OA辦公系統在醫院圖書館中的應用

丘陵

摘要：醫院辦公自動化系統OA的建立和實施，改變了圖書館的工作模式，探討OA在圖書館的所發揮的作用。本文通過對我院OA辦公系統的主要功能的介紹，將OA辦公系統應用到醫院圖書館的工作管理中的方法。解決了圖書館文獻信息存貯、管理、傳遞等一系列的問題，減輕了圖書館工作人員大量繁瑣、重復的手工操作程序，提高了圖書管理水平和圖書館員的工作效率，使醫院圖書管理走向辦公自動化、標準化、規范化、集群化管理。

關鍵詞：OA辦公系統；圖書管理

廣西科技大學第一附屬醫院是一所“三甲”綜合性醫院。自2013年本院引進中聯公司的辦公自動化（OA）系統，醫院的管理模式發生了根本改變，將OA系統應用到圖書管理工作中，實現圖書館圖書采訪、圖書編目、圖書流通、文獻的檢索系統功能與醫院各科室工作模式相結合的應用。

辦公自動化系統（OA：office Automatoon）是將現代辦公和計算機功能結合起來的一種新型的辦公方式[1]。

1 醫院 OA系統構建

醫院OA系統根據圖書館的工作流程設置有館員工作管理、人力資源的管理、圖書館日常工作管理模式，

1.1個人工作管理 館員工作管理即個人工作管理系統，其主要內容包括：①“個人工作管理”，主要是通過計算機來對個人進行工作管理，建立個人工作計劃和目標，根據信息種類建立個人標簽，一種自我管理模式。②“待辦任務列表”，創建工作列表，提示個人所需要完成的工作任務。③“工作處理”，包括圖書館基礎業務工作、讀者服務工作、業務統計工作等。

1.2組織工作管理 科教圖書管理欄目包括院內學術動態、講課課件、SCI期刊總目錄、館際互借、科研課題、參考文獻管理。

2 OA在醫院圖書館工作中的應用

廣西科技大學第一附屬醫院中聯商務平臺，見圖1。

各科室可以通過醫院信息系統提供的管理平臺，進入中聯商務平臺界面，進行用戶登錄，進入新辦公門戶，根據圖書館的工作流程和業務管理，設制了科教圖書館專欄，實時了解醫院圖書館的館藏數據、流通數據，并支持lnternet范圍的Web查詢、續借、預約等，見圖2。

2.1圖書的采集工作 圖書采集必須了解讀者的需求，了解醫院科研發展的方向，目前醫學發展的最新動態，及館藏情況。圖書館員將每期的科技新書目錄的醫學分類目錄信息通過分類，將新書預訂的書名、出版書號、作者、出版社、價格信息等輸入計算機，通過OA系統提交到各科室，科室負責人可根據科室醫務人員的訂書意向，在新書預訂目錄中選取。圖書館通過協同辦公系統中打開傳閱件管理窗口查看，并收集各科訂書意向，再根據館藏情況，通過溝通和協調，制訂出訂書計劃。圖書館通過OA系統中專項業務一欄計劃任務的菜單把每年征訂的圖書和期刊目錄信息復制上去，這樣各科室可通過院內網區域了解到每年的征訂目錄信息，如需增加新的期刊和圖書目錄，可通過協同辦公系統的短信平臺發送到院圖書館，并注明提交人，經圖書館審核，可錄入新增加的征訂目錄。

2.2讀者檔案的管理 讀者檔案是圖書館讀者的原始記錄，建立讀者檔案是圖書館進行讀者服務工作的條件和依據[2]。我們在OA系統中，通過登錄進入協同辦公系統的通訊錄建立讀者檔案，其基本內容包括 姓名、性別、年齡、科室、職稱、學歷、聯第電話、電子郵箱， 閱讀興趣、閱讀范圍、閱讀需求、研究課題， 對圖書館的要求及建議等。記錄人員的進出，讀者辦證登記、流通記錄及各種反饋信息，館員可通過OA系統統計出在一定時期的讀者總人數和各類讀者的人數及比例。

2.3圖書借閱統計管理 圖書借閱的記錄是反映圖書館讀者服務工作的數量和質量，是圖書館開展工作制訂計劃的重要依據之一，圖書館利用OA系統每月底統計1次，統計內容有讀者對象，外借人次及冊次，外借圖書和期刊的種類、拒借、還書、催還書的統計和包括每月閱覽的對象、人次、冊次、閱覽圖書種類和咨詢統計等，做到每月累計、年底總統計，并建立起管理文檔，通過電子流轉方式傳遞給上級主管部門科教科，實現無紙化辦公，實面了各科室文件共享，協同辦公OA系統給醫院圖書館提供了方便是、快捷、高效的管理模式。

