干部人事檔案任前審核中存在的問題及對策

戴玲

摘 要：干部人事檔案任前審核是目前防范干部帶病提拔的重要手段之一。在進行任前審核工作時，干部人事檔案普遍存在年齡、工齡、黨齡“三齡”信息不一致和學歷、工作經歷“兩歷”材料不齊全等突出問題。針對這些問題，給出了原因分析并提出了解決方案，進一步從多部門齊抓檔案材料管理與審核、加快干部人事檔案信息化建設等方面提出了工作建議，初步探討了利用大數據對干部人事檔案失真問題的審核對策。

關鍵詞：干部人事檔案；任前審核；對策；大數據

任前審核是利用干部人事檔案材料進行提拔考察的一種方式。干部人事檔案是記載個人學習、工作經歷、獎懲記錄、政治面貌、德才表現、工資待遇等的原始記錄，從初中開始建立，直到退休。一卷人事檔案就是人生軌跡的真實寫照，是一個有著邏輯聯系的整體，對于職工學歷提升、職稱評審、社保辦理、財產繼承、子女升學等方面有著重要作用，更是組織人事工作中對個人提拔任用、兌現各種福利待遇、享受離退休政策等的重要依據。近年來，不少學者開始注意到干部人事檔案存在的一些問題[1]，尤其是干部人事檔案造假問題較為突出，僅在2014年中央巡視組兩輪巡視中，就有15個省存在干部檔案造假問題；在2015年開展的省管干部檔案專項審核中，就有420人因檔案造假受到組織處理或紀律處分。干部檔案的公信力受到嚴重損害。為此，中央組織部把整治干部檔案造假問題列為整治選人用人不正之風的六項重點任務之一，要求“凡提必審”，嚴格實行干部檔案任前審核制度[2]。在干部選拔任用工作中凡是擬提拔考察對象、轉任重要崗位干部人選，都要按照管理權限對干部檔案進行認真審核，重點審核干部“三齡兩歷一身份”、民族、家庭成員及重要社會關系[3]。三齡即“年齡、工齡、黨齡”，兩歷即“學歷、工作經歷”，一身份即“干部身份”。目前貴陽市正在實施的“數據鐵籠”計劃[4