基于公眾需求的檔案館服務能力建設研究

馮春爽 韓雅倩

［摘要］目前，檔案館的服務能力同公眾對檔案的需求并不是對等的，存在一些差距。因此，對檔案館的服務能力進行研究以及探討影響檔案館服務能力的一些因素，找到解決的方法，可以幫助提高檔案館的服務能力，減少檔案館的服務能力同公眾對檔案需求的差距，促使檔案館服務能力的提高，實現檔案館的價值。

［關鍵詞］檔案館；服務能力；公眾需求

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.108

［中圖分類號］G273.5 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01

截至目前，我國檔案館的服務能力同公眾對檔案的需求還存在一定的差距。從整體的角度看，檔案館的服務能力不單單受到檔案信息資源的限制，還受到檔案被公眾利用需求的限制。從公眾利用需求的角度來分析檔案館的服務能力，除了體現了“以人為本”的發展理念，還可以針對性地提出合理有效的提高檔案館服務能力的方法，幫助檔案館滿足公眾對檔案利用的需求，最大程度上實現檔案館中檔案的價值。

1 公眾需求特征

公眾檔案信息需求的特征主要有三個，即層次性、多元化、個性化。

首先是層次性。檔案的信息透明化公開化是滿足公眾檔案利用需求的物質基礎，滿足檔案館信息檢索系統的需求是技術方面的基礎。公眾只有通過信息檢索系統進行檢索才能找到自己所需要的檔案文獻信息。公眾對檔案信息傳播服務的需求主要表現為高效性和便利性，即公眾通常希望用最短的時間和最方便的行為來獲得自身所需的檔案文獻。

其次是多元性。隨著社會活動的不斷增多，活動的領域漸漸變得廣泛，檔案利用主體也變得多元化，從而公眾對檔案的利用需求也漸漸往多元化方向發展。

最后是個性化。個性化的產生是公眾趨向多樣性所產生的結果。每個公眾都是一個獨立的個體，有著不同的思維及思考方式，喜好也各不相同，同時也具備不同的知識水平。從而，公眾對檔案的需求也呈現個性化特征。

2 影響檔案館服務能力的因素

2.1 檔案信息資源的可獲得性

檔案信息資源的可獲得性主要是指公眾是否可以利用與自身需求匹配的檔案館中的檔案文獻信息的問題。公眾在選擇自己能夠利用、選擇的檔案文獻時，往往會采用與自己需求相符合的方式，通過符合程度來對自己利用的信息資源進行評價和選擇。從某種方面上看，公眾的檔案利用需求是檔案資源建設的一個重要的標準和風向標，檔案資源的建設需要以公眾對檔案的利用需求為基礎。由于很長一段時間內我國檔案館的管理模式都是傳統的，并且檔案利用意識較低，我國檔案館的檔案資源建設都存在選擇性偏好問題，反映黨、反映政治的文獻居多，而與民眾自身利益有關聯的檔案則被限制，處于無序管理的狀態。對于公眾來說，其不能通過一般的方法來獲得自己需要的檔案信息，導致需求和供給不匹配。供需不匹配的現象阻礙了公眾滿足自身需要的愿望的實現，同時還造成檔案館中大量的檔案文獻積壓。

2.2 檔案信息資源利用的隨時性

檔案信息資源利用的隨時性主要是指公眾能否全天24小時通過相關的途徑獲得自身需求的檔案文獻。中央檔案館館長楊冬權在全國檔案局長館長會議上的講話中提到要推出全天候的服務、一站式服務、電話查詢、節假日查詢等各種人性化服務。這些服務的提出得到了公眾的推崇和好評。從中不難發現，各級別的檔案館在滿足公眾對檔案利用的時間問題上做了很多的努力，然而到現在，全天候的檔案信息的服務僅僅停留在提供政府有關決策信息上，并沒有全面實現全天候服務，并沒有建立起真正完整有利于公眾實現自身需求的網站，也影響了檔案館的服務能力的實現。

2.3 檔案信息資源的可接近性

檔案信息資源的可接近性就是指公眾能否把獲得的檔案信息進行利用的可能性。由于檔案館建設、管理存在一些問題，造成我國檔案信息的資源很難互通互聯，檔案信息較為分散，然而公眾卻要求檔案資源的集中度要很高。這便造成了在通常情況下，如果公眾想要找到一個符合自己需求的檔案文件，必須來回在不同檔案館之間奔走尋找。然而人們往往希望用最小的努力來完成自己所想要做的事情，因此，檔案信息的分散化使公眾對檔案館服務能力產生不滿情緒，對檔案利用的想法也會漸漸變少，最終的結果會影響到檔案服務能力的實現。

3 解決檔案利用問題的途徑與方法

3.1 提供檔案利用的全天候無障礙服務

檔案館要實現全天候無障礙的服務，需要分步建設。首先，檔案館可以開發更為人性化的檢索服務，提供預約查檔等；其次，利用相關的網絡平臺對服務方式進行全方面創新改革。

3.2 培育社會公眾的檔案意識

培育公眾的檔案意識可以促進檔案館服務能力的提升。要培養公眾的檔案意識主要從兩方面進行：一方面是從不同方面培養檔案公眾的檔案意識，檔案不僅僅單純地培養公眾利用檔案的意識，還要培養公眾的檔案保護意識及法律意識等，讓公眾明白保護檔案的義務和責任；另一個方面是通過各種途徑培養公眾的檔案意識，可以通過舉辦展覽會、開設講座等形式，讓公眾明白什么是檔案，檔案的作用，也可以利用媒體來進行宣傳。

4 結語

當前，我國檔案館的服務能力同公眾對檔案的需求存在一定的差距。這影響了我國檔案服務能力的提高。本文首先介紹了公眾利用檔案的需求，對這些需求進行分析，總結了需求的特征，然后通過現有的檔案館的管理模式，指出檔案管理存在的問題，對服務能力缺乏的原因和影響因素進行了分析，最終給出了兩個解決的方法，希望本文對業內或者有需要的人士提供參考和幫助。

主要參考文獻

［1］丁雪琴.基于公眾需求視角的檔案館服務能力可及性研究［J］.檔案,2013(6).