開發區檔案工作的特點、問題與對策

張紅丹

（杭州經濟技術開發區檔案館）

開發區檔案工作是我國改革開放形勢下檔案事業發展的新領域，是開發區建設的一項重要基礎工作。隨著開發區的建設發展，開發區檔案工作從無到有、從小到大，取得了較好成效。如杭州經濟技術開發區于1993年4月4日經國務院正式批復同意設立，實行沿海開放城市經濟技術開發區的政策。2003年，在開發區管委會辦公室綜合檔案室基礎上批準成立了開發區檔案館，作為開發區檔案管理的專門機構，為事業單位，日常工作由管委會辦公室管理。之后又建立了全區檔案工作領導小組。目前開發區檔案館館藏檔案3.5萬件，傳統檔案數字化率達95%，2015年獲“浙江省規范化數字檔案室”。開發區檔案工作有其自身特點，在較快發展的同時也還存在一些問題，亟待采取有效措施加以解決，本文就此進行簡要論述。

一、開發區檔案工作特點

（一）開發區檔案內容種類多樣

開發區形成的檔案真實地記錄了開發區的發展歷程。由于開發區建設面廣、投資量大、項目種類多，開發區檔案的內容非常豐富，包括招商項目、城建規劃、土管、工程建設、融資、財會等各個方面；類別比較齊全，有文書類、基建類、設備類、會計類、產品類、經營類、人事類等各個類別；檔案形式多樣、載體多種，既有紙質檔案，也有膠磁、電子、實物等。

（二）開發區檔案形成主體多元

開發區的開發是多方位、多層次、多角度的，表現為檔案形成主體的多元性，包括管委會和開發區各單位，有黨政機關，也有企事業單位；有國有的，也有民營的；有本地的，也有外地引進的，特別是外商投資的“三資”企業比較多。由于檔案來自各個不同的機構，分布的行業非常廣泛，給開發區檔案工作的組織、協調，以及檔案的規范化、標準化管理帶來了較大困難。

（三）開發區檔案利用比較頻繁

開發區是投資建設的熱土，講究建設速度和效率，基礎設施建設特別是項目檔案的數量增長非常快。而且由于開發區新單位多，檔案資料的利用率比較高。例如，杭州經濟技術開發區在初創時期，只用了2年時間，5平方千米的基礎設施就基本建成并投入運行，累計建成城市主、次干道42千米。另加東部區塊、南部區塊，共計建成城市主次干道130千米。如今經過20多年發展，開發區需市政養護的道路就有142條，道路面積700萬平方米，總長290千米。如此大密度的建設，需要大量利用開發區工程檔案、市政檔案。據建設部門統計，城建檔案2萬余卷，年遞增量15%，每年接待查閱利用1000人次。

（四）開發區檔案價值普遍較高

開發區的建設堅持高起點、高速度、高標準，路橋水電等基礎設施都按現代化高標準實施，并且從招商引資到工程施工、企業投產，從總體規劃到一路一橋，檔案都做了客觀的記載，是不可再生的寶貴財富，價值很高。如杭州經濟技術開發區沿江大道及沿江渠工程，全長12千米，獲得杭州市最佳人居環境獎，其綠化建設、景觀設計、采光照明等對開發區的市政工程建設具有重要的參考價值，其檔案的利用價值很高。而且開發區工作以外向型經濟為主，“三資”企業所占比例較大，涉外工作多，私營企業多，至2016年，開發區累計引進外資項目837個，引進外商總投資額232億美元，這對檔案工作人員的素質提出了較高的要求。

二、開發區檔案管理存在的問題

（一）管理體制機制不順

開發區的條線業務，原則上是由市直各部門負責，檔案分散管理情況比較突出。如杭州經濟技術開發區，文書和財會檔案由管委會辦公室負責，項目、建設檔案由規劃局、建設局、城建中心負責，干部檔案由人社局負責，各進駐單位、企業檔案由企業保管。檔案行政管理部門往往鞭長莫及，開發區檔案館為事業單位，缺乏行政管理職能。目前，開發區檔案多頭管理、分散管理并存，還有不少管理盲區，沒有形成一個科學的管理體系。

（二）檔案工作人員力量不足

開發區機關堅持“小政府、大社會”原則，機構精簡，人員配備十分緊湊，要求一專多能。總體上講，開發區檔案工作的人員力量比較薄弱，以兼職為多。如杭州經濟技術開發區檔案館，人員編制只有3人，僅是縣（市、區）的六分之一。開發區內各單位的內部架構設置更為精簡，行政人員很少，檔案人員配備大多不足。2016年，杭州經濟技術開發區對檔案管理情況開展過一次調研，從調研結果看，20%的部門為專職檔案員，其余均為兼職；40%的部門如建設局、經發局、城市建設中心等檔案量比較大的部門配備了2名檔案員，其余部門基本為1名檔案員，檔案人員力量不足的問題比較明顯。

（三）檔案設施設備不合標準

辦公機構精簡，用房一般都比較緊張，由于受條件所限，對檔案庫房、設備考慮不夠，設有綜合檔案室的單位很少，比較普遍的情況是各單位各自保管本部門形成的檔案資料，保管條件不夠。根據調研統計，有檔案庫房部門占比15%，有標準檔案柜保存的部門占比40%，比例不高。

