加強醫院科研成果檔案管理工作的探索和實踐

楊 光

（浙江舟山醫院）

醫院科研成果檔案是指在科學研究活動中所形成的、具有保存價值并應當歸檔的科研文件材料。醫院科研成果檔案是醫療衛生科技活動的真實記錄，是醫學科研人員智慧的結晶，是重要的科技信息資源和寶貴財富。醫院科研成果檔案作為醫院綜合檔案室室藏的重要組成部分，在一定程度上反映了醫院的醫療管理水平。可以說，一個醫院科研檔案數量的多少、質量的高低，從一個側面反映出醫院技術儲備的真實狀況。醫學科研具有涉及領域廣、涵蓋內容多、學科性強和科研價值高等特點，要求醫院檔案管理人員必須認真分析研究，加強醫院科研成果檔案的歸檔管理，充分發揮其研究和查考價值。下面筆者結合工作實際，對醫院科研成果檔案管理工作進行初步探討。

一、充分認識醫院科研成果檔案工作的重要意義和作用

醫院科研成果檔案是醫院綜合檔案室室藏的重要組成部分，是醫院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫院科技事業發展的歷史見證。要充分認識做好醫院科研成果檔案工作的重要意義和作用，它在一定程度上反映了一個醫療單位醫學和科研的綜合實力，同時也反映出一個醫療單位的管理水平。充分利用好醫院科研成果檔案，可以不斷提高單位的科研水平，提高病患救治能力，創造出更好的經濟效益和社會效益，并為部門領導進行科學管理和決策提供依據。

我院始終重視科研成果檔案管理工作，注重發揮其應有的作用。科研成果檔案信息資源共享是醫院發展的必然需求，也是我院做好管理工作的一項舉措。醫院全面使用科研成果檔案管理信息系統，該系統以電子文件元數據標準作為檔案信息化整合的基礎，采用B/S三層體系結構，目前已在我院職能部門和臨床科室全面部署應用。該系統的查詢功能較大，可實現科研成果檔案的個人查詢、年份查詢、專業查詢、科研項目查詢等多渠道檢索。比如某位專業技術人員要晉升職稱，需要查詢所有的科研文章信息，只需在科研論文板塊中輸入姓名、工號，該人員歷年的科研論文就可以立即顯示；又如通過科研成果檔案查詢功能，可以幫助院領導分析醫院科研工作開展情況，為領導決策提供依據。

二、當前醫院科研成果檔案管理中存在的主要問題

（一）科研人員對檔案工作不夠重視，缺乏主動歸檔意識

科研人員存在重科研輕檔案的現象，重視科研課題的研究，重視科研成果的申報和評獎，對科研成果檔案的重要性認識不足，存在檔案可有可無，檔案工作是檔案部門和檔案人員的事情，與科研人員無關等錯誤認識。科研機構的兼職檔案人員大多沒有經過正規檔案管理教育與業務培訓，專業性不強，業務素質偏低，對科研成果檔案歸檔的內容不明確，對歸檔范圍把握不準，主觀思想上忽視對檔案的管理，再加上科研技術人員還要承擔其他大量醫療實踐的工作，投入到科研成果檔案管理工作的時間有限，直接影響到科研成果材料歸檔的數量和質量，影響到歸檔材料的完整、準確、系統。同時，由于檔案管理人員與科研人員缺乏思想上的主動溝通，導致一些科研人員對提交科研成果的歸檔材料存在顧慮，誤認為科研成果檔案歸檔后自己就失去了技術上的保密優勢，把科研成果作為私有財產，課題完成后遲遲不愿歸檔，提交的材料往往是些一般性材料，導致科研成果檔案歸檔材料不夠齊全、不翔實，完整率和歸檔率低，從而降低了醫院科研成果檔案整體學術價值和應用價值，給醫療單位帶來了學術、經濟上的損失。

（二）科研成果檔案管理制度不健全，機制不夠完善

醫院對科研成果檔案歸檔工作缺乏完善的、系統性的管理制度。一方面，醫院相關部門未把科研成果檔案歸檔工作納入醫院管理工作，而且沒有完善的、切實可行的規章制度來保證醫院科研成果檔案歸檔的完整性、及時性和有效性。對醫院科研成果檔案何時收集整理、哪些文件應該歸檔、出現意外情況如何補救等問題均缺乏全面的管理制度。另一方面，醫院雖有“三納入”“四參加”“四同步”的科研成果歸檔管理制度，但在實際操作上，由于部門之間缺乏統籌協調，科研部門把工作重點放在立項、經費及成果管理上，而科研成果檔案的管理往往因存在事務性、瑣碎性的特點而不被重視。檔案部門不是科研工作的主體，又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段，對科研成果檔案的監管力度甚微。因此，醫院管理部門對科研成果檔案管理工作缺乏有效的指導和約束，導致科研成果檔案歸檔工作無法順利有效地實施。

（三）科研成果檔案信息化管理手段落后，開發利用滯后

信息化管理是科研成果檔案規范化管理的重要手段。隨著社會和科技的發展，科研成果檔案載體正面臨著新變化，對科研成果檔案規范化管理帶來了新挑戰。在推進科研成果檔案信息化管理時，數字檔案資源建設以及檔案信息化應用水平的高低，是決定科研成果檔案規范化、高效化管理水平的關鍵因素。目前不少醫院的醫療服務信息化應用水平較高，但科研成果檔案信息化管理水平普遍較低，科研成果檔案管理軟件建設應用水平明顯落后于技術發展，沒有充分應用計算機及網絡、數據庫、多媒體等現代信息技術。隨著醫療科研成果檔案數量和種類的快速增長，以及科研成果檔案利用需求的不斷增加，基于單機管理的科研成果檔案管理軟件已經無法適應形勢發展需求，迫切需要升級更新。同時，數字檔案資源建設及信息技術應用水平滯后，傳統載體檔案的數字化率不高，大多未開展電子文件歸檔管理工作。

