新時期人事檔案管理效率提升路徑分析

葉 萍

（浙江省海寧市衛(wèi)生專業(yè)人才管理中心）

新時期我國經(jīng)過一系列的現(xiàn)代化改革，在人事檔案管理方面實現(xiàn)了初步的信息化革新，然而從實踐現(xiàn)狀方面觀察在管理效率方面并未得到顯著提升，只是完成了由紙質(zhì)化到電子化檔案形式的轉(zhuǎn)移。同時在管理的監(jiān)督、執(zhí)行、團(tuán)隊建設(shè)方面也相對欠缺，未能實現(xiàn)全面的革新與深化改革意圖。因此，需要從現(xiàn)狀出發(fā)對其中存在的問題、原因進(jìn)行解析，并找到對應(yīng)的解決策略。

一、人事檔案管理中存在的問題

新時期的人事檔案管理與傳統(tǒng)時期的人事檔案管理的區(qū)別在于檔案形式發(fā)生了變化，既有紙質(zhì)，也有電子檔案。由于電子檔案的改革與紙質(zhì)檔案并行，因此，在管理實踐中依然采用傳統(tǒng)時期的管理模式。由于固有模式中未能從思維高度、工具利用、人才培養(yǎng)三個層面建立關(guān)聯(lián)，并在信息技術(shù)基礎(chǔ)上挖掘其中的思維形式，因而沒有達(dá)到預(yù)期的改革效果；從而導(dǎo)致了人事檔案管理體系構(gòu)建層面、考核評估層面、匹配信息技術(shù)的編碼與排序等層面還未建立起有效關(guān)聯(lián)，發(fā)揮出與電子檔案管理需求相一致的效果。所以，下面根據(jù)實際現(xiàn)狀，歸納出三點比較突出的問題，分別是執(zhí)行與監(jiān)督不足、信息化水平有待提升、需要建立檔案管理團(tuán)隊。具體如下：

（一）執(zhí)行與監(jiān)督不足

在人事檔案管理中執(zhí)行力不足、監(jiān)督不到位屬于常見問題，其中的原因集中體現(xiàn)在制度層面的職能劃分后責(zé)任相對不清，未能使職能獲得信托責(zé)任下的發(fā)揮；尤其是管理執(zhí)行過程中，由于與管理制度對應(yīng)的運行機(jī)制相對不完整，而且在評估、激勵、競爭、文化等多機(jī)制之間未能建立起有效聯(lián)動。比如，程序缺少流程的細(xì)致化對應(yīng)，開展人事檔案管理工作中對檔案的入檔、存檔、提檔轉(zhuǎn)移、銷毀之間缺少一條線式的針對性管理，執(zhí)行過程中由于交叉、混淆不僅易出現(xiàn)錯誤，而且往往因管理層面的安全管理不到位造成了檔案遺失、損壞、記錄缺席等問題。

（二）信息化水平有待提升

人事檔案管理中的信息化革新已經(jīng)基本完成，從其表現(xiàn)觀察只是實現(xiàn)了形式上的轉(zhuǎn)化，即紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)移，管理模式上依然未發(fā)生多少改變，只是增添了辦公設(shè)備、完成了電子錄入、存檔案等，多由購買一些配套軟件開展工作。從信息化革新后的管理分析，管理中缺少信息化的對應(yīng)管理，沒有將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的融合理念加以貫徹；另一方面在信息化技術(shù)下的技術(shù)管理相對缺乏，大部分人事檔案管理中未能建立相應(yīng)的技術(shù)部分加以專門管理，同時在利用信息化技術(shù)完成人事檔案管理過程中依然存在電子檔案向紙質(zhì)檔案方面的再轉(zhuǎn)化，資源浪費較大。

（三）團(tuán)隊建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)

人事檔案管理中實現(xiàn)了信息化改革，對相關(guān)操作人員實施了基于計算機(jī)PC端的培訓(xùn)，但只是集中于基礎(chǔ)性的操作培訓(xùn)，在實質(zhì)上也未能引入團(tuán)隊建設(shè)理念，依然固守于團(tuán)隊就是一個組織、一個團(tuán)體，缺少從形式上的團(tuán)隊之外的團(tuán)隊要素構(gòu)成角度對其中的內(nèi)容需求、技術(shù)需求、知識復(fù)用等加以考慮。因此，新時期的人事檔案管理效率過低導(dǎo)致在人才方面、團(tuán)隊建設(shè)方面相對欠缺，需要建立基于技能素質(zhì)的人事檔案管理團(tuán)隊。

