歸檔存記憶 留史鑒未來(lái)
——談構(gòu)建重大活動(dòng)照片檔案管理新模式

葉亞芬

（湖州市吳興區(qū)檔案局）

照片檔案是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中各種政治、經(jīng)濟(jì)、文化等重大活動(dòng)檔案的重要組成部分，不僅是寶貴的歷史文化財(cái)富，而且在社會(huì)建設(shè)和發(fā)展中不斷發(fā)揮著重要的作用，日益受到社會(huì)的廣泛重視。2013年，吳興區(qū)檔案局以建區(qū)10周年為契機(jī)，重點(diǎn)對(duì)接區(qū)委辦、區(qū)府辦、區(qū)人大辦、區(qū)政協(xié)辦及區(qū)委宣傳部等相關(guān)職能部門(mén)，整合建區(qū)以來(lái)全區(qū)重大活動(dòng)資源，建立重大活動(dòng)照片專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。2014年，吳興區(qū)啟動(dòng)綜合年鑒編纂工作，吳興區(qū)檔案局承辦“一年一鑒”至今，在征集全區(qū)重大活動(dòng)照片素材的同時(shí)，持續(xù)更新重大活動(dòng)照片專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)資源，截至目前，共接收重大活動(dòng)照片1.265萬(wàn)張，16.2GB。重大活動(dòng)照片檔案在豐富區(qū)檔案館館藏資源的同時(shí)，不僅為檔案局（館）舉辦專(zhuān)題展陳、宣傳教育、編史修志、藝術(shù)欣賞等提供了重要參考，而且為其他單位舉辦領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、重大會(huì)議、重要活動(dòng)等提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。本文重點(diǎn)以數(shù)碼照片為載體，梳理在重大活動(dòng)照片檔案管理中存在的問(wèn)題，從而創(chuàng)新思維，探索構(gòu)建重大活動(dòng)照片檔案管理新模式。

一、重大活動(dòng)照片檔案管理中存在的主要問(wèn)題

吳興區(qū)檔案局根據(jù)《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》對(duì)重大活動(dòng)的定義，梳理重大活動(dòng)照片檔案的歸檔范圍，主要包括以下幾方面：黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在本區(qū)的公務(wù)活動(dòng)；外國(guó)元首、政府首腦、政黨領(lǐng)袖或是國(guó)際組織負(fù)責(zé)人、著名外國(guó)友人在本區(qū)參觀訪問(wèn)；區(qū)委書(shū)記、區(qū)長(zhǎng)的重要公務(wù)活動(dòng)；在全區(qū)具有重大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化活動(dòng)或者公益性活動(dòng)；在全區(qū)產(chǎn)生重大影響的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會(huì)安全事件的處置活動(dòng)；在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道以上行政區(qū)域具有重大影響的集會(huì)、會(huì)展等活動(dòng)；其他在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道以上行政區(qū)域具有重大影響的活動(dòng)（事件）。筆者在日常工作中發(fā)現(xiàn)，大多重大活動(dòng)照片資源散存在各單位相機(jī)、相關(guān)人員的電腦里或是存儲(chǔ)在光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等不同介質(zhì)的設(shè)備里，對(duì)照片科學(xué)管理重視還不夠，建檔概念模糊，沒(méi)有系統(tǒng)性歸檔、集中統(tǒng)一保管。總結(jié)重大活動(dòng)照片管理過(guò)程的存在的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

（一）歸檔照片未能實(shí)現(xiàn)收集齊全與全方位記錄

主要原因有三：其一是活動(dòng)攝影者對(duì)重大活動(dòng)照片拍攝技巧掌握問(wèn)題，致使第一手照片資料匱乏，未能全方位表現(xiàn)重大活動(dòng)的主要內(nèi)容；其二是重大活動(dòng)照片資料的形成主體相對(duì)集中（主要由相關(guān)媒體、主辦單位及承辦單位構(gòu)成），活動(dòng)結(jié)束后拍攝媒體、攝影人及其他相關(guān)人員對(duì)照片管理各自為營(yíng)，未能集中統(tǒng)一管理；其三是檔案員在對(duì)重大活動(dòng)照片歸檔時(shí)業(yè)務(wù)技能掌握不夠嫻熟，對(duì)重大活動(dòng)流程、主要內(nèi)容了解不全面，篩選不夠精準(zhǔn)，歸檔照片未能翔實(shí)反映重大活動(dòng)全過(guò)程。

