基于民生檔案遠程服務的館際聯動機制現狀研究

朱思霖　張林華

摘 要：伴隨社會民主化進程的推進，政府職能逐漸由管理型向服務型轉變，政府行政模式開始更加體現公民本位思想，國家檔案局提出了檔案工作向服務民生轉變的一系列改革策略。近年來，上海、長春、嘉興、天津等地紛紛開展了民生檔案“就地查詢，跨館出證”的檔案創新服務，本文對當前民生檔案遠程服務中館際聯動的開展途徑、實現舉措、實施成效進行了分析，并做出相關策略思考

關鍵詞：民生檔案；遠程服務；館際聯動

隨著社會經濟的高速發展，一系列惠民政策相繼出臺。為了使檔案工作更加符合時代要求，檔案部門本著服務為上，民生為重的精神，積極探尋檔案利用便民新途徑，努力創建讓群眾滿意的民生檔案共享平臺，開啟民生檔案跨館查詢服務。國家檔案局2016年4月1日發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，要深化和拓展檔案利用服務，提高檔案公共服務能力，推動轄區檔案資源跨館利用、跨館出證工作。將檔案工作融入民生領域，不斷加強檔案服務民生的能力，是落實群眾路線的惠民舉措。當前，民生檔案遠程服務館際聯動已在全國開展起來，并取得了良好的社會效益。

1 館際聯動的開展途徑

1.1 區域內館際聯動。區域內館際聯動，即在市轄區（縣、市）各綜合檔案館之間、綜合檔案館與專業檔案館之間，依托共享平臺開展民生檔案目錄數據庫和全文數據庫的共建，通過簽訂遠程利用協議，實現館際之間民生檔案數據庫的互查共享。由于市轄區（縣、市）各檔案館之間規模大體相當，開展民生檔案共建共享具有天然優勢，在市檔案行政部門統一領導下，各館可更好實現互通有無、取長補短。目前，該項創新服務已在全國多省市開展，并被逐步推廣。2009年，長春市啟動區域內館際檔案信息共享工程，在長春市轄區內綜合檔案館之間開展民生檔案遠程服務，利用區域內網共享檔案信息。[1]據筆者調研，上海市于2010年9月正式啟動“就地查詢，跨館出證”館際聯動機制。次年4月，上海市檔案局啟動“一站式檢索系統”連接全市各級檔案館（室）和基層檔案利用部門，全市通用的面向社會公眾的檔案服務平臺逐步建成，首批14個區縣開始跨館合作。此外，嘉興、天津、濟南、福州等地的區域內館際聯動也開展得如火如荼。

1.2 跨區域館際聯動。跨區域館際聯動，即利用信息技術實現本地區檔案館與其他地區檔案館全部或者部分民生檔案資源的共建共享，它是基于各地館藏檔案數字化不斷推進的一種創新與嘗試。近年來，隨著社會經濟的不斷發展，人員流動性增強，群眾異地查檔的需求越來越大。為了提高檔案服務效能，已有少數城市檔案館率先開啟跨區域遠程合作，共享民生檔案資源。2013 年，上海市浦東新區檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨區域利用服務協議，邁出了民生檔案跨區域查詢服務的第一步。此后，其又與浙江省杭州市、四川省成都市、北京市朝陽區等多家檔案館開展了民生檔案跨區域利用服務。黃石市檔案館與“武漢城市圈”部分城市開通了檔案跨區域查詢服務，共建互享檔案信息。[2]廣東省檔案館與廣州市檔案館、深圳市檔案館簽訂合作協議，在全省率先建立跨館查閱利用系統，向公眾推出“就地查詢，跨館出證”服務方式。[3]

2 館際聯動的實現舉措

2.1 管理層面：統一指導，協同合作。

2.1.1 上層推動，基層落實。創建民生檔案館際聯動機制，僅有倡導單位的積極性是不夠的，它需要逐層開展和推廣，走自上而下的道路。目前各地普遍由上級檔案主管機關根據實際情況依法制發一系列規范性文件指導下級檔案機構的民生檔案遠程服務實踐。上級檔案局館需要定期召開專項工作會議，對資源建設、數據收集等重要問題進行部署，制定實施方案，明確任務、落實責任，并積極協調各區縣（市）檔案館參與平臺建設，推進“一站式”服務進程。各區縣（市）檔案館則在上級檔案局館的領導下，遵守共享服務公約，統一組織模式、利用理念等。如上海市檔案局和各區縣檔案局簽訂《上海市國家綜合檔案館遠程服務承諾書》 等規范性文件，在全市范圍內加緊建設遠程利用服務體系。

2.1.2 擬定制度，編制流程。統一的制度規范是保證民生檔案共享平臺順利運行的基礎。為做好民生檔案跨館查檔工作，檔案主管部門需要制定一系列的規章制度，確定檔案利用流程、操作方式等，并對檔案證明的法律效力、檔案利用審批權的歸屬等問題進行商討和處理，確保遠程服務在管理流程上的暢達。上海等地通過統一簽署《民生檔案遠程服務責任書》《遠程服務業務手冊》等文件，明確服務形式和內容，履行服務職責。紹興市檔案局館在全市6個綜合檔案館設立查閱點，出臺查閱利用工作規定、數據管理規定等，規范共享平臺運作。[4]相關人員都應遵循統一的查詢、審批、出證流程開展民生檔案跨館查詢服務工作，保障服務質量。

