案管理部門統一保管，學校發生撤銷、合并后，學籍檔案應由接收檔案管理部門做永久保存。

（三）教學檔案的處置方法

教學檔案是各級各類學校在組織教育教學環節和過程中形成的具有考查利用價值的文件材料。教學檔案基于教學教育業務活動，是具有學校特色的專門檔案，是改進教學管理，提高教學質量，促進學術交流的信息資源，對于每一所學校來說，其教學檔案無疑具有獨一無二的價值，因此，教學檔案理所應當處于學校全部檔案的主體地位。教學檔案包括上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件；教學改革、教學計劃、專業和課程設置的教學文件；學校制定的各項規章制度；教學工作計劃、總結；教學課程表，教學考評等教學管理材料；教學計劃、試卷、自編、主編教材或其他具有保存價值的自編參考資料等。采取機構—年度—問題的分類方法，根據教學文件材料的內容所反映的問題立卷，在學校撤銷、合并后集中移交，應作為一個整體保管，不與主體學校的教學檔案混淆。

（四）實物檔案的處置方法

隨著學校的發展，學校在各項活動中獲得的各種榮譽增多，它們以實物載體形式存在著，從學校歷史的角度說，凡是記錄學校發展的有價值有個性的實物都可以列為學校的藏品。學校實物檔案包括學校各項工作受到政府部門等獎勵，或師生參加各級各類競賽，以及優秀學生、模范人物受到政府或社會群眾（團體）表彰獲得區級（含區級）以上的榮譽證明、獎品；通過評估、科研等獲得代表和體現學校辦學水平和能力的見證物；本校舉辦或承辦重大活動形成的有紀念意義的憑證性實物；學校在公務活動中接受的各種禮品和贈品等等。實物檔案的載體不同，形態各異，給交接工作也帶來一定的難度。撤銷學校在交接前要做好登記造冊、分類編號、清潔、標識等工作，合并學校接收實物檔案要做好存放保管工作，有條件的學校制作專門的玻璃柜或陳列柜，按照其實物大小的合適尺寸，將獎牌、獎杯、禮品等實物放入陳列柜中保存，若是條件不允許，可采用檔案盒或其他適當的盒子作為存放裝具入柜保存，在排放時注意將標識標簽置于上側，以便利用時能面對標識很快地找到所需要的實物。

（五）印章檔案的處置方法

在學校的撤銷、合并調整工作完成后，有一項工作往往被忽視了，那就是被撤銷、合并學校的印章歸檔問題。已撤銷的學校在以往工作中都留下了許多反映歷史沿革的印章。印章是一個組織機構、單位法人的象征，在現行職能活動中發揮著十分重要的作用，一旦組織、機構或團體的使命終結，其原使用過的印章也隨之轉化為一種實物的檔案，成為一個組織、機構或單位歷史的物證。在學校撤銷、合并后應對原有學校、機構、團體的印章進行一次全面的回收清理，與被撤銷學校的檔案一并向有關檔案部門移交。印章檔案在登記、清潔、整理等一系列的歸檔準備做完后，有一個保管裝具的存放問題。在目前還沒有適宜的規范現成的裝具的情況下，需要事先制作一個略高于印章的裝具盒，或者也可以利用某些商品的包裝盒替代，對包裝盒進行必要的加工：事先按盒子的大小制作一塊厚1厘米左右的模板，在模板上鉆出略大于印章直徑的圓孔，將這塊模板平放進盒內，然后將印章分別按順序垂直放置在每個空洞孔中，印章一孔一印。這樣既使印章保持相對固定位置，也便于查找，取放自如。

（六）其他檔案的處置方法

學校基建檔案隨其實體歸屬。學校原有校舍、學校設備儀器現歸哪家單位使用，其房地產基建等檔案歸屬使用單位做永久保存。學校在撤銷、合并之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。原學校撤銷的，經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。學校合并后原學校撤銷的或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。

三、學校撤銷、合并中的檔案處置應注意的問題

（一）檔案交接雙方要明確工作責任

對于移交一方來說，需要做的工作主要有：一是清點。檔案交接前，撤并移交一方檔案部門的人員應對所有檔案資料進行一次全面的清理、統計。在移交前，應做好整理清點工作，編制好相應資料的目錄，保證所移交檔案的完整系統，避免因機構調整、人員變動造成檔案的散失。二是督還。對借出的檔案資料要負責追回，保證移交檔案的完整，任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。三是造冊。編造好移交清冊，準備好交接所需的文據。

對于接收方來說，應做好以下準備：一是庫房準備。對于決定集中存放合并檔案的學校，應明確庫房地點或騰出庫房位置，在正式交接前做好檔案的存放準備。二是安全保障。對所接收的檔案需要從一個校區遷移到另一個校區保管的，需要做好相應的搬遷人力、車輛、安全防護安排。三是監督管理。檔案交接前，將檔案處置工作的計劃或預案報送當地檔案局或教育主管部門備案。

（二）保持原檔案全宗的完整

盡管學校撤并，但是被撤銷、合并學校的檔案是一個客觀的不可分割的整體。為了防止失散，不管什么單位接收撤并學校的檔案都應該保持檔案的完整性，不得以任何理由、任何方式將檔案分散保管。當學校發生撤銷或合并重組等變更時，應區別不同的情況對檔案進行妥善處理。

第一種情況：如果一所學校并入另一所學校，其檔案材料一般是帶入主體學校。

第二種情況：由幾所學校合并為一所新的學校時，其檔案材料仍以原各自的全宗為單位由新學校接收并保管或向檔案局移交。

第三種情況：當撤銷學校只能被分別劃歸幾個不同單位時，其檔案材料應作為一個整體移交檔案館，或根據實際需要由其中一個單位將檔案完整接收，代為保管。

總之，檔案是一所學校辦學歷史的真實記錄，學校的發展、建設等各項工作情況都在檔案中體現。在這種調整撤并的特殊時期，我們要保護各校辦學中積累下來的珍貴檔案材料，對檔案的處置應予以認真處理，慎重做好檔案材料的工作。