縣級圖書館檔案工作的問題及對策
——以新昌縣圖書館為例

王新利

（新昌縣圖書館）

圖書館是知識、信息、資源的中心，在全面建成小康社會中發揮著越來越重要的作用。縣級圖書館是我國圖書館體系中的重要組成部分，起著承上啟下的作用。圖書館檔案工作是圖書館現代化建設的重要組成部分，具有重要的支撐作用。筆者以新昌縣圖書館（以下簡稱我館）檔案管理工作為例，談談縣級圖書館檔案管理工作存在的主要問題，并提出對策建議。

一、縣級圖書館檔案工作存在的主要問題

（一）對檔案工作思想上不重視

縣級圖書館都比較重視圖書業務的管理，強調窗口一線對讀者的服務工作，著重于借還、閱覽及一些拓展延伸的講座、展覽等工作。由于檔案工作是一項基礎性工作，不少圖書館對檔案工作的重要性認識不足，沒有形成共識。就我館來說，檔案管理工作沒有列入工作規劃、年度計劃，檔案室面積狹窄，投入不足，檔案設施設備配置未達到標準要求。

（二）檔案資料收集不完整

一些該歸檔的文件材料沒有及時上交檔案室，存在流失現象。有些材料在當年該收集時沒有出現，但若干年后卻又出現了，歸檔收集很不規范。檔案人員發現檔案資料不完整去催討時，能積極配合的不多。檔案收集不完整，直接導致若干年后隨著館內人員的流動，一些資料無處可尋，一些檔案無處可查。

（三）檔案查閱利用不規范

縣級圖書館檔案工作人員往往都是兼職，只提供一些最基本的檔案收集、整理、歸檔及查閱服務，對檔案的深度開發不夠，檔案價值得不到充分發揮。我館檔案查閱借用管理不夠規范。檔案員有時忙不過來，就讓查閱人員自行查找，也無須辦理登記手續。有一次，我館工作人員因工作需要，外借了檔案室的人事合同檔案去社保局辦事，很長時間沒歸還檔案室，兼職檔案員多次催還也沒有著落。后來檔案在社保局找到了，也沒有追究借用人的責任。

（四）檔案信息化相對滯后

檔案信息化滯后于圖書事業發展。從我館現有的檔案管理來說，沒有數字檔案室，紙質檔案也基本沒有數字化，利用時只能按年逐項查找。館里有重大項目需各部門分工合作時，即使查閱相同的檔案資料，由于分工不同，人員也只能排隊查閱，煩瑣不方便。而且查閱好之后，檔案員還要檢查檔案的排列次序位置有沒有被打亂，頁數有沒有缺少。傳統的紙質檔案管理已無法滿足圖書事業發展的需求。

（五）檔案人員業務能力不夠強

縣級圖書館往往重視圖書專業知識教育及繼續教育，檔案人員的專業知識教育及繼續教育沒有保證，有些基層館檔案人員甚至僅憑以往檔案人員口頭相傳就上崗，連歸檔立卷的基本規范都難以保證。檔案人員專業能力不高制約了圖書館檔案工作整體水平的提高。

二、優化措施與建議

（一）強化全員檔案意識

圖書館檔案全面、系統、真實記錄了圖書館在各個歷史時期的工作，是圖書館各部門開展工作的依據和參考，是上級部門考核圖書館工作業績的可靠依據，是國家對圖書館評估定級的重要依據，完整的檔案可以為圖書館建設和管理提供系統的查考借鑒，發揮重要的支撐作用。圖書館應把檔案同圖書資料一樣都作為寶貴的信息資源，思想上高度重視，將檔案工作列入發展規劃和年度計劃，納入考核內容，增強全員檔案意識，齊心協力做好檔案工作。單位的領導特別是“一把手”要重視檔案工作，了解掌握檔案工作現狀，及時幫助解決存在的困難和問題。加大投入，嚴格按照標準要求配備檔案館（庫）和設施設備。

（二）加強檔案收集管理

加強制度建設，制定《圖書館文件材料收集范圍和檔案保管期限表》等比較完善的制度，對檔案的收、管、用等各環節做出明確規定，用制度來保障檔案收集齊全完整。建立健全檔案收集機制，嚴格按照規定的范圍和時限收集、整理和移交檔案。強化制度落實，對不嚴格按照制度要求執行，造成檔案丟失損毀的，要按照規定嚴肅處理。拿我館來說，在已有的《新昌縣圖書館文件材料收集范圍和檔案保管期限表》的基礎上，要嚴格按制度執行落實。圖書館設專職檔案員，各部室可設兼職檔案員，每年的材料由熟悉各部室情況的兼職檔案員負責收集完整，在規定的時間上交館檔案室統一保管。如設置“圖書館副館長—檔案室專職檔案員—部門兼職檔案員”的分級管理責任制，責任到人，層層負責，增強檔案收集力量，做到應收盡收。

（三）積極推進檔案利用

一要加強檔案信息資源的開發利用，深入挖掘館藏特色資源，彰顯檔案利用價值。如拿我館來說，尉健行同志將藏書捐贈家鄉圖書館，如何收藏好、使用好尉健行同志捐贈的藏書檔案就是檔案的開發利用工作。我館將把這批藏書納入圖書館公共資源，特設捐贈專柜安排存放在地方文獻部，組織專家學者深入研讀，引導廣大市民廣泛閱讀，使市民從中汲取精神食糧，塑造優秀道德品格，將尉老的寶貴精神財富轉化為推動新昌發展的強大力量。讓新昌人民繼承尉老的遺志，把握形勢，搶抓機遇，力爭把新昌建設得更好。二要規范檔案借閱利用。我館現在進檔案室查閱需辦理登記手續，外借則需根據檔案的重要性由負責檔案工作的副館長簽字批準，辦理借用手續以后才能夠借出檔案室，在歸還時要進行檢查核對。此舉提高了外借人員的檔案責任心，有力保障了檔案資料的完整性。

（四）加快檔案信息化建設

成立館檔案信息化工作領導小組，館長為組長，由主管檔案的副館長、信息部主管領導、信息技術人員、檔案人員等組成，制定工作計劃，明確職責分工，有序科學推進。一要加快傳統載體檔案的數字化步伐，可采取政府購買服務的形式，通過服務外包加快進程，要注意數字化過程中的安全和質量問題。二要加快建立數字檔案室。作為縣級圖書館，要緊跟《浙江省檔案事業發展“十三五”規劃》的時代步伐，加快建立數字檔案室，積極創建示范或規范化數字檔案室，為檔案管理現代化提供平臺支撐，為群眾提供方便快捷的檔案共享利用服務。三要促進檔案信息化和圖書館信息化融合發展。隨著計算機網絡技術的發展，提供全方位的信息化服務是圖書館工作的趨勢，圖書館檔案是為圖書館工作服務的，檔案的信息化是信息社會圖書館工作的需要，要積極推進平臺、數據等的整合，提高服務利用效率。

（五）著力提升業務能力

加大對圖書館檔案人員的培訓力度。保證檔案工作人員繼續教育，進行圖書館檔案專業知識的培訓，增進同行交流，提升圖書館檔案工作者專業水平。圖書館檔案工作人員要樹立終身學習意識，廣學能提高工作能力的知識，學些與人溝通的方法，全面提高業務素養。要逐步解決當前縣級圖書館檔案人員不足的問題，使圖書館檔案工作人員配備與圖書館檔案工作需要相匹配。

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