（四）檔案業務管理不夠規范

在檔案管理上尚未形成一套科學合理的管理制度，文件材料的形成、整理歸檔、保存和利用等工作隨意性較大。各部門形成的檔案，特別是專業檔案以部門保管為主，具體管理業務規范性有待加強。如有的部門在具體檔案工作中，只是憑經驗進行管理，歸檔范圍、整體規則、利用手續等都比較隨意，缺乏有針對性和可操作性的制度規范；有的雖有制度，但沒有嚴格按照制度執行，例如有的部門在分類方法上，隨意性較大，未按保管期限——年度——問題的分類方法，而是按來文號直接編錄，不符合規范化要求；有的部門復印件也作為檔案收入，價值不高；有的部門收錄范圍欠妥，應收未收，而一些與本單位無聯系的普發性的文件收錄較多；等等。

三、加強開發區檔案管理的對策

（一）理順管理體制機制

堅持“統一領導、分級管理”原則，建立健全適應開發區特點的檔案管理體制機制。管委會要明確分管領導和具體負責處室，由主任或副主任分管檔案工作，由辦公室或綜合部具體負責，按要求配備檔案人員。管委會下屬各部門也要成立相應的檔案管理機構，配備和工作需要相匹配的檔案人員，建立健全橫向到邊、縱向到底的檔案管理網絡。堅持檔案集中統一管理原則，由專門的檔案部門對開發區檔案進行集中管理，各進館單位形成的檔案，要按照規定按時移交開發區檔案部門。建議把開發區管委會作為一個立檔單位，形成的全部檔案作為一個全宗來管理。根據省“兩辦”“鼓勵支持社會力量參與檔案事務”，鼓勵有條件的企業建立企業檔案室。特別是對“三資”企業的檔案管理，要嚴格按照國家經貿委、外經貿部、國家檔案局頒布的《外商投資企業檔案管理暫行規定》予以落實。開發區檔案部門可以聯合區商務局、經發局，定期、分批對“三資”企業檔案進行檢查和針對性服務，建立符合“三資企業”特點要求的檔案管理制度。

（二）加強檔案條件保障

一方面，要加強硬件保障，加大投入，按標準規范配備庫房和檔案設施、設備等，改善檔案保管和服務利用條件等。在條件允許的情況下，建設新時期的區域檔案館，配備先進的檔案設施設備，提升基礎設施保障水平。另一方面，要強化人員保障，認真落實省“兩辦”《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》提出的“各類經濟開發區要按規定配備檔案工作人員”的要求，使檔案員數量、素質與檔案工作需要相匹配，不斷提升檔案人員隊伍素質。

（三）加大依法治檔力度

要以法治思維和法治方式推進開發區檔案工作。強化依法治檔觀念，把《檔案法》《檔案法〈實施辦法〉》《開發區檔案管理暫定規定》等法律法規作為開發區檔案工作的依據。加強開發區檔案工作配套制度制訂，細化規定，健全完善開發區檔案制度體系，為依法管檔提供制度保障。開發區檔案管理部門要建立檔案執法機構，配備必要的檔案執法人員，加強對執法人員的培訓，明確執法依據、執法范圍、執法程序、執法要求及違法行為應當承擔的責任。定期對檔案形成單位開展日常執法檢查，特別是要針對公眾關注度高、安全隱患大的檔案領域組織專項檢查。加強對檔案收集、整理、保管、利用等環節的監管。對存在重大問題、重大隱患的，可在一定范圍進行檔案安全通報，推進檔案法律法規和各項制度落實。

（四）推進檔案管理規范化

要以制度化推進檔案管理規范化。建立健全《檔案收集整理制度》《檔案保管利用制度》《檔案人員崗位責任制》等規章制度，制定開發區管委會文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定、分類方法、整體規則等業務規范作為開發區檔案工作的依據，使開發區檔案工作有章可循。積極創建規范化檔案室和示范、規范化數字檔案室，推進檔案管理標準化、規范化，高標準、高效率地開展檔案工作。

（五）提升檔案利用服務水平

利用好檔案這一寶貴的財富，提升服務水平，是做好開發區檔案工作的重要任務。要有超前意識和現代化手段，打造領先的檔案信息化平臺。加強數字檔案館（室）建設，加快傳統檔案數字化，推進電子文件歸檔、移交、接收。強化檔案信息化建設，利用信息化手段促進檔案信息資源共建共享，更好地為企業和群眾提供檔案服務。結合浙江省“最多跑一次”改革，推進網上查檔服務，通過網上申請、網上傳送、網上管理，快速、便捷地實現網上服務，從質上提升檔案利用服務水平。

（六）提高檔案人員素質

做好開發區檔案工作，檔案人員的素質是關鍵。要像引進開發區經營管理人才一樣重視檔案人才的引進和培養。通過崗位培訓、繼續教育、交流研討、參觀考察、參加會議等多種形式，加大對開發區檔案人員的業務培訓力度，不斷提升檔案人員能力素質，適應開發區檔案事業發展需要。

［1］ 鄭金月.改革開放的熱土 檔案工作的熱點——湖州市經濟技術開發區檔案工作調研報告［J］.檔案學通訊，1995（1）.

［2］ 黃佳音.認清形勢 奮發有為——全面提高開發區檔案工作科學管理水平［J］.中國檔案，2014（11）.

［3］ 胡鳴放.依法治檔，開創開發區檔案工作新局面［J］.檔案與建設，2004（8）.