二、管理效率提升路徑及策略

新時期的人事檔案管理中的效率提升路徑集中在思維模式、工具融合、人才培養(yǎng)三個方面，因而下面就以此進(jìn)行針對性探討。

（一）引入新思維，提升管理效率

思維路徑下的人事檔案管理效率提升措施集中在系統(tǒng)思維、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、以人為本三個方面。因此在實踐過程中，可以在制度層面設(shè)置好系統(tǒng)，按照統(tǒng)籌管理的制度化思路，將程序、流程、條例規(guī)定進(jìn)行明確化說明；其中可以突出工具利用過程中的多媒介融合，并從管理對象與管理主體出發(fā)，將以人為本落到制度之上。按照現(xiàn)階段的具體情況必要增加制度管理中的“信托責(zé)任”，可以從管理中的職能大小對應(yīng)設(shè)置責(zé)任范圍，同時建立一個檔案管理層面的責(zé)任追究制度，即對管理者實施永遠(yuǎn)存檔的方法，督促管理者必須根據(jù)職能要求完成其管理職責(zé)。另一方面，根據(jù)“制度為綱、機(jī)制為實”的原則，運用系統(tǒng)思維對多種機(jī)制進(jìn)行統(tǒng)一分析，建立一個圍繞評估機(jī)制的多機(jī)制并行的評估考核體系，推進(jìn)制度在實踐層面的執(zhí)行監(jiān)督，以及完成激勵機(jī)制的對應(yīng)性落實，提高管理效率。

（二）應(yīng)用新技術(shù)，促進(jìn)管理資源融合

人事檔案管理的對象是人事，也可以劃分到資源管理；因而在多媒介工具之間應(yīng)該注重一些關(guān)聯(lián)性分析，提高人事檔案信息方面的管理效率。具體操作中可以借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維所承載的 “融合”思路，將人事檔案管理的查詢設(shè)備、錄入操作設(shè)備、辦公管理區(qū)域的信息設(shè)備進(jìn)行關(guān)聯(lián)；然后在關(guān)聯(lián)基礎(chǔ)上，為其中的信息化利用搭建起一個區(qū)域內(nèi)的平臺，提高內(nèi)部人事檔案管理工作中的信息交流；尤其是通過工具平臺可以深化信息化管理模式的實踐，使傳統(tǒng)的檔案管理模式得到完善與補(bǔ)充；尤其是在紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理兩種版本并行的基礎(chǔ)上，應(yīng)該使紙質(zhì)檔案管理作為電子檔案管理中的最后屏障，保障信息化風(fēng)險管理的有效。因而在實踐中需要完成電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的一體化管理程序，對應(yīng)的編號設(shè)置，以及同一化管理。另外需要建立一個專門化的信息技術(shù)管理部門，使技術(shù)管理變成新時期人事檔案管理的一個重要組成部分，提高信息化的人事檔案管理工作效率。

（三）以人才為本，建立新團(tuán)隊

人事檔案管理效率低下的最大原因來自人才，因而在解決目前現(xiàn)狀與問題時應(yīng)該重點增加與新時期以及未來人事檔案管理工作發(fā)展相適應(yīng)的人才培養(yǎng)計劃。具體來看需要引入人力資源管理的思路，從以人為本的基本理念出發(fā)，將管理人才的個體發(fā)展與人事檔案管理部門的發(fā)展并行推進(jìn)；在培養(yǎng)過程中重點從管理思維、管理路徑、管理技術(shù)、安全管理等多個層面建立一個以人才為本，以管理者素質(zhì)為內(nèi)容的培養(yǎng)體系。并在培養(yǎng)中注入團(tuán)隊建設(shè)中的合作精神、項目下的人力要素匹配等，使人才路徑下的人才培養(yǎng)既具有個性，又能夠滿足團(tuán)隊合作需求、項目下的人力資源配置需求。尤其需要將文化建設(shè)融入到人事檔案管理團(tuán)隊建設(shè)之中，以價值導(dǎo)向加緊團(tuán)隊之間的凝聚力，并在文化推進(jìn)中使各種差異化的個性在團(tuán)隊中轉(zhuǎn)變成一種寬容性的能力型人才的人格塑造，完成新時期人事檔案管理團(tuán)隊建設(shè)中的內(nèi)容訓(xùn)練。另一方面，應(yīng)該通過訓(xùn)練過程進(jìn)行一些管理人才評估考核，對其知識結(jié)構(gòu)、參與程度、活躍度、創(chuàng)新力、知識復(fù)用能力等進(jìn)行歸納，以比較優(yōu)勢再實施深度培養(yǎng)，通過個體的全面發(fā)展促進(jìn)管理團(tuán)隊管理實踐效率的整體提升。

新時期人事檔案管理工作雖然完成了形式上的革新，但是對于系統(tǒng)思維、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維指導(dǎo)下的管理體系構(gòu)建、資源融合利用，以及團(tuán)隊建設(shè)仍相對欠缺。建議根據(jù)現(xiàn)在遇到的具體問題全面反思，從思維路徑、工具路徑、人才路徑三條路徑中針對性實施管理；具體措施中可以通過制度完善、機(jī)制體系化構(gòu)建，以及工具利用、平臺建設(shè)等各個方面促進(jìn)管理效率提升。

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