大型國(guó)有企業(yè)下屬單位檔案工作調(diào)研與思考
——以杭州鋼鐵集團(tuán)公司為例

王建玉

（杭州鋼鐵集團(tuán)公司檔案館）

杭鋼集團(tuán)檔案館對(duì)下屬31家全資及控股子公司檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和階段性調(diào)研工作，因各子公司分布較廣，檔案門類因各子公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不同各有特色，各單位檔案專兼職檔案人員流動(dòng)性較大，檔案管理工作存在著一定的難度，為更好地提高檔案系統(tǒng)管理水平，組織各子公司進(jìn)行檔案自查和各門類檔案統(tǒng)計(jì)，是了解各子公司檔案管理情況的有效途徑，以提升各子公司的檔案管理工作。

一、對(duì)各子公司檔案工作開(kāi)展調(diào)研的內(nèi)容和方式

杭鋼集團(tuán)公司作為省屬國(guó)有大型企業(yè)，在鋼鐵行業(yè)去產(chǎn)能的過(guò)程中成為全國(guó)性的典型，在2015年8月24日到2016年1月22日的150天里，關(guān)停半山鋼鐵基地，分流安置1.2萬(wàn)人。如此巨大的人員分流安置和財(cái)產(chǎn)處置工作，使原本處于輔助地位的檔案管理工作一下子被推到了企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)工作的前列，人事檔案的進(jìn)出流轉(zhuǎn)，科技檔案的調(diào)閱利用，檔案管理部門一時(shí)間成為人人都需要的熱門部門，但也把一些平時(shí)隱蔽著的問(wèn)題暴露了出來(lái)，因此，利用企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的時(shí)機(jī)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一次全面梳理和整頓十分必要和迫切。為此，杭鋼檔案館專門就整個(gè)集團(tuán)各單位的檔案管理情況按照庫(kù)存檔案數(shù)量、管理制度和規(guī)范、人員設(shè)備配備等內(nèi)容，通過(guò)樣本抽查、問(wèn)卷調(diào)查、上門指導(dǎo)工作等方式進(jìn)行調(diào)研摸底，以厘清集團(tuán)公司各單位檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和共性問(wèn)題，促使企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中更好地發(fā)揮作用和價(jià)值。

調(diào)研內(nèi)容包括：各單位檔案工作制度建立和落實(shí)情況；文件材料（含電子文件）收集歸檔情況；檔案安全防范措施情況；檔案管理、移交、鑒定銷毀情況；是否存在檔案違法違紀(jì)問(wèn)題等。

調(diào)研主要采取以下方式：（1）抽取確定調(diào)研單位，上門調(diào)研前提前通知；（2）聽(tīng)取調(diào)研單位自查報(bào)告，實(shí)地查看檔案庫(kù)房，各門類檔案隨機(jī)抽樣檢查；（3）了解檔案信息化工作進(jìn)度；（4）杭鋼檔案館將根據(jù)抽查情況出具整改通知單，各單位根據(jù)整改通知單做好整改工作，規(guī)范檔案管理。

二、各子公司檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

就調(diào)研情況看，截至2015年底，杭鋼集團(tuán)31家全資及控股子公司整理完成的各門類檔案約有23.55萬(wàn)卷、10.17萬(wàn)件，其中文書(shū)檔案約1.69萬(wàn)卷、9.96萬(wàn)件，人事檔案6690卷，會(huì)計(jì)檔案約7.76萬(wàn)卷，科技檔案約12.24萬(wàn)卷，實(shí)物檔案2000余件，特殊載體檔案1961卷（其中照片檔案有1萬(wàn)余張）。結(jié)合各單位的檔案工作自查報(bào)告和各門類檔案統(tǒng)計(jì)表，到各單位進(jìn)行實(shí)地抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)各單位檔案工作中普遍存在以下問(wèn)題：

