學校檔案管理存在的問題及對策
——以永嘉縣教育系統為例

汪海港

（永嘉縣教育局）

檔案是學校各項工作的真實記錄，是學校在管理和發展中的重要信息資源，是學校的寶貴財富。檔案管理是學校整體工作中不可或缺的重要組成部分。抓好學校檔案管理，對于加強學校建設、促進教學改革、提高教育質量、開展科學研究、推動學校科學發展，都具有十分重要的意義。當前，學校檔案工作還存在一些亟待解決的問題，需要我們采取切實有效的措施加以解決。

一、我縣學校檔案管理存在的問題

（一）檔案工作意識比較淡薄

一些學校領導及教職工對檔案工作重要性認識不足，檔案工作意識比較淡薄。通過對我縣有關學校的調查發現，不少學校特別是山區學校的校長認識不到位，認為檔案部門只是一個“錦上添花”的部門，沒有太大的用處，對檔案管理工作也沒有太高的要求。檔案工作沒有納入學校發展規劃、工作計劃，沒有與教育教學同步開展，不少學校沒有制定檔案工作計劃。無論是在資金的投入、人員的安排上，還是在接收、整理、利用、編研等方面，經常不被重視。有的學校不重視檔案基礎設施建設，檔案保管保存條件較差，大部分山區學校沒有專門檔案室，有的將檔案隨意放置在地上，檔案安全存在較大隱患。

（二）檔案管理不夠規范

檔案管理制度化、規范化程度較低，不少學校檔案管理制度不健全，缺乏完整規范的檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等方面的制度。有的學校檔案工作規范不健全，檔案工作人員崗位職責不明確。一些規模較大的學校即使建立了一些制度，有的也只是寫在紙上、掛在墻上，缺乏有力有效的執行和監督機制，往往流于形式。總體上來看，檔案管理方式還比較落后，尤其是一些山區規模偏小的學校，未能制定具有針對性的管理方案。全縣學校檔案管理的機制不健全，管理的標準不統一，管理軟件各不相同，導致檔案信息難以融合、無法共享，影響了檔案功能發揮。

（三）檔案人員素質不高

學校檔案人員隊伍數量不足、質量不高，也不夠穩定。不少學校沒有嚴格按照規定配齊配足檔案管理人員，大多為兼職，即使配了專職人員，大部分年齡偏大，學歷較低，知識結構比較單一，創新意識不夠強，相當部分是由其他崗位的人員轉崗過來的，缺乏檔案專業背景，整體素質不夠高。學校檔案工作人員參加各類業務性培訓機會不多，影響了專業化建設。學校管理層對檔案人員重視和關心不夠，一定程度影響到檔案人員工作積極性的發揮。

二、加強學校檔案管理的對策

（一）思想上要高度重視

檔案工作是學校不可或缺的重要工作。首先是教育行政部門，特別是縣教育行政部門要重視學校的檔案管理工作，將上級檔案管理部門的政策要求嚴格落實到位，把檔案管理工作列入學校領導的年終工作業績考核，建立檔案工作督導小組，經常性地督查。學校領導要做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，從思想上高度重視檔案工作，把檔案工作列入學校工作規劃和計劃，納入工作目標管理責任制檢查考核，促進各部門人員重視檔案工作，認真履行檔案工作職責。要加大投入，按標準配備檔案館（庫）和設施設備，為檔案工作提供條件保障。按規定設立學校檔案機構，嚴格按編制配齊配足檔案管理人員，關心關懷檔案工作人員，激發其工作動力。加強檔案法制學習宣傳，增強全員檔案意識，充分認識檔案工作在學校整體工作中不可或缺的重要地位，努力構建人人重視、支持和參與檔案工作的良好氛圍。

（二）健全完善檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是學校檔案工作實現規范化管理的有力措施和可靠保證。要按照檔案法律法規和各級黨委政府及檔案行政管理部門、教育行政管理部門的部署要求，建立健全學校檔案管理制度，完善工作機制，推進檔案管理的科學化、規范化。如制定人員職責類制度：《檔案室工作職責》《檔案室工作人員分工》《檔案人員工作職責》等；庫房管理類制度：《檔案室設施配備標準》《庫房“八防”規定》《檔案消毒制度》等；檔案管理類制度：《檔案利用制度》《檔案室借閱管理制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》等。結合學校實際編制檔案分類方案和保管期限表，使學校檔案工作的各個方面各個環節都能有章可循、有規可依，以制度化促進檔案工作規范化。

