高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策

劉曉靜

摘要：每一名學(xué)生都有自己的檔案，記錄著其在學(xué)習(xí)生涯中得到的獎懲情況，這對學(xué)生的未來發(fā)展是非常重要的，因此，高校的檔案管理工作就顯得至關(guān)重要。但是由于我國高校還在延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理工作存在各種各樣的問題，這應(yīng)引起高校管理者的重視，并加以改善。本文對檔案管理工作進(jìn)行簡單研究和分析，希望為未來的高校檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 主要問題 對策

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2016）11-0255-01

高校檔案對學(xué)校、學(xué)生和社會有著重要的作用。通過檔案我們可以了解到學(xué)校的發(fā)展歷史，學(xué)生在學(xué)習(xí)生涯中發(fā)生的重大事件，它真實(shí)地記載著學(xué)生和高校的發(fā)展歷程，對學(xué)校和社會具有非常大的考察價值。隨著教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)引起關(guān)注，如何加強(qiáng)高校檔案的管理，已經(jīng)成為教育事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)問題。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視

領(lǐng)導(dǎo)作為學(xué)校的管理者和引導(dǎo)者，其對檔案管理工作的態(tài)度影響著檔案工作的整體發(fā)展勢態(tài)。由于受到傳統(tǒng)觀念和個人主觀意識的影響，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作都不太重視，在潛意識之中，只關(guān)注著學(xué)校的建設(shè)和學(xué)生成績的提高。更有甚者認(rèn)為檔案管理工作是一種悠閑的、無足輕重的工作，檔案管理員的存在是可有可無的，檔案就保存在管理室，沒必要投入更多的經(jīng)費(fèi)和人力、物力。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的態(tài)度影響著檔案管理人員對檔案工作的看法，從根本上影響著檔案管理工作的發(fā)展。[1]

（二）檔案管理意識薄弱

檔案管理工作是比較枯燥的，其背后的辛勞也是不為人知的。由于檔案管理工作發(fā)揮的作用不能在短期顯現(xiàn)效果，所以經(jīng)常被領(lǐng)導(dǎo)和同事所忽視，甚至有人產(chǎn)生檔案沒有什么用處的錯誤想法。檔案管理工作人員受到各種各樣的外界因素影響，輕視本職工作，不能有效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊帽韭毠ぷ鳌８猩跽邔n案管理不周，把文件、資料亂扔亂放，造成檔案文件缺失，這對學(xué)校的發(fā)展有著非常大的影響。有的高校在檔案管理方面沒有出臺相關(guān)制度，有的學(xué)校雖然有制度，但是由于缺乏有效的監(jiān)管，也無法嚴(yán)格地實(shí)施下去。這些都是檔案管理意識薄弱的表現(xiàn)，對今后檔案管理工作的發(fā)展有著不利的影響。

（三）檔案管理技術(shù)較落伍

隨著社會科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)社會發(fā)展的需要，計算機(jī)的管理模式逐漸走上了舞臺。由于計算機(jī)是一種高新科技產(chǎn)品，在使用計算機(jī)管理檔案時，容易發(fā)生一些故障，管理人員不能很好地解決問題，就會給檔案的管理帶來巨大隱患。

二、如何改善高校檔案管理工作

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理對學(xué)校及社會發(fā)展的重要作用，引導(dǎo)有關(guān)部門做好宣傳工作，提高全校師生對檔案管理的重視。在建設(shè)方面，給予檔案管理部門一定的重視，加強(qiáng)檔案管理部門建設(shè)，加大檔案管理設(shè)備的采購。高校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該提高自身的素質(zhì)，學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的知識，加大檔案信息的利用率。以自身做表率，提高檔案管理者對工作的重視度，為學(xué)校的發(fā)展做貢獻(xiàn)。[2]

（二）健全、落實(shí)檔案管理制度，提高檔案管理意識

有完善的規(guī)章制度，才能保證一項工作良好地開展和進(jìn)行。有關(guān)高校要建立完善的規(guī)章制度，加強(qiáng)工作人員的管理，建立管理人員責(zé)任制，做到有錯必罰，有功必賞，培養(yǎng)管理人員的積極性。在檔案管理方面，領(lǐng)導(dǎo)要派專人進(jìn)行檔案管理工作，做好歸類、擺放、收集等工作，并要求有關(guān)部門定期進(jìn)行檢查，形成良好的運(yùn)作體系，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的目標(biāo)。在完善檔案管理制度的同時，要在實(shí)際工作中把制度落實(shí)在檔案管理中。加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，讓管理人員自覺、熱情地投身到檔案管理工作中，使檔案管理工作變得不再枯燥，使檔案管理工作變得更加科學(xué)、更加高效，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的支持。

（三）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提高管理技術(shù)

在采用高科技管理檔案的同時，要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，組織管理人員參加有關(guān)的計算機(jī)培訓(xùn)。建立完善的操作管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)能夠強(qiáng)有力地運(yùn)行下去，加強(qiáng)管理人員對計算機(jī)操作軟件的學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能，保證檔案管理的正規(guī)操作。在計算機(jī)檔案管理中，由于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展較為復(fù)雜，高校領(lǐng)導(dǎo)要做好管理人員安全意識的培養(yǎng)，以提高檔案管理的安全性能。[3]

三、結(jié)語

綜上所述，高校要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，積極努力提高檔案管理工作的效率，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技術(shù)和知識，做好檔案管理規(guī)章制度的建立和實(shí)施，為學(xué)校的今后發(fā)展奠定堅固的基石。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪瑾.高校檔案工作人員結(jié)構(gòu)存在的問題及對策[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014，02：20-37.

[2]朱同發(fā).進(jìn)一步深化高校管理工作改革的思考[J].延邊大學(xué)學(xué)報，2014，03：12-38.

[3]劉樂.新時期高校檔案管理工作面臨的新課題[J].南方冶金學(xué)院學(xué)報，2014，04：45-64.

責(zé)任編輯：孫瑤