（二）歸檔照片未能實(shí)現(xiàn)高效檢索與有效利用

重大活動(dòng)照片是通過(guò)真實(shí)形象、現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)實(shí)的方式過(guò)程性記錄重大活動(dòng)的一種特殊載體檔案，是領(lǐng)導(dǎo)決策、宣傳推介、編史修志等的重要參考及重要史料，因此重大活動(dòng)照片受社會(huì)各界的關(guān)注度越來(lái)越高。筆者在工作發(fā)現(xiàn)，面對(duì)與日俱增的重大活動(dòng)照片，大多數(shù)單位雖有意識(shí)有保存，但沒(méi)能形成一套較好地與當(dāng)下利用相適應(yīng)的科學(xué)管理模式，往往是因?yàn)闄z索和利用率低，不能有效發(fā)揮數(shù)字檔案檢索便捷、查閱便利的優(yōu)越性。

（三）歸檔照片未能實(shí)現(xiàn)多套制備份與安全保管

重大活動(dòng)照片一般是以數(shù)碼照片的形式呈現(xiàn)，保管照片檔案對(duì)保管場(chǎng)地、存儲(chǔ)介質(zhì)等有一定要求。然而大多數(shù)單位僅將照片檔案存放在電腦或移動(dòng)硬盤(pán)，受人員流動(dòng)、照片檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、介質(zhì)、管理機(jī)制等因素影響，沒(méi)有及時(shí)采取多套制備份，也沒(méi)有及時(shí)移交至檔案館，不利于照片檔案的長(zhǎng)久保存和后期開(kāi)發(fā)利用。

二、構(gòu)建重大活動(dòng)照片檔案管理新模式的幾點(diǎn)建議

（一）建構(gòu)重大活動(dòng)照片管理“新”陣營(yíng)，有效落實(shí)照片資源收集工作

建構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)的重大活動(dòng)照片管理新模式，首先加強(qiáng)收集，“巧婦難為無(wú)米之炊”，收集是重大活動(dòng)照片檔案歸檔的第一步也是最為重要的一步。攝影者是照片產(chǎn)出的“第一手人”，第一時(shí)間收集照片要“日日清、事事清”，及時(shí)將重大活動(dòng)照片資料交由活動(dòng)組織、承辦單位。其次提升技能。“磨刀不誤砍柴工”，重大活動(dòng)組織、承辦單位、新聞媒體等相關(guān)單位要定期對(duì)攝影人員進(jìn)行攝影方面的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，著重加強(qiáng)動(dòng)態(tài)畫(huà)面捕捉技巧，從源頭上確保照片的質(zhì)量，確保有檔可存、有檔可用。同時(shí)活動(dòng)組織、承辦單位要加大對(duì)檔案員業(yè)務(wù)技能的提升，把握篩選照片的基本要求，即主題鮮明、事實(shí)清楚、影像清晰、曝光正常、色彩真實(shí)。

（二）完善重大活動(dòng)照片歸檔“新”方法，有效落實(shí)照片資源整理歸檔

以《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）為標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，一是引用“卷”的概念，即一活動(dòng)為一“卷”（一卷為一文件夾），若一個(gè)重大活動(dòng)根據(jù)不同會(huì)場(chǎng)、日期等下設(shè)二級(jí)“卷”，同一“卷”照片形成一個(gè)集合，存放在同一文件夾內(nèi)，以起到有效集中整合照片的目的。二是增設(shè)關(guān)鍵字段。吳興區(qū)檔案局結(jié)合日常工作實(shí)際，探索與時(shí)俱進(jìn)的著錄方法，目錄字段中除年度、照片組號(hào)、張?zhí)枴⒁?jiàn)號(hào)、攝影者等基礎(chǔ)字段外，增加了活動(dòng)類(lèi)型、活動(dòng)地點(diǎn)、重要人物、媒體錄用情況等字段，便于分類(lèi)篩選，簡(jiǎn)化檢索。三是照片文字說(shuō)明充分體現(xiàn)重大活動(dòng)的主要內(nèi)容情況，除包含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、事由、攝影者六要素外，其中重要人物說(shuō)明要包括姓名、單位職務(wù)、座（站）次位置等。同時(shí)特別指出的是同一場(chǎng)景歸檔照片只對(duì)應(yīng)一個(gè)文字說(shuō)明。