（一）有一定檔案保管意識(shí)，但重視不夠

相對(duì)于發(fā)展業(yè)務(wù)部門，檔案管理部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門，具體表現(xiàn)為：一是各單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，在安排具體工作計(jì)劃時(shí)往往會(huì)遺漏檔案管理工作；二是對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠，各單位檔案基本無(wú)專職檔案員，兼職檔案管理人員高達(dá)80%以上，檔案日常管理經(jīng)費(fèi)能縮減的盡量縮減，甚至無(wú)日常管理開(kāi)支；三是從事檔案工作的人員的相關(guān)待遇得不到應(yīng)有的保障，專職檔案管理崗位較少，崗位待遇往往低于其他崗位。各單位對(duì)檔案的概念、價(jià)值、作用及工作性質(zhì)有一定認(rèn)識(shí)，但是對(duì)檔案知識(shí)的了解十分匱乏，檔案專兼職人員甚至不了解本單位在生產(chǎn)工作過(guò)程中，形成了哪幾個(gè)門類的檔案，對(duì)檔案工作總體認(rèn)識(shí)不高。

（二）辦公條件及設(shè)施不符合檔案管理的要求，基礎(chǔ)設(shè)施差

一是館庫(kù)條件差、面積小、容量飽和，放不下的檔案只能到處堆，各單位辦公場(chǎng)所寸土寸金，檔案庫(kù)房能縮減的都盡量縮減；二是檔案的功能單一，除保管與借用外，再無(wú)其他功能，更談不上多功能，檔案管理工作基本都是兼職工作，主要工作任務(wù)較重，無(wú)太多精力和時(shí)間用于檔案工作；三是館庫(kù)設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋，現(xiàn)代化設(shè)施的配備明顯滯后，遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，除密集架、五節(jié)柜等裝具外，空調(diào)、除濕機(jī)等庫(kù)房常用設(shè)備缺少，基本無(wú)專門的電腦、掃描儀等設(shè)備配備。

（三）人才缺乏，檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定

缺乏有專業(yè)技術(shù)職稱的專職檔案員，特別是有責(zé)任心、熟悉檔案內(nèi)容、能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)技術(shù)人才十分匱乏，有副高專業(yè)技術(shù)職稱的專職檔案員僅1人。各單位檔案人員經(jīng)常變動(dòng)，基本都是兼職檔案員，忙于其他日常工作較多，檔案工作只能草草應(yīng)付。包括杭鋼檔案館目前檔案工作隊(duì)伍不健全，人員變動(dòng)頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉、適應(yīng)過(guò)程，不利于檔案工作的深入開(kāi)展，很多單位檔案人員變換中工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性。

（四）檔案完整性收集難度大，檔案收集質(zhì)量有待提高

各單位、各工作崗位人員為便于小范圍利用，相對(duì)重要的、利用率高的檔案留在本單位（部門）甚至留在個(gè)人手中。法律事務(wù)材料、信訪材料、監(jiān)察審計(jì)材料等等，各部門為方便查找利用，遲遲不愿移交入檔，缺少好的收集管理手段；重要的無(wú)效印章不收集入檔，工作交接時(shí)遺失情況較嚴(yán)重。

（五）檔案管理工作制度不健全，整理立卷不規(guī)范

從各單位調(diào)研情況看，各門類檔案管理沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度，檔案整理立卷未按規(guī)范要求，上級(jí)檔案行政管理部門有新的整理方式方法也沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，自查統(tǒng)計(jì)工作中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一，甚至統(tǒng)計(jì)表上的檔案數(shù)量完全與實(shí)際檔案數(shù)量不符。杭鋼檔案館對(duì)調(diào)研單位各門類檔案存在的問(wèn)題出具了檔案整改通知單，要求各單位根據(jù)實(shí)際情況逐步做好整改工作。

（六）數(shù)字化檔案室建設(shè)工作停滯不前

浙江省檔案局要求全省企事業(yè)單位在2020年底前全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室建設(shè)，但因各種歷史原因杭鋼檔案工作的數(shù)字化建設(shè)前期工作不盡如人意，檔案開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有很好地開(kāi)展起來(lái)。檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開(kāi)發(fā)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、服務(wù)社會(huì)的工作效果還不明顯。

三、升級(jí)各子公司檔案管理工作的新思考

經(jīng)過(guò)各單位檔案自查、杭鋼檔案館抽查調(diào)研，各單位檔案工作暴露出不少問(wèn)題，如管理薄弱、人員缺乏、整理不規(guī)范等等，根據(jù)各單位檔案工作存在的實(shí)際問(wèn)題，從完善杭鋼檔案管理工作的體系建設(shè)出發(fā)，應(yīng)從下述多個(gè)途徑加強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性：

