對“五水共治”過程中的檔案管理工作的若干思考

柳紅波

（杭州市富陽區環境保護局）

“五水共治”是浙江省推進新一輪改革發展的關鍵之策。“五水共治”工作過程中形成的檔案（包括具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等各種不同形式和載體的歷史記錄），是全省“五水共治”工作的真實反映，是“五水共治”工作考核驗收的重要憑證和項目建成后投入運行以及今后管理維護的重要依據，也是“五水共治”工作成果展示的第一手素材。“五水共治”檔案工作是“五水共治”工作的重要組成部分，是記錄省委、省政府這一重大戰略舉措，保障“五水共治”工作順利進行的一項基礎性工作。為此，作為“五水共治”重要參與方的政府部門更應強化責任意識，切實提高對做好“五水共治”檔案工作重要性的認識，采取有效措施，確?！拔逅仓巍比^程檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

一、齊抓共管，密切聯合

加強對檔案工作的集中統一管理，是“五水共治”項目工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們遵照統一領導，統一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。在具體行動上，一是立足“早”字，早建機構、快速行動。做到早介入、早謀劃、早部署，及時與區水利、區農辦等“五水共治”牽頭及責任單位溝通聯系，落實人員負責“五水共治”開展過程中資料的歸集建檔工作。同時，深入“五水共治”一線開展走訪調研，了解基層檔案工作需求，及時調整工作方法，提升服務“五水共治”檔案管理水平，為展示“五水共治”成果早做準備。二是立足“明”字，明確方向、善用資源。根據省領導關于要求做好“五水共治”全記錄的指示精神，結合省、市“五水共治”建檔工作要求，把“五水共治”與推進“五檔共建”緊密結合，與開展黨的群眾路線教育實踐活動有機結合，扎實開展“比實干、比服務”主題實踐活動，在治水中轉變作風，以“五水共治”新成果推動教育實踐活動取得新成效。善用各方資源，形成工作合力，積極爭取黨委、政府的重視，依靠職能部門參與，發動各類媒體，調動民間力量，共同推進工作。三是立足“嚴”字，堅持標準、嚴格把關。嚴格按照檔案收集整理標準，確保檔案齊全完整，做到客觀、真實、準確，實現有據可依，有檔可查，能全方位全景式記錄，聲像齊全、圖文并茂地反映“五水共治”全過程。檔案業務指導人員積極對“五水共治”檔案管理工作進行監督指導，適時開展檢查，并將其納入檔案工作年度考核內容。對工作不到位，造成檔案損毀、遺失或拒不移交的單位和個人，將依據有關規定進行處理。與此同時，建立檔案室，設立專職檔案員，在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成全部的檔案管理網絡。此外，還應完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

二、轉變觀念，超前管理

長期以來，我們對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識，沒有很好地和有關部門主動聯系，沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門長期以來各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。全省推出“五水共治”決策且實施后，我們意識到檔案工作不是臨時性工作，開始逐步轉變觀念。為確保檔案工作服務中心、服務大局，不缺位、有作為，采取了一系列措施，區“五水共治”工作領導小組辦公室與區檔案局聯合下發《關于做好“五水共治”檔案工作的通知》，為落實區委提出的“最嚴格的責任制，最嚴厲的監管制，最嚴肅的問責制”做好檔案工作的支撐，對“五水共治”項目工程檔案進行超前管理。

（一）拓寬檔案收集渠道

從實際情況看，“五水共治”項目工程建設是比較復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣，內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽就可能遺漏。而有些“五水共治”小型項目工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一完成，臨時機構就解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解“五水共治”項目工程建設工作的具體操作程序和工作流程，以及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案材料，對每種檔案材料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上，采取以下收集方法：

1.追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程，檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快，檔案資料齊全，質量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2.分階段收集。這種方法適用于建設周期長的工程。對于某些“五水共治”大型項目工程及某些跨年度的“五水共治”項目工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續性、完整性。

3.強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位，我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項“五水共治”項目工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案材料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

（二）制定規范，及時歸檔整理

根據省治水辦和省檔案局制定的《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》，我區轉發了《省治水辦、省檔案局關于加強全省“五水共治”工作過程中檔案管理的通知》，制定《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》。根據這一文件精神，明確了檔案分類大綱、保管期限、檔號分類方法等，將“五水共治”工作過程中的檔案共分為“五水共治”工作領導小組辦公室形成的檔案材料和各相關職能部門、項目責任單位形成的檔案材料兩部分，細分有4個屬類，即文書檔案大類、綜合類、宣傳類、督查類和業務管理類4個屬類，以及治污水管理類、防洪水管理類、排澇水管理類、保供水管理類和抓節水管理類5個小類。并同時要求各單位樹立“同步”意識和“積累”意識，從源頭抓起，及時做好文件材料的收集歸檔和移交工作，做好電子文件歸檔和紙質檔案數字化掃描和檔案登記備份工作。要求縣級以上重點建設項目的單位做好重點建設項目檔案登記、備份和專項驗收工作。在此基礎上，我們制定了《科技檔案案卷質量要求與案卷管理方法》，嚴格執行《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，堅持以規范化的作業方式，把應該收集歸檔的文件材料進行分類整理，立出預備案卷，可以裝訂成正規卷的，及時把它們裝訂成正規卷，使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。

三、強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平

“五水共治”項目工程檔案具有“次性”和不可回復性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事“五水共治”項目工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利與環保工程相關的一些專業類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達到“五水共治”項目工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓，講解“五水共治”項目工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于今后需歸檔的有保存價值的檔案，并講解具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理的要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化，做了詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，在工作中更好地發揮，注意積累資料。這種培訓使檔案管理工作和工程同步進行，為今后的建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。

四、通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作，積累貯存檔案是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。“五水共治”項目工程檔案的形成是“五水共治”工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給“五水共治”工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業務部門和“五水共治”工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們在近幾年來實施信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業務部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們的“五水共治”事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理工作更上一層樓。