（三）構(gòu)建重大活動(dòng)照片保管“新”舉措，有效落實(shí)照片資源安全保管

重大活動(dòng)組織、承辦單位集合本次活動(dòng)照片規(guī)范歸檔后，以“安全第一，預(yù)防為主”為原則，應(yīng)及時(shí)做好異質(zhì)多套備份，如光盤(pán)、硬盤(pán)（一式三套），存放于專(zhuān)用檔案柜中。鑒于大多單位重大活動(dòng)照片檔案保管條件有限，照片安全管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)。為避免出現(xiàn)重大活動(dòng)照片檔案損壞、遺失等現(xiàn)象發(fā)生，建議重大活動(dòng)組織、承辦單位做到三及時(shí)：一是及時(shí)歸檔安全管理重大活動(dòng)照片檔案，同時(shí)及時(shí)上傳重大活動(dòng)照片檔案至數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)照片檔案數(shù)據(jù)共享。二是及時(shí)做重好大活動(dòng)照片檔案登記與備份工作。重大活動(dòng)照片檔案歸檔后，以一個(gè)活動(dòng)一份數(shù)據(jù)包，集合數(shù)碼照片、目錄、說(shuō)明等做好重大活動(dòng)照片的登記備份，確保安全落地。三是根據(jù)《重大活動(dòng)照片檔案管理規(guī)范》相關(guān)要求，重大活動(dòng)檔案及照片檔案在活動(dòng)結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)交綜合檔案館歸檔。綜合檔案館根據(jù)各單位移交上來(lái)的重大活動(dòng)檔案設(shè)立專(zhuān)題檔案，做好進(jìn)館前照片檔案的質(zhì)檢，同時(shí)按備份要求，做好照片檔案的備份。

（四）發(fā)揮重大活動(dòng)照片利用“新”格局，有效落實(shí)照片資源資政育人

科學(xué)管理重大活動(dòng)照片檔案是為了更有效地為照片檔案的開(kāi)發(fā)利用服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，重大活動(dòng)照片檔案信息資源越來(lái)越豐富，為更有效體現(xiàn)照片檔案其本身的價(jià)值，應(yīng)以科學(xué)管理重大活動(dòng)照片檔案為手段，以實(shí)現(xiàn)照片檔案的有效開(kāi)發(fā)利用。在日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇到為了找一張需要的原圖照片而大費(fèi)周折，有時(shí)甚至?xí)絼跓o(wú)獲。鑒于此，吳興區(qū)檔案局于2013年建立健全重大活動(dòng)照片專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，近年來(lái)，吳興區(qū)檔案局每年為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、區(qū)級(jí)部門(mén)和社會(huì)各界提供重大活動(dòng)照片資料查詢(xún)、編研、宣傳、展陳等200余人次，利用照片2100余張。吳興區(qū)檔案局同時(shí)根據(jù)實(shí)際查檔的需要，分類(lèi)匯總領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、公益活動(dòng)、招商引資活動(dòng)、重大事件等，不僅為綜合年鑒圖的編纂儲(chǔ)備了豐富的資源，更為主流媒體、新興媒體對(duì)外宣傳推介及各類(lèi)展陳等提供了數(shù)據(jù)支撐。

［1］ 嵇秋紅.探索重大活動(dòng)照片檔案的科學(xué)管理［J］.檔案與建設(shè)，2010（1）.

［2］ 錢(qián)章民.重大活動(dòng)數(shù)碼照片歸檔［J］.中國(guó)檔案，2015（10）.