2.1.3 統一培訓，定期交流。開展民生檔案遠程共享服務需要檔案主管部門對下級檔案館工作人員進行統一培訓和定期交流，以幫助他們拓寬專業視野、掌握操作流程，并在此基礎上建立起培訓、交流機制，使館際聯動的實施具備充足的人力資源。培訓內容主要包括民生檔案遠程服務平臺的使用方法、檔案利用服務的操作流程、具體業務的辦理方式等。如上海市檔案局館對各區縣檔案接待人員進行統一業務培訓與交流，并形成定期的培訓機制，保障跨館查檔順利開展。長春市檔案局館舉辦遠程利用檔案培訓會，介紹檔案信息共享新思路、新方法、新問題，以及檔案數據庫的建立和使用方法等相關事宜，為遠程利用工程的展開奠定基礎。[5]

2.2 技術層面：構建平臺，規范標準。跨館查詢主要是依托遠程服務平臺開展的，該平臺基于政務網建設，以實現民生檔案資源整合、在線接收移交及查詢利用為目標，滿足檔案管理與利用的需要。為保證館際聯動順利進行，各級政府、檔案局館不斷加大軟硬件投入，為服務平臺的建設提供物質保障和技術支撐。在硬件方面，檔案局館領導嚴格按照所擬方案要求為服務平臺中心機房購置服務器等硬件設備，全力支持民生檔案遠程服務的硬件建設。如濟南市檔案局館積極協調、籌措資金，重點抓實硬件建設。[6]在軟件方面，多地檔案局館采用公開招標的形式確定合作商，共同開發服務平臺。如廣東省檔案局館通過政府采購招標方式，委托珠海泰坦軟件系統有限公司進行系統開發設計，最終完成跨館檔案查閱利用系統。[7]

鑒于民生檔案數量多、種類雜等特點，跨館查檔工作在技術層面必須重視標準化建設，規劃軟件適用標準、數據庫建設標準、數據采集標準等，以保證相關檔案部門工作的協調統一。如天津市建設了包括民生檔案資源建設和平臺系統功能建設在內的民生檔案遠程服務系統，出臺民生檔案共享數據庫標準，各區縣檔案館展開民生檔案專題目錄數據庫和全文數據庫建設。在信息化環境下，遠程服務的信息安全也是不容忽視的一個重要問題，在進行遠程共享時必須確保檔案信息的絕對安全。為此，檔案局館也在不斷提高自身檔案安全保障技術，加強檔案信息安全監管水平，積極應對安全風險的挑戰。

2.3 服務層面：擴展范圍，創新服務。2011年國家檔案局制發的兩批《國家基本專業檔案目錄》中，與民生有關的專業檔案有40多種。[8]民生檔案資源是檔案資源體系的重要內容，檔案局館需要不斷加強對民生檔案資源的收集，調整館藏資源建設思路，突出建設重點，有序擴展建設內容。目前，多地檔案館積極部署館藏資源建設任務，不斷擴大民生檔案跨館查詢服務領域，讓檔案遠程利用服務惠及民生。2014年，上海全市范圍可供聯網查詢的種類在原先5類民生檔案基礎上增加到8 類。據調查，天津實現了市及各區縣檔案館的包括婚姻、知青等多達11個門類共享目錄數據庫的 “一站式”查詢利用全覆蓋，正致力于繼續增加學籍等多個門類數據庫。

民生檔案遠程服務以服務民生為宗旨，以人民群眾的滿意度為衡量工作好壞的最終指標，實現館際“一站式”服務，創新服務手段，是檔案館開展遠程服務工作的重要一環。當前，各地大多將服務事項納入受理中心一門受理作為建設方向，群眾可在任一就近的檔案館查詢保存在本區域任一綜合檔案館的民生檔案，并當場免費獲取檔案證明。為加快推進民生檔案遠程服務館際聯動建設，檔案館秉持方便群眾的理念，通過實施一系列規范模式，開啟對跨館查詢服務的優化升級。如福州市檔案館為實現查詢服務人性化，開啟“周末無休”新服務，完善“多元服務”新模式，滿足不同查檔需求。[9]

3 館際聯動的實施成效

3.1 打破區域界限，群眾受惠。民生檔案是群眾參與社會活動的原始記錄，對于解決群眾生活中的現實問題具有直接的憑證作用，關系著人民群眾的現實利益。開展民生檔案跨館查詢服務是檔案部門關注民生、改善民生的一項重要舉措，其工作初衷是讓群眾少跑一點，不出遠門，就近查檔。通過這項服務，群眾無需往返奔波，到就近的檔案館就能查閱到自己所需要的檔案資料，為查檔帶來便利。據了解，2011年上海市閔行區檔案館通過民生檔案館際聯動機制，與浦東新區檔案館聯手，為其所轄浦江鎮1000多戶居民解決了股權分紅憑證問題。這充分顯示出民生檔案遠程服務館際聯動機制的便民高效。