2.4公共信息及圖書財產管理 圖書館可通過院內OA系統，在公共信息平臺上發布文獻資料征集廣告，開展捐書、贈書活動等，并將每批到館新書目錄發布到圖書館專欄上，便于各科室第一時間了解到館圖書信息。圖書館要做好圖書總括登記與個別登記，我們以電子表格的形式按圖書的醫學類分類進行分類，對每冊入藏圖書逐一進行登錄，包括書名、著者、出版者、來源、價格復本量及入藏、注銷時間、年底將總表通過OA協同辦公系統發送到院財務科，進行圖書資產核對，解決了以往各部門之間奔走，節省了館員的工作流程，節約了大量紙張和表格的印刷，提高了工作效率和工作質量。

2.5圖書的內務管理 通過OA系統了解到各科室日常辦公流程，圖書館主要工作流程包括：文件收發、申請、批閱、報表（包括財產登記、個別總括登記、工作量統計、借閱處登記 、流通率等），館內各種物品的領取、申請報告和各種文件、單據，都可以通過協同辦公OA系統進行信息傳遞，減少了工作申批流程，使醫院的管理模式逐漸走向管理員電子化、規范化，解決了以往等候審批、簽字的環節，實現了辦公無紙化，使員工與上級之間的溝通更方便，信息反饋更及時。

3 信息傳遞服務

醫院各科室成員可通過登錄OA系統進入圖書館界面，通過館藏目錄的書名、作者、分類、主題、關鍵詞檢索入口，檢索到自己需要的文獻，如需要獲取全文資料的可通過OA 系統的短信平臺，發送到圖書館郵箱，圖書館工作人員根據讀者的需求把全文資料發送到個人郵箱，這樣解決了臨床醫務人員工作繁忙，沒有更多的時間到圖書館查閱資料的時間。

4 協同工作，為臨床科研服務

圖書館員可以通過OA協同辦公系統進入專項業務，了解到醫院的科研項目，并主動參與課題查新，定題服務、學術交流和講座，通過OA就可以了解到醫院科研發展的方向，圖書館可根椐自身的特點開展學科館員服務，為醫院科研究項目，加強圖書館與臨床醫務人員的溝通，實現知識共享，為科研的發展和實施提供有效的文獻信息資源。如去年我院臨床科室急需阿法骨化醇與普通維生素D的差異的相關文獻，我們利用圖書館的信息資源、收集、篩選了有關阿法骨化醇與維生D的最新文獻，提供了阿法骨化醇可提高骨密度的（BMD）、預防跌倒和骨折可有效的增加鈣吸收，而普通的維生素D卻無降低跌倒風險和改善患者活動能力的發生。提供了阿法骨化醇無需腎臟代謝，不受腎功能影響，其治療可提高血清1，25-二羥維生素D水平，改善鈣吸收和機體活動能力的循證證據。把所檢索的文獻通過OA傳閱件方式傳送給臨床科室，解決了臨床用藥，提高了治療效果。 根據醫務人員的需求和科研課題項目的申報、學術論文的撰寫，我們在OA系統圖書館專欄上提供北大版醫藥衛生類的《中文核心期刊要目總覽》和CSCD目錄，供醫務人員投稿使用，2014年我院論文投稿有82篇，其中有28篇科技核心，3篇雙核心，近幾年，越來越多的論文被SCI收錄，提升了醫院的學術水平和整體實力。

5 結論

醫院協同辦公系統包括有：文檔管理、通知通告的發布、公文簽收與審批、審請、審批流程、文件的收發等，通過實施協同辦公OA系統，完善了信息交流渠道，提高了工作效益，中聯公司的OA系統與醫院的圖書館自動化管理欽件相連接，解決了以往圖書館與醫院財務科和科教科數據不一致，管理分散等因素，實現了醫院對其重要資產--知識的高效管理員、積累、沉淀、傳播、應用等[3]，OA系統在圖書館實施后，在一定程度上帶動了醫院醫療和科研工作，為臨床醫務人員提供了多角度的文獻查詢方式，克服了人工咨詢的局限性，同時圖書館還會可以在網上發布、定期收集的最新學科動態，為臨床科研課題提供有效的文獻資源，加強醫務人員的人文修養，提供各種人文鋪導讀物，通過新書展示、書目報導、講座、幻燈片、演講會等式方式，提高了讀者利用圖書的水平。通過不斷地升級，我們相信OA系統在圖書館的發展將起到更大作用。

參考文獻：

[1]劉中兵，許曉昕，薛道銘.精通Tomcat-Java Web應用開發，框架分析與組件實例，系統集成與案例實戰[M].北京：清華大學出版社，2007.

[2]盧子博.鄉鎮圖書館工作[M].北京：北京圖書館出版社，2000：166.

[3]陳愛芬，邱艷，陳君.協同辦公OA在醫院信息化管理中的應用[J].中醫藥管理雜志，2012，20（8）：794-795.

編輯/羅茗柯