此外，信息化開發利用滯后也是阻礙科研成果檔案信息化管理的重要因素。一些醫院在科研成果檔案信息化管理中重建設輕應用，沒有建立完善的科研成果檔案網絡化建設和資源共享工作機制，使科研成果檔案信息化管理工作沒有很好地發揮作用，沒有為醫院各項業務工作開展提供有效服務。

三、加強醫院科研成果檔案工作的主要對策及措施

（一）重視科研成果檔案管理工作，提升全員檔案意識

加大科研成果檔案宣傳力度，抓住時機，注重方法，把科研成果檔案宣傳和影響醫院發展的重大事件結合起來，全面展示科研成果檔案的重要作用，提高全體職工對科研成果檔案工作重要性的認識。在實際工作中，完善科研成果檔案的收集—整理—編目—保存—研究—再利用等每個環節。明確檔案管理部門各自的職責，責任到崗，責任到人，促進科研檔案管理水平的不斷進步。時常提醒醫院管理者重視科研成果檔案管理工作，定期召開科研成果檔案工作會議，層層傳達貫徹，增強全員檔案意識，使廣大職工對科研成果檔案工作有更加深刻的認識，同時結合領導文件批閱、項目審批、文件傳閱等工作，強調科研成果檔案工作的重要性，消除職工對科研成果檔案工作不理解、不支持、不重視的情況。消除科研成果歸檔時，部分兼職檔案員的抵觸情緒，應付對待等現象，提高科研成果檔案案卷質量，確保科研成果歸檔的完整性、及時性，重視發揮科研成果檔案的作用，為科研成果檔案利用帶來便利。

檔案事業的發展和騰飛，既要依靠科學技術的發展進步，又要依靠高素質的管理人才隊伍。檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總稱，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。反思我們的科研成果檔案信息化工作，我們深感：在檔案信息化建設中必須注重軟硬件工程建設并舉；注重檔案科技發展規劃和實現規劃措施的落實；加強檔案科技發展工作、促進檔案事業發展和騰飛，需要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍。

（二）建立健全科研檔案管理規章制度，完善工作機制

健全科學、系統、合理的科研成果檔案管理制度是醫學科研成果管理的根本保證。運用科學手段對科研成果檔案實行統一管理，使科研成果檔案歸檔工作各環節有章可循、有據可查。一方面，要求檔案管理人員從科研成果檔案的整理、歸檔、保存、再利用等每個環節出發，規定具體明確的管理制度。比如，設立統一規范的檔案盒，存放每一項科技項目的申請書、合同書、成果證書、發表論文、專利等重要資料，并制作歸檔目錄，記錄項目歸檔材料，使檔案資料便于查找。另一方面，要明確職責，使檔案管理責任到崗、到人，明確歸檔日期、收集時間，促進科研成果檔案管理水平的不斷提高。各級領導、科教部門及科技人員要高度認識科研成果檔案管理工作的重要性，切實增強檔案意識和責任意識，開展科研成果檔案業務培訓，明確管理要求、職責，掌握檔案管理的相關知識，提升檔案收集整理的技能。

建立健全從部署、檢查、收集、管理到建檔的一整套管理程序，及時檢查督導，狠抓落實。科技人員要增強科研成果建檔觀念，提高自覺建檔歸檔的主動性。檔案管理人員加強對科研成果檔案的超前管控，樹立超前意識，提前介入科研工作，協助科研人員做好科技資料積累與建檔工作，確保歸檔材料的質量。并建立課題歸檔資料袋，從立題論證到成果鑒定的詳細記載，均及時整理歸袋。采用“三掛、二嚴”的超前管控措施：提前與計劃管理、課題管理和成果管理部門掛鉤；嚴格規范標準，嚴格歸檔內容，使歸檔管理工作更加科學化、制度化、常規化。把科研成果檔案管理工作納入醫院年度綜合考核目標，從人力、財力、物力上提供有力保障。

（三）積極應用先進技術手段，推進科研檔案數字化建設

信息技術和網絡技術的廣泛應用，使科研成果檔案管理從傳統的人工方式向現代化方式轉變，從經驗管理向科學管理過渡。醫院要著力加大信息化投入，及時更新設備或配備新設施，如電子計算機、打印機、刻錄機、掃描儀等，便于收集整理科研檔案以及實現科研資料的共享，如電子文檔、圖片和光盤等，逐步建立科研成果檔案的現代化、信息化、標準化管理系統。

運用科學合理的信息技術，加強對不同載體科研檔案的積累、編錄、索引、歸檔等工作的監督指導，保證歸檔的文件系統、完整和安全。同時規范制作數據與檢索標識，提高科研檔案數據檢索的準確性和完整性，使利用者可以迅速準確、多途徑、多角度地對數據庫中的信息進行檢索。

醫院可以利用內網建立專門的檔案信息網站，實行科研成果新信息上網發布、聯機公共目錄查詢服務和光盤遠程檢索服務等。還可開展科研成果檔案信息的咨詢服務，為利用者提供定向、定題的交互式信息咨詢，同時運用現代化的信息技術對醫療科研成果檔案信息進行深度加工、提煉和開發，不斷拓展醫院科研成果檔案的各項服務功能，提高科研成果檔案的服務功能。

四、結語

醫院科研成果檔案是傳遞、交流醫學科技信息和醫療技術信息的重要工具。作為從事醫院科研成果檔案的管理人員應本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，積極主動地開展醫學科研成果檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作，通過提供完整、準確、系統的高質量的科研成果檔案，實現以科研人員的利用來促進醫療技術和檔案事業共同發展的雙贏目的。