3.2 搭建數字平臺，管理高效。進行檔案資源數字化建設，搭建數字平臺，是檔案部門適應網絡時代發展要求的體現，也是實現館際聯動的基礎。面對大量的檔案資源，檔案館首先需要將建設重點鎖定在查閱量大、利用率高、涉及群眾切身利益的民生檔案上，優先完成這部分檔案的接收進館與數字化處理，實現對民生檔案資源的高效管理與利用。目前，開展民生檔案跨館查詢服務的檔案館紛紛開始加快自身館藏檔案資源的整合及數字化建設。如寧波市檔案部門建立各類民生檔案專題數據庫100多個，條目380多萬條，并建立了區域民生檔案電子目錄中心。[10]全國許多省、市檔案館館藏檔案數字化建設都已取得很大成績，為滿足群眾跨館查檔需求做好充分準備。

3.3 融入智慧城市，發展提速。跨館查檔是以館藏檔案資源為基礎的服務模式，它要求檔案館加快檔案信息化建設步伐，創建民生檔案數據庫，這與構建以信息化、智能化、人性化為特征的智慧城市十分相符，是融入智慧城市建設的一項創新性舉措。為確保檔案工作穩步發展，各級政府、檔案局館領導從人力、物力、財力等各方面加大保障力度，傾力開展跨館查檔工作。上海市浦東新區檔案館制定了存量檔案數字化五年計劃，該計劃由政府提供資金支持，將320萬卷館藏檔案以外包形式進行全文數字化。近日，《江西省檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，探索檔案工作區域發展模式，促進館際合作，將信息化建設等經費列入同級財政預算。[11]這些都對提升檔案事業整體水平具有重大意義。

4 館際聯動的策略思考

4.1 更新人員觀念。檔案人員是開展跨館查檔工作的主體，其服務理念、開放意識、協作思想等直接影響著服務工作的質量與效果，并關系著社會群眾檔案信息需求的實現。根據相關學者的問卷調查，各部門的溝通協調問題、觀念問題是制約民生檔案資源共建共享的重要因素。[12]目前，檔案資源“地區所有、部門私化”思想仍然存在，這與公眾日漸增長的檔案利用需求相違背。檔案館應重視對檔案工作人員的選拔與培訓，打造出一支專業素養高、協作能力強的服務團隊，提高檔案利用服務的整體水平。此外，檔案工作人員應創造一切有利條件，積極宣傳民生檔案信息共享平臺，讓群眾了解平臺、會用平臺，并在此基礎上探索服務新方式，開拓檔案服務新局面。

4.2 提升資源質量。首先，推進民生檔案基礎性工作。檔案館應不斷豐富館藏，加大民生檔案接收力度，多類別、多手段收集，進一步規范民生檔案歸檔工作，為跨館查檔提供資源保障。同時，檔案館還應重視對個性化民生檔案信息資源的收集與整合，方便不同群眾查詢利用。其次，加強民生檔案數字化建設。檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，是跨館查檔的基礎。現階段，很多館藏民生檔案中只有部分檔案進行了全文數字化，其余民生檔案主要依靠電子目錄查詢，檔案館應堅持統籌兼顧的原則，解決民生檔案數字化程度不平衡、不統一的問題，強化民生檔案全文數字化建設，推進民生檔案專題數據庫建設。數字檔案資源整合是檔案資源共享平臺建設的基礎，加強民生檔案數字化建設刻不容緩。

4.3 擴大輻射范圍。人口流動是現代社會中的常見現象，跨區域檔案利用需求逐年增加，創建不同地域間的民生檔案共享服務平臺，已成為社會的迫切需要。當前，部分區域內民生檔案跨館查詢服務工作成效顯著，民生檔案共建共享平臺建設已基本完成，這為開展更廣范圍的民生檔案共建共享奠定了基礎。檔案館可以根據館藏實際情況或相關歷史背景，在全面調研的基礎上，優先選擇與自身規模相當、往來密切的地區檔案館合作，發出民生檔案跨館共享服務倡議，并努力與之達成共識。館際間通過統一部署，不斷完善跨區域民生檔案共建共享體制、機制，逐步規范民生檔案共建共享平臺。與更多異地檔案館建立協同合作關系，可以推進民生檔案跨區域查詢，使民生檔案共建共享服務進入一個新階段，真正方便群眾。

參考文獻：

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[11]曾勤生.江西 檔案事業發展“十三五”規劃正式發布[N].中國檔案報，2016-5-23（1）.

[12]陳金官.打破部門信息壁壘，構建民生數字資源共享工程的調研與思考[EB/OL].http：//www.zjda.cn/xslw/whjs/201309/t20130918_314839.html

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系 來稿日期：2016-11-30）