“微信公眾號+檔案利用服務”的思考

摘 要：檔案利用服務工作是檔案館聯系社會的窗口，是衡量檔案館工作好壞的主要標志，在整個檔案館工作中占有突出地位。落實“互聯網+政務服務”，對檔案館而言，最主要的就是要“+檔案利用服務”。本文試以檔案微信公眾號為例，就優化、簡化檔案利用服務有關問題作些探討。

關鍵詞：檔案工作；微信公眾號；檔案利用服務

2016年全國檔案館工作會議在安排部署“十三五”時期檔案館工作主要任務時提出，要樹立新思維、適應新挑戰。國家檔案局局長李明華指出：當今世界，以信息化為基礎的科技創新正在深刻影響著各個行業的發展，檔案館也正從“紙與鐵”的時代加速邁入“數與網”的互聯網時代。在這個大變革的背景下，檔案工作者首先要從思想觀念上樹立起全新的互聯網思維，認真審視信息技術給檔案流轉方式、檔案管理手段、檔案用戶體驗、檔案價值實現、檔案文化傳播等檔案館工作各個環節帶來的變化，從開放、協作、共享的角度思考檔案館的服務模式，克服檔案行業的轉型陣痛，積極迎接共建共享時代的來臨。[1]本文試以檔案微信公眾號為例，就優化、簡化檔案利用服務有關問題作些探討。

1 現狀

“因為微博、微信功能側重的不同，其在政務公開中扮演的角色也不一致。”北京大學政府管理學院副教授黃璜認為，微博主要是快速發布信息，微信更大的優勢則在于業務服務，其公眾號可以提供一些接口，和政府的業務系統進行連接，讓老百姓直接通過微信就能辦理一些事務。[2]檔案館的業務，老百姓最關心的只有一個，那就是查詢檔案和政府公開信息，這個業務站在老百姓的角度是檔案利用，站在檔案館的角度就是檔案利用服務。

“十二五”時期，我國很多地方的檔案館開通了微信公眾號。如，中國第一歷史檔案館的“皇室宬”微信公眾號，向社會介紹其館藏和工作；天津、上海、福建、湖北、四川等地的檔案微信公眾號圍繞檔案講述本地區發展歷史，獲得了很高的社會關注度；青島完成微信公共服務平臺和在線查檔、全域共享平臺建設。[3]同時，我們也要看到，雖然檔案行業微信公眾號已有長足發展，但缺點和不足也十分明顯，能滿足檔案館的主要職能需求、真正在微信平臺上實現查詢開放檔案和主動公開政府信息的不多。[4]

其實，借助微信具有發送文字、圖片、語音、視頻以及視頻聊天、位置共享等多種功能的優勢，任何一個開通了微信服務的檔案館都可以輕松利用微信公眾平臺提供在線咨詢服務。而且，反饋信息的形式可以根據實際需要進行選擇或搭配，如通過語音、文字為信息需求緊急的用戶提供查詢結果，通過圖片為用戶展示檔案原件信息，通過視頻為用戶講解檔案保管和利用知識等。針對出現頻率較高的問題，還可以建立對應的解答信息數據庫，通過微信進行自動回復，以提供全天候的信息服務。[5]

根據微信公眾號自定義菜單功能，現在很多檔案微信公眾號都設置了“檔案服務”或類似名稱的欄目，在里面再設查檔須知、查檔流程、辦公地點、聯系電話、預約查檔登記等內容。還有一些公眾號已經實現了在線直接查詢已開放檔案和政府公開信息。比如：

“青島檔案”（微信號：qdsdag）在“檔案服務”欄目里設置“在線查檔”網頁，明確提示：快速查詢，直接在微信輸入框里輸入題名、文號、責任者，發送即可；高級查詢，點擊鏈接進入的頁面包括檔案查詢、檔案公布、檔案專題和預約架。

“佛山檔案”（微信號：fs_archive）在“便民服務”欄目里設置了公開現行文件、開放檔案目錄、預約查檔等網頁。

“嘉興檔案”（微信號：jxdasz）在“微服務”欄目里設置了查檔須知、自主查檔、就近查檔、預約查檔等網頁。

2 設想

參照政府信息公開的說法，筆者將檔案利用服務分為四種情形：主動公開、依申請公開、限制使用、不公開。主動公開包括已開放檔案、館藏資料和主動公開政府信息，依申請公開中間多了一個申請審查環節，不公開只是答復結果不同。如果對那些因為檔案信息涉及公民隱私等一定秘密，需要履行一定手續，需要利用者提供相關證明材料，限制在一定范圍使用這一塊，也可以通過微信公眾號來實現，整個檔案利用服務工作就都可以在檔案館微信公眾號上完成了。

《中國檔案報》2016年10月24日的一篇通訊，提供了上海浦東新區2則民生檔案服務入“云”的案例。一是市民徐先生到交易中心辦理過戶手續時發現忘記帶結婚證，因趕飛機回家取時間上來不及。交易中心工作人員借助“民生檔案自助查閱系統”，幾分鐘就查到并打印出了他的結婚登記檔案，解了他的燃眉之急。二是公務員秦先生是知青子女，單位人事干部告訴他需要補一份知青子女回滬檔案，因為工作繁忙，他很難抽出時間去檔案館，經同事介紹，他點擊進入“浦東檔案”（微信號：shpdda）的“預約查檔”，輸入個人信息和申請事項，選好取件點，根據短信提示，按預約時間去取件，果然方便快捷。[6]

讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，簡化辦理流程，精簡證明事項及前置程序，是黨和政府對各個職能部門的共同要求。檔案館有必要，也有可能借助微信公眾號，為社會各界提供高效便捷的檔案利用服務。

2.1 利用者查詢主動公開信息。關注檔案館微信公眾號，自主查詢、自主打印相關檔案信息，檔案館不再出具檔案證明。有關部門需要驗證時，自行登錄檔案館網站或微信公眾號查驗。

2.2 利用者申請查詢未公開信息。經審查認為可以公開的，檔案館將相關檔案信息上傳發布，然后按上條所述執行即可；認定結果為不公開的，通過微信告知利用者本人。

2.3 檔案形成單位、檔案相關人或其委托人、有關執法執紀部門查詢限制在一定范圍使用的檔案信息。按規定可以提供的，借助微信視頻、位置共享功能驗證其身份后，利用者在本地的，按約定時間、地點取件；利用者在外地的，由檔案館簽約的快遞公司按收件人付款方式傳送。

2.4 通過微信公眾號自定義菜單設置“檔案館微信大廳”。對那些對利用者身份有嚴格要求，利用者又身在外地確實不方便到檔案館現場查詢的，可就近到全國任何一個縣級以上檔案館登記、驗證身份信息，經兩個檔案館溝通確認后，再通過檔案所在地檔案館微信公眾號按前條程序執行。這一點，很多地區已有成功實踐，如廣東省2012年3月就開通了粵穗深跨館檔案查閱利用系統，到2013年3月進一步擴大到全省12家市級以上檔案館；四川實現了全省，武漢城市圈9個市級檔案館推出民生檔案異地查檔、跨館服務便民舉措，上海浦東與全國不少地方實現了跨省查詢民生檔案……筆者的設想不過是將查詢范圍從民生檔案擴大到所有館藏，將簽約范圍從簽約雙方或一定區域擴大到全國范圍，將技術支持手段從互聯網的網站擴大到移動互聯網的微信公眾號。

3 小結

3.1 “微信公眾號+檔案利用服務”就在身邊。廣義的檔案利用服務，既包括根據利用者的查檔需求提供檔案信息的被動服務，也包括有計劃有目的開發檔案信息的主動服務。管先海認為，檔案館利用服務工作的基本內容，就是介紹和報道館藏檔案、資料的內容和成分，通過各種方式為利用者提供檔案、資料和已公開文件信息服務。包括六個方面的內容，即未開放檔案利用服務、開放檔案利用服務、資料利用服務、政府信息公開查閱服務、檔案編研服務、檔案陳列展覽服務。[7]從這個角度看，不僅“我要查檔”是檔案利用服務，所有檔案微信公眾號上推送的文章，以及自定義菜單欄里的“網上展廳”“老照片”“××記憶”“鄉音鄉情”“往期經典”等都是典型的檔案利用服務。也就是說，已經開通微信公眾號的檔案局館都在有意無意地開展著“微信公眾號+檔案利用服務”。

3.2 “微信公眾號+檔案利用服務”不存在技術問題。前文已經提到，借助微信具有發送文字、圖片、語音、視頻以及視頻聊天、位置共享等功能優勢，檔案館只需開通微信公眾號即可輕松提供在線咨詢服務。據上海浦東新區檔案館的同志介紹，他們在檔案利用服務工作中已廣泛應用數字簽章技術，在民生檔案自助查閱系統上打印出來的檔案直接就有具備法律效力的檔案館數字簽章，同時運用在線加密傳輸，將便民服務由線上申請受理、線下實地取件的半傳統模式，提升至在線申請、受理、取件一體化。也就是說，利用微信公眾號開展檔案利用服務，技術上不存在障礙，問題在于有關負責人怕出事，有關工作人員嫌麻煩。解決工作人員嫌麻煩，可以通過學習教育，進一步增強服務意識。解決負責人怕出事，則需要上級檔案部門站出來搞好頂層設計，清理修訂不適應“互聯網+政務服務”的規定，制定完善新規范，解決好“服務流程合法依規、群眾辦事困難重重”等問題。

3.3 “微信公眾號+檔案利用服務”需加速檔案信息化建設。一是健全完善已開放檔案和主動公開政府信息全文數據庫，方便用戶自主查詢和下載打印；二是建設適合各種主流智能手機操作系統的手機版檔案網站，通過自定義菜單與公眾號連接，方便檔案業務工作開展；三是推進數字檔案館系統與政務服務平臺的對接聯動，統一身份認證，按需共享數據，將檔案利用服務融入智慧城市建設和管理；四是加強網絡和信息安全保護，提高防護能力，做好容災備份，提升信息安全支撐保障水平和風險防范能力。

參考文獻：

[1][3]李明華.在全國檔案館工作會議上的講話[N].中國檔案報，2016-11-21（2）.

[2]陳相利.國務院組成部門如何擁抱“雙微”時代？[N].北京青年報，2016-12-11（A03）.

[4]李興利.最受歡迎的檔案微信推文[J].中國檔案，2016（12）：34～35.

[5]賀晶晶，劉躍躍.檔案微信公眾平臺發展策略研究[J].檔案時空，2014（10）：12～14.

[6]施雯.到家跨省入“云”上海浦東新區民生檔案服務“三級跳”[N].中國檔案報，2016-10-24（2）.

[7]管先海.檔案館利用服務手冊[M].鄭州：河南大學出版社，2014：前言1～2.

（作者單位：河南省焦作市檔案局 來稿日期：2016-12-19）

（作者單位：開封市城區公路管理局 來稿日期：2016-12-06）