疾病預防控制中心檔案管理研究

莊勇

摘要：隨著疾病預防控制事業的不斷發展，檔案管理已經成為疾控事業不可缺少的一部分，并且是非常重要的一環。在當下，做好檔案管理工作是搞好疾病預防控制的重要途徑，疾病預防控制中心檔案管理也必須與時俱進、加快發展。

關鍵詞：疾控中心 預防控制 檔案管理

中圖分類號：G2759文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）11-0254-01

疾病控制檔案是指在從事疾病防治衛生監測及其他各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、計算機磁盤、光盤等不同載體和形式的歷史記錄。

一、疾病預防控制檔案管理工作的基本內容和要求

疾病預防控制檔案主要是指各級疾病預防控制中心在疾病控制、衛生監督以及各種文體事物中形成的檔案材料。一是有關綜合管理方面檔案。包括上級下達的指令性、指導性文件，各種傳染病、計劃免疫工作規劃，衛生監督、監測質量的要求，工作規劃、總結，各項規章制度以及在工作中形成的各種會議通知紀要等資料。二是疾病預防控制管理方面的檔案。包括疾病預防控制工作中形成的各種資料。如：兒童預防接種疫苗的管理材料，衛生監督材料，疫情、感染事故、食物中毒、個別違法案例分析材料，以及各種毒理檢驗材料、化驗材料。各種傳染病、地方病、慢性非傳染的防治規劃方案，控制措施及防治效果評價，流行病學調查分析、個案調查、專題總結及傳染病死因報告卡。常規“四苗”接種率的有關表、簿，以及預防接種異常反應的調查和處理報告。三是衛生監督監測的各種法律文件和各種規范的文書。如：各種發放證照的書面申請、現場監測數據、樣品檢驗、實驗結果報告。開展各項疾病預防控制工作形成的照片、錄音、錄像等材料。

二、疾控中心檔案管理體制及其職責

第一，檔案工作實行分級負責制，由一名中心主任負責領導檔案管理工作，并列入分管主任崗位職責。本中心設立檔案室，負責中心文書檔案管理，對各種門類、載體的檔案由各科所進行管理。中心檔案室的主要任務是：

（1）負責建立健全本中心檔案管理工作的各項規章制度，指導和檢查各科室文件資料的收集、整理、立卷、歸檔工作等

（2）負責中心文書檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、統計、保管。

（3）負責組織本中心各科所檔案管理員的業務培訓，開展檔案信息交流。

第二，各部門的檔案工作實行科主任負責制，設1-2名兼職檔案員，具體負責本科室檔案材料的收集、整理和歸納工作。

第三，將檔案工作列入各科室工作人員崗位職責范圍，每個工作人員應做好檔案材料的形成、積累、整理、歸納工作，將工作中產生的檔案材料工作完成順序，及時整理齊全，交本科室檔案員整理后歸檔，任何個人不得據為己有。

三、檔案材料的歸檔范圍主要有

凡是反映本中心工作活動，具有查考利用價值的文字、照片、錄音帶、光盤等不同載體的文件均應收集歸檔。

（1）上報、下發的文件及下級單位的有關資料，請示與上級的批復。

（2）本中心的工作計劃、總結、報告、條例、規章、制度、組織沿革、大事記等。

（3）本中心召開的黨政職工代表大會，業務會議通知、記錄、紀要等會議材料。上級頒發的獎狀、榮譽證書等。

（4）各種國產和國外進口的儀器設備的全套隨機文件材料，主要包括購買申請、批復、大型設備的招標書、合同、圖紙、說明書、合格證、裝箱單、校準證書、使用、校查、保養、隨機軟件等。

（5）疾病預防控制的法律、法規、標準及各項規章制度、傳染病和慢性病的流行病學調查、防治規劃、總結和監測點的記錄。

（6）計免、疫情、計劃免疫方案，免疫效果觀察和接種事故調查，疫情報表和統計分析。

（7）消毒殺蟲滅鼠計劃，實驗數據標本，監督審批材料。

（8）空氣、水和公共場所監測記錄、報告。預防性衛生評價材料。

（9）農村改水改廁等調查評價材料。

（10）電離輻射防護與安全監測評價材料，防護措施研究材料。

（11）檢測使用的各種標準方法、非標準方法及相關資料，檢測報告存根。

（12）質量體系文件及質量體系運行產生的相關記錄。

（13）宣傳教育規劃，宣傳手冊、照片、錄像等材料。

三、結語

綜上所述，隨著防病形勢和人民群眾需求的不斷變化，疾病預防控制工作不斷拓寬，業務管理也在由粗放式轉向精細化。為了使疾病預防控制檔案的信息資源得到充分開發和利用，為了提高疾病預防控制檔案的使用效率和作用，必須加強建設疾病預防控制中心檔案管理，并且充分利用檔案管理，為我國的疾控事業作出貢獻。

責任編輯：孫瑤