第一，加強(qiáng)各單位檔案工作制度建設(shè)，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，各單位對(duì)原有的檔案制度進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充、修訂，增強(qiáng)操作性、針對(duì)性，對(duì)各單位的制度建設(shè)定期督促和檢查。

第二，穩(wěn)定杭鋼檔案館檔案工作隊(duì)伍，落實(shí)各大門類檔案管理人員，定期開(kāi)展對(duì)各單位各門類檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，建立檔案工作交流、咨詢平臺(tái)，增強(qiáng)調(diào)研、檢查力度。目前，建立的杭鋼檔案工作交流群有專兼職檔案人員110人，日常工作交流活躍，對(duì)各單位檔案工作中遇到的問(wèn)題隨時(shí)解答；對(duì)檔案管理組織機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，已開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)8期，受到各單位好評(píng)，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，進(jìn)行有效宣傳，擴(kuò)大影響。

第三，加強(qiáng)檔案管理措施，特別是收集工作，對(duì)拒不交出檔案的人員以及提供不出基礎(chǔ)資料的人員給予處罰。對(duì)到外開(kāi)會(huì)或采購(gòu)所帶來(lái)的或形成的資料，應(yīng)及時(shí)交檔案室歸檔，報(bào)銷憑證根據(jù)檔案室檔案移交清單才能到財(cái)務(wù)部報(bào)銷有關(guān)費(fèi)用。把各單位（部門）檔案管理納入考核范圍，尤其是各單位（部門）負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)組成人員及專職檔案員。

第四，規(guī)范做好全宗卷管理，檔案工作年初要有計(jì)劃，年末要有總結(jié)，檔案工作中形成的移交清單等材料組入全宗。

第五，各單位根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)原有的檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。健全杭鋼檔案館檔案工作隊(duì)伍，對(duì)有需求的單位開(kāi)展整理立卷業(yè)務(wù)，可按標(biāo)準(zhǔn)收取整理費(fèi)。對(duì)各二級(jí)單位庫(kù)房緊張的情況，集團(tuán)公司可考慮根據(jù)實(shí)際加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)，規(guī)劃新建檔案室，檔案用具使用密集架，可開(kāi)發(fā)檔案寄存業(yè)務(wù)，按每立方收取寄存費(fèi)。

第六，加快數(shù)字化檔案室建設(shè)工作，盡快了結(jié)原不成熟的軟件系統(tǒng)，更新檔案信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)檔案的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及統(tǒng)計(jì)工作，接軌大數(shù)據(jù)工作，更快更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

總之，檔案管理工作重復(fù)勞動(dòng)多，工作煩瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，管理方法和手段的落后直接影響了檔案管理的質(zhì)量。特別是在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確，影響案卷質(zhì)量的問(wèn)題。因此，在日常的檔案管理調(diào)研工作中，抓一兩個(gè)典型單位進(jìn)行調(diào)研，把好的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行宣傳推廣，典型示范；對(duì)教訓(xùn)和不足，也可以及時(shí)分析，提供借鑒，起到典型的引路作用。同時(shí)，通過(guò)檔案管理的調(diào)研工作，一方面可以強(qiáng)化杭鋼檔案館管理人員的群體調(diào)研意識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)技能水平；另一方面，也是杭鋼檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一個(gè)重要前提，是實(shí)現(xiàn)檔案工作目標(biāo)管理的重要環(huán)節(jié)，是改善全公司檔案管理工作，提高檔案利用效率的重要保障措施。在檔案管理工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，努力實(shí)現(xiàn)將檔案管理嵌入集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)管理流程中去，在流程過(guò)程中進(jìn)行檔案信息的收集，進(jìn)行檔案的信息化知識(shí)化管理。

［1］ 李敏.文件迅速增長(zhǎng)對(duì)檔案工作的影響 ［J］.檔案管理，2007，24（6）.

［2］ 沈金福.應(yīng)重視檔案用戶的調(diào)研工作［J］.四川檔案，1997（3）.