高校行政管理存在的問題及解決對策
——以S學院為例

劉能英/福建衛生職業技術學院

高校行政管理存在的問題及解決對策
——以S學院為例

劉能英/福建衛生職業技術學院

隨著高校辦學規模不斷擴大，高等職業教育改革地不斷深入，高校行政管理水平停滯不前，存在的問題日益突出，嚴重制約著學校的發展。

高校；行政管理；問題分析

高校行政管理工作是高校運行的核心內容，是高校實現人才培養、科學研究、實踐教學、服務社會等工作的保障，是高校管理水平和服務理念的集中表現，同時也是高校形象的重要反映。高校行政職能部門是聯系校領導班子和學院系所等相關行政部門的紐帶，它一方面為學校領導班子出謀劃策、參與學校決策的制定，是學校政策的輔助制定者，另一方面負責落實學校領導層的領導意圖，又是政策的執行主體，同時，在學校政策落實的過程中，它又是管理子目標的制定者，本身也具有計劃、組織、協調和控制的職能，所以它對一所高校的正常運作起著不可替代的作用。

我校于2005年由兩所中職學校合并升格組建，經過10年努力，教學硬件建設、專業建設和師資隊伍建設都取得了較大發展，招生規模迅速膨脹，而行政管理由于重視程度不夠，發展緩慢。

一、行政管理的現狀

（一）組織結構形式有待改進

我校機構設置示意圖：

首先從圖上可以看出，這與一般學校的組織結構沒有什么不同，各黨政機構與教學機構、教輔機構都是平級關系，工作各自開展，沒有領導關系，一旦有事務需要協調，只有院長副院長才能解決，特別是幾個教學機構，事務與各黨政機構密切聯系，但又有相對的自主權，任務分解下達到各教學機構后有可能被修改或拒絕執行；各教學機構間財產獨立核算，教學資源不愿共享，也影響了全校的統籌規劃。

其次各機構又有內在的一套分工系統，通過處長或系主任來接受任務，分給下一級，存在處長或系主任業務不熟悉，缺乏管理意識，雖然每個崗位都有崗位職責，但仍以領導意志隨意分工的現象；在平級單位共同完成某項事務時存在跳過處長或系部主任直接找負責人分配任務，發生事情后責任推諉現象。

第三各機構領導都是校長任命，多從教師骨干中挑選，雙肩挑成為中層領導的一大特色，一方面管理事務繁雜，經常開會，影響正常上課；一方面為了完成教學任務影響了行政管理，一堆人找領導簽字找不到人。

高校行政管理采用的是科層建制，實行的是黨委領導下的校長負責制，在校長下分設若干副校長，在校級管理層次上，設若干職能部門，每個副校長分管若干部處，每個部處又分若干科室或中心，分管具體的工作。學校的行政決策由上而下，逐級落實，為保證組織管理的一致性和明確性，各級組織通常制定一整套規則和程序來規范組織及其成員的管理行為，一切重要的決定和命令都會形成正式文件下達,并記錄在案，各個組織和成員嚴格照章辦事。但是,也不同程度地存在著條塊分割，部門交叉，推諉扯皮，官僚主義等問題，嚴重影響高校行政效率和質量。

（二）崗位人員配置不合理，分工不合理

在高校行政管理人員中經常說的是“忙的忙死、閑的閑死”，這句話反映出高校行政管理工作中存在崗位人員配置的不合理問題。一些部門中存在著人浮于事現象，而另外一些部門存在著超負荷工作的狀態，長期下來由于工作量相差很大，造成了工作的不對等，必然會影響行政管理工作的正常開展，影響行政管理效率。出現這樣問題的原因是行政崗位設置的不合理，目前高校中對于行政崗位人員的引進主要是采取定編定崗制，考慮的是部門設置和工作的分類，對具體工作任務量的大小并不做考慮，對此就出現了“忙的忙死、閑的閑死”現象。

我校在行政人員配置上還有官多兵少現象，例如一個處室有兩個處長，四個科長，兩個科員，處長的任務層層分配下達到科員，如果處長科長不具體負責，那就只剩下兩個科員干活；科長也有具體負責的事務，與下屬科員的職責完全不同，存在各干各活，科長不對科員事務指導并負責的現象。

（三）行政管理人員缺乏成就感

1．行政管理的重要性得不到承認

長期以來，高校里彌漫著教師至上的思想，行政管理人員常常不受重視甚至于被忽略，可事實上一所學校的運行，除了教學工作，還要有基礎建設、后勤保障、人事管理、財物管理等等繁雜的行政工作。各種各樣的工作組成了學校這一有機整體，沒有哪一樣是可以脫離出整體而運行其上的。誠然，高校要發展，教學水平、科研能力的提升很重要，但行政管理工作水平也需要相應提高，才不至于成為學校發展的短板。行政管理人員是高校不可缺少的群體，他們是高校管理的主體，也是行政管理的基礎。一般行政管理人員處在整個行政管理體系的最底端，是行政管理這座金字塔的基石，從事著行政管理中最日常、最基礎的工作，他們能否在工作中充分發揮積極性、主動性和創造性，將會直接影響學校行政效益的好壞和辦學質量的高低。而行政管理工作存在其特殊性:瑣碎、繁雜、程序性強、耗時又耗精力，長期從事這種事務性工作容易使人感到厭煩、迷茫、失落，找不到自我價值所在，從而產生職業倦怠現象。