（三）著力提高檔案服務水平

提高服務能力和水平，是學校檔案工作的永恒主題。一要強化主動服務意識。管理人員要做到主動服務，全方位了解師生需求，提供精準服務，從而更有目的性、針對性地建立科學化的檔案管理模式。在平時的檔案管理工作中，要改進服務方式，為全體師生提供方便、快捷的服務環境。檔案人員要圍繞學校的中心工作和各個時期的重點工作，及時提供歸檔范圍，定期了解檢查檔案收集情況，宣傳檔案知識，主動參與學校管理活動，及時為教育服務，為深化學校各項改革提供信息，使檔案部門真正成為學校工作的信息咨詢部門。同時要注意改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。二要提高檔案服務能力。要將“死”檔案用“活”，最大限度地發揮檔案的價值。學校檔案工作者要有將學校各類檔案信息轉變為師生需要的有效信息檔案的能力，充分挖掘檔案的價值，推動學校各項工作的發展。如永嘉二中、楓林鎮中心小學，這兩所學校都是百年老校，辦學歷史悠久，文化底蘊較為深厚，歷史檔案保管齊全，學校充分挖掘檔案價值，建立“校友錄”，舉辦“百年校史展”，召集歷屆畢業生中的政界名人、企業家等成功人士，為學校的發展出謀劃策。三要加強檔案信息化建設。學校檔案工作的內容、管理方式要順應教育信息化深入發展的新形勢。要加強學校數字檔案館（室）建設，積極創建規范化、示范數字檔案館（室）。做好電子文件的歸檔、接收和移交工作。在傳統紙質文檔、照片、底片、影片、錄音、錄像等的基礎上，對電子文檔、電子照片、電子影像資料等有保存價值的資料，按照要求歸檔保存，使電子文件的歸檔與管理成為學校檔案工作的重要內容。要積極利用信息化手段，搭建信息化平臺，促進學校檔案信息資源共享，提供更加方便快捷的檔案利用服務，以信息化推動檔案工作現代化，提高師生對學校檔案工作的支持度和滿意度。永嘉中學檔案室利用創建“縣數字檔案室”的機會，大力改善了檔案室的軟硬件設施，促進了信息資源共享，如今查找檔案方便快捷，在全縣教育系統起了示范作用。

（四）注重提升檔案人員素質

高素質的檔案工作者是提高學校檔案管理水平的關鍵所在。一要持續弘揚和踐行“忠誠擔當、創新開放、敬業守真、淡泊清廉”的浙江檔案人職業精神，使學校檔案工作者都能夠像教師熱愛教育事業一樣熱愛檔案工作，增強從事檔案工作的職業尊崇感。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。教師之所以被稱為“人類靈魂的工程師”“太陽底下最光輝的職業”，就是有著一種“愛生如子”的高尚品德，有著一種“蠟炬成灰淚始干”的崇高境界。作為學校的檔案工作者，始終是學校的管理者，必須體現自己在學校管理工作中的自身價值，必須體現在學校管理工作中的崇高形象，必須弘揚和踐行浙江檔案人職業精神，真正樹立“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念。要敢于吃苦耐勞、埋頭苦干，甘為檔案事業奉獻自己的一切。二要注重提升檔案專業能力。加強對檔案工作者的業務培訓和管理意識培訓，使檔案管理者能夠適應檔案管理科學化的要求。加強檔案人員業務建設，組織開展檔案業務培訓，提高檔案專業能力。選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專（兼）職檔案管理員，運用現代化的管理知識和先進的技術設備，提高檔案管理水平，使學校的檔案工作跟上時代發展步伐，更好地為學校教育教學、科研和其他工作提供服務。

［1］ 叢婕.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇［J］.黑龍江史志，2014（5）.

［2］ 馮興來，王俊，劉文兵.淺談聚類思想的實驗室檔案規范化管理［J］.高校實驗室工作研究，2016（4）.

［3］ 李麗玉.對國有林區森林資源檔案規范化管理的思考［J］.內蒙古林業調查設計，2017（2）.