加強醫院編外用工檔案管理迫在眉睫

王 莉

（縉云縣人民醫院）

醫院編外用工檔案是指醫院除正式由人事局統一招入以外的從事醫務工作形成的具有保存價值的多種載體的歷史記錄，如從事年份，工作工種，文字記錄、照片、錄像帶、光盤、證件、憑據等。反映了這部分群體從事醫院各類工作的經驗積累和他們的生活狀態，具有重要的保存價值，也有利于做好本醫院人事流動檔案工作和維護醫院編外用工應有的權利。在實際工作中，醫院編外用工檔案工作存在諸多問題，如何加強編外用工群體檔案工作，是迫切需要解決的問題。

一、當前醫院編外用工人員檔案管理存在的問題

（一）編外職工檔案意識非常薄弱

從20世紀90年代初，我國開展了大規模的人員編制體制改革，那時有一種工種叫合同工，實際上那時的合同工也即現在的正式工，但隨著醫院醫療體系的飛速發展，有限的人員編制使得其開展醫務工作力不從心，于是衛生系統部門聘用大量的有相關初級衛生技術資格畢業的編外，體制外的大量的人員作為編外用工作為醫院整個事業的補充。編外職工由于沒有體制內身份，對檔案的重要性認識不足，對工作中與自己有關的各種獎勵、評級、考核資料、勞動合同等很不重視。有調查表明，編外聘用人員“棄檔”現象較為普遍，致使一旦發生自身權益受侵犯事件時，不能利用檔案維護自身合法權利，檔案意識非常薄弱。

（二）編外職工檔案內容記載不全

近年來，隨著醫療機構改革的進一步深入，編外人員占比越來越大，編外職工流動更加頻繁。醫院短期用工、派遣用工、體制外合同用工等多種形式的用工并存，由于編外聘用人員流動比較頻繁，用工的檔案來不及收集歸檔。醫院人力資源和財務工作作為輔助二線部門，人力資源管理不夠細致，對于檔案的價值沒有充分的認識，未能及時收集和整理他們在單位工作、學習、考核等信息，人員流出后又未及時移交和轉遞，導致編外聘用人員人事檔案常常中斷，記載不完整的情況非常普遍。正常情況下，醫院編外用工人員檔案材料一般應包括：履歷表，派遣（證）單，轉正表，考核表，職稱評審材料，檔案工資變更記錄，獎懲記錄，黨團組織材料等。由于編外人員的流動性較大，醫院未及時收集和整理編外聘用人員的檔案材料，造成編外人員檔案的信息未能隨工作經歷的增加而增多，尤其是缺少反映當事人綜合能力、素質和權威部門認定的業績考核材料，這給用人部門選擇人才帶來困難，也使編外聘用人員人事檔案的價值隨之降低。

（三）編外職工檔案管理制度規范十分缺乏

當前，醫院編外用工檔案管理工作缺乏制度規范，日常沒有把編外用工的規章、制度納入整個醫院的管理制度中，使之成為一項常規工作，也沒有建立合理的崗位上升、競爭入編機制，充分發揮他們主觀能動性。從而在實際工作中，引起編外用工來去自由，今年在這醫院，明年到另一醫院，上月還在這，下月離開這，時常變更，沒有對編外員工問題形成一個完整體系的規范，從而也沒有一個完整的檔案錄入工作，使“無位”而“無為”，檔案的完整得不到保證，無法為日后開展利用提供保障，也無法在維護醫療服務過程中合法權益發揮應有的作用。關于編外用工相關制度缺乏，造成檔案利用效率極度低下。

二、如何加強醫院編外用工人員檔案管理

（一）加強編外用工檔案管理重要性的人事

目前，醫院普遍對編外用工檔案的作用不了解，對檔案價值不重視，檔案意識非常低下，事實上，編外用工檔案是從事過醫務工作人員今后辦理養老保險、從事其他醫療部門、接受相關政審等的重要依據，也是確定在沒有入編之前的基本來歷、工作經驗、計算工齡的重要參考。由于這部分的普遍缺乏檔案意識、不了解作用，在反復擇業中，“棄檔”“丟檔”的情況大量發生，給自己及相關部門帶來極大的麻煩。目前，人員流動已成為常態，社會也已進入信息化時代。人力資源的合理配置、用人單位和聘用人員之間的溝通和聯系、單位自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、完整的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開檔案工作的有效運轉。因此，無論是檔案管理部門、醫院職能部門還是個人，都要加強對編外用工檔案管理的重要性的認識。

（二）專門成立編外用工檔案管理工作領導小組

把編外用工檔案管理納入常規工作，與編內人員檔案管理工作并駕齊驅，并成立以部門主要領導為組長，部門檔案室工作人員和編外用工相關工作人員為組員的工作小組，工作小組的職責是：將多年來積累形成的編外用工統一收集起來，進行分類，整理，對遺缺之處進行補充錄入，最大限度地維護編外用工的齊全完整；牽頭制定符合本單位的編外用工管理制度，工作職責，包括簽約合同時間、規范細則、工作獎罰、辭退雙簽名等措施，并納入單位年終考核之中，確保編外用工管理工作落到實處。

（三）保障編外用工人員檔案的完整與真實

現在，由于編外用工檔案管理工作不到位，加之編外工本身檔案意識低，如，有部分醫務工作者入職時沒有登記相關信息，離職時也沒辦理手續，造成材料缺失，檔案室人員也未督促這一部分工人及時補辦并歸檔保存，致使編外用工實際工作年限、工作經歷無法證明。這一情況大量存在，因此，工作小組要加強與招聘為編外用工的本人聯系，對每位編外用工參加工作時間、實際工作年限、聘用合同、離職證明以及身份認證等信息進行詳細摸底和審核發認定，并對所有資料進行取證添補，確保編外用工檔案信息的完整與真實，做到有始有終。

在實際工作中，我們檔案管理部門還要著眼于社會需求，積極拓寬編外用工的開發利用渠道，一方面加快推進編外用工檔案錄入數字化進程，提升數字檔案質量，方便檢索查閱檔案，另一方面深化編外用工檔案編研，積極為醫療部門編內醫務用人提供決策參考。