2．個人職業規劃存在問題

從職務上，不少管理人員只能長時間停留在較低的職位上，在科員這樣底層的管理崗位上走完職業生涯，從職稱上，教師的職數是很多的，基本可以按部就班地競升到講師、副教授、教授，可是教育管理系列職數非常少，全校幾十上百個管理人員就只有十幾個職數，那意味著永遠只能是實習研究員，這種現象使管理人員往往感到前途渺茫，從而對工作缺乏熱情。

因為觀念上的落后，高校還是用傳統的人事思想來管理員工，沒有把員工當作寶貴的資源，只考慮使用而不注重開發，教師可以通過攻讀碩士、博士，至其它學校進修，或者出國訪問學習來充實完善自己，不斷提高學歷、學識，加強自身的競爭力，而行政管理人員機會非常少，特別是科員，沒有培訓機會，沒有外出參觀學習的機會，關在學校里埋頭苦干，不了解外面管理的新知識，不了解同行的進展，領導出去考察后，總結還得由下屬寫。如果有機會出去開會學習，落下的活回來還得加班做完，學習也有后顧之憂。缺乏培訓和再教育，使得一般行政管理人員不能與時俱進，工作效率低，缺乏自信心，也不能進行管理科研工作。

3．高校的待遇分配也有重教學輕行政的慣例

黨中央國務院出臺了一系列政策著力解決教師的待遇問題,卻從未對學校行政管理人員出臺相應政策，同年參加工作的，走教師系列的職稱上去了，福利待遇也上去了，而從事行政工作的福利待遇以不變應萬變，相形之下，心里難免不平衡。

（四）領導方式專制，相互間缺乏尊重

嚴格的科層制管理形式，決定了下級必須服從上級的指揮，部分集權、專斷、嚴厲型領導，壓抑了一般行政管理人員工作的積極性和創造性。學校一味強調行政人員的服務功能，部分學校管理者、教師、學生對行政管理人員即服務員的片面認識，以及一些人基于這個判斷而采取的態度，使行政管理人員得不到上級、教師和學生的尊重。

（五）管理制度形同虛設，工作缺乏規范

高校管理的各項規章制度非常多，但遇到具體問題，經常出現特例，各種領導的批示破壞了管理制度的權威。如成績管理規定中規定“學生經補考二門考試科或三門考試考查科不及格予以留級，考試成績高于70分予以同意免試”，有一個學生留級后寫了申請，校長批示同意60分以上給予免試，一紙批示就將成績管理規定給推翻了。雖然后來根據校長意見，修改了成績管理規定，但特批在前的事例舉不勝舉。一方面說明制度需要修改，一方面說明領導制定了制度卻不執行，隨意性強。由此行政管理人員工作不是遵章辦事，而是遵領導批示辦事，工作缺乏規范。

高校行政管理工作中一個最為重要的內容是接收文件、下達任務、落實任務。雖然近年伴隨著計算機及互聯網的普及，高校行政管理中的大部分工作依靠學校的校內網頁進行公布，提升了行政工作效率。但是在高校行政管理工作中，特別是校級黨政機關和各系部的溝通，大部分通過校內網正式通知的方式亦或是下發紙質正式文件的方式進行溝通，這就導致各機構中負責人員對文件內容理解的不同，常會出現一個問題的多個理解，造成工作上的負擔。經常出現在上報數據及文件的格式問題，由于部門單位的不同，就會出現文件格式的不同，具體的內容要求也不一致，給具體負責的行政人員帶來額外工作壓力。

二、高校行政管理問題解決對策

（一）從行政管理領導到教師要認識到管理的重要性，尊重行政管理人員的工作。從觀念上改變對行政管理人員的歧視，從而引發行為的尊重。

（二）搞高行政人員工作待遇及職稱待遇，增加學習培訓機會，不僅要掌握相關學科的理論知識,還需具備一定的業務能力、管理能力和組織協調能力，提倡做本崗位的專家，從而激發工作熱情，改進工作作風，提高工作效率，提高成員自我實現需求的滿足感。

（三）合理配置行政崗位人力資源，可以根據各職能部門及工作崗位的工作任務量大小來合理配備人員。一是減輕人浮于事現象，二是減輕工作量較大部門行政人員的工作壓力。另外在人員引進方面，應注重對工作量較大部門的傾斜，使得全校的行政管理工作在工作量的分配上趨于公平。

（四）及時修改規章制度，辦事有章可循，有章必循。

規范行政管理必須對行政管理制度及時更新，與時俱進，滿足新形勢下管理的需要。同時為了提高工作效率，對同級機構共同完成的任務，先制定出規范的流程，減少因不規范而重復反覆。