加強政府采購檔案管理規(guī)范化建設的思考

曹 雷

（平湖市公共資源交易中心）

《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內(nèi)容作出了明確規(guī)定：“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他有關文件、資料。政府采購檔案是反映政府采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存利用政府采購檔案，可以為政府采購的統(tǒng)計分析、總結經(jīng)驗教訓、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關政策等各項工作提供客觀依據(jù)。

一、規(guī)范政府采購檔案管理意義重大

（一）政府采購檔案是政府采購活動的真實記錄

政府采購部門是主要通過公開、公平、公正地進行招標投標活動來體現(xiàn)其提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人的合法權益，促進廉政建設的職能。因此，它的檔案是否系統(tǒng)、完整、真實地記載了政府采購活動的全過程，直接反映政府采購工作質量。首先它為委托單位保存了真實可靠的原始資料；其次便于有關部門及管理組織對資料的備查、參考和利用，為經(jīng)濟建設服務發(fā)揮著不可忽視的作用。再次，它是工作人員學習、研究、總結，提高工作水平的現(xiàn)實教科書。

（二）政府采購檔案是防范政府采購風險，減少法律責任的重要保證

完善的政府采購檔案，不僅在規(guī)范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也起到關鍵作用。目前質疑和投訴政府采購機構操作程序、評標過程的情況時常出現(xiàn)。由于在構成法律責任的要件中，最根本的一條就是必須有損害事實存在，并能證明這種損害是由政府采購工作人員的過失所造成的。因此，政府采購部門依據(jù)法律提供政府采購工作檔案，為免除法律責任，保護政府采購部門合法權益起到了十分重要的作用。

（三）政府采購檔案是強化內(nèi)部管理，提高政府采購工作質量的重要環(huán)節(jié)

規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人的合法權益，促進廉政建設，是政府采購的目的。因此，只有加強政府采購的內(nèi)部管理，才能實現(xiàn)政府采購的目的和原則。隨著改革的不斷深化、法制的不斷完善，對政府采購的要求也越來越高，改革落后的管理體制，實行跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成上規(guī)模的集中采購已勢在必行。因此，政府采購的檔案管理必須與政府采購事業(yè)的快速發(fā)展相適應，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、制度化。

二、當前政府采購檔案管理工作中存在的問題

在實際工作中，一些政府采購部門片面地追求采購活動的業(yè)務效果，而忽略了采購檔案的管理，主要存在以下問題：

一是設施設備不完善。交易中心政府采購部門沒有設置專門的政府采購檔案庫房，檔案櫥柜往往也沒有規(guī)范使用。

二是檔案管理專業(yè)人員配備不到位。大部分單位沒有配備政府采購檔案管理專職或兼職人員，采購業(yè)務人員自己管理的業(yè)務檔案現(xiàn)象較為普遍。

三是制度建設不到位。一些單位沒有結合實際認真執(zhí)行政府采購檔案管理制度，存在不能及時整理裝訂、隨意擺放、散失損壞、檔案隨人走等現(xiàn)象。

四是采購檔案記載不注重細節(jié)。特別是缺乏一些關鍵環(huán)節(jié)實質性內(nèi)容記載，如：參與投標的供應商概況、在激烈的競標過程中各供應商的承諾情況、在嚴肅的評標過程中對各供應商的評價情況等等，因記錄很少，甚至于沒有記載，結果導致有的采購檔案無法體現(xiàn)出政府采購工作公平、公開、公正的原則；有的因采購檔案記錄不詳細，導致口說無憑，對某些中標供應商坑害消費者利益的行徑失去了追究的依據(jù)；有的采購資料未收集，被某些人利用，造成責任不清、難予追究等。

五是政府采購檔案基礎工作薄弱。由于一些單位對業(yè)務檔案重視程度不夠，疏于管理，使得工作人員放松了填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的基本工作，影響了整個政府采購基礎工作水平的提高，甚至給不法分子造成可乘之機。

三、提高政府采購的檔案管理水平的基本路徑

（一）強化依法建檔意識

目前政府采購工作主要人力物力放在采購業(yè)務上，對政府采購檔案的管理意識比較淡薄。因此，要加強政府采購檔案工作，首先要加強對《檔案法》及有關法規(guī)、規(guī)章的宣傳，提高交易中心平臺上各政府采購部門的檔案管理規(guī)范意識和法制觀念，創(chuàng)造一個良好的政府采購檔案工作的外部環(huán)境，形成自覺依法加強檔案管理，主動為社會經(jīng)濟服務工作。

（二）夯實政府采購基礎工作

一方面，政府采購部門應落實具體的科室負責檔案管理，穩(wěn)定檔案管理人員，制定崗位責任制，為做好檔案工作提供基本的條件。另一方面，應當建設專門庫房，配置防火、防濕、防蟲、防鼠、防塵、防盜、通風等設施，安裝必要的檔案管理設備，如有條件的，還可以啟用檔案管理網(wǎng)絡軟件管理，通過局域網(wǎng)實現(xiàn)資源共享。

（三）加強專業(yè)人才培養(yǎng)力度

政府采購檔案管理也是一門專業(yè)技能，需要人崗匹配。由于政府采購檔案門類較多，載體成分不同，管理較為復雜，這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、整理、保管，而且還要會分類登記、文字說明、檔案排列上架。因此在配備專、兼職檔案管理人員后，應進行基礎入門培訓，使他們明確工作范圍及職責，懂得和掌握與其工作有關的基本知識，熟悉操作技能，增強事業(yè)心和工作責任感。必要時組織到先進地區(qū)參觀學習或參加有關部門組織的培訓，交流經(jīng)驗、開闊視野、拓寬思路，指導從業(yè)人員干好本職工作。

（四）建立采購專業(yè)檔案統(tǒng)一標準

由于政府采購工作有它的特殊性和復雜性，其檔案管理工作還缺少嚴格的制度和較為適用的統(tǒng)一標準。要提高政府采購檔案管理水平，就必須建立健全嚴格的制度，規(guī)范統(tǒng)一標準。

1.統(tǒng)一政府采購項目檔案內(nèi)容。具體可分為采購項目計劃、前期準備材料、招標文件材料、開標文件材料、投標（報價）文件材料、評審文件材料、中標文件材料、項目合同、驗收文件材料、其他等十類。

2.統(tǒng)一政府采購檔案的基本標準。包括：項目資料是否有遺漏和相互矛盾；采購操作中形成的文件和材料是否齊全；必須是原始件的是否以復印件替代；文件資料中的簽名、印鑒是否齊全；其他不符合項目檔案完整性、真實性的情況是否存在，如發(fā)現(xiàn)項目資料不符合要求的，項目負責人應盡快補齊相應材料。項目負責人應根據(jù)實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效。

（五）建立健全政府采購檔案管理一系列制度

1.明確職責與分工。采購業(yè)務部門負責在政府采購項目執(zhí)行過程中認真收集并妥善保管采購文件和記錄；檔案部門人員負責檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作，并負責定期制作項目歸檔情況明細表；項目的采購文件及記錄未移交前，由項目負責人和經(jīng)辦人員對項目資料的真實性、完整性、有效性負責并妥善保管，移交后由檔案人員負責。

2.明確歸檔要求。檔案歸檔應注意保證貯存場所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作；應按照歸檔內(nèi)容要求負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項目檔案的標識清晰有效；檔案應按照年度編號順序進行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。政府采購活動檔案記錄至少應當包括下列內(nèi)容：采購項目類別、名稱；采購項目預算、資金構成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；邀請和選擇供應商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因；采用招標以外采購方式的相應記載。

3.嚴格借閱制度。因工作需要確需借閱政府采購項目檔案的，應辦理詳細的登記手續(xù)，防止涂畫、拆封、調(diào)換、遺失、損壞等情況的發(fā)生。借閱應規(guī)定一定的時限，借閱期間，借閱人對所借檔案的真實性、完整性負責。

4.嚴格銷毀程序。政府采購檔案部門提出檔案銷毀清單及銷毀意見并登記造冊。銷毀意見報單位領導同意后，上報經(jīng)同級政府采購管理機構批準。銷毀政府采購項目檔案時應由政府采購檔案部門、采購部門、同級政府采購管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀政府采購項目檔案前，應認真核對清點銷毀的項目檔案；銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。

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［2］ 尹艷.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策［J］.科技信息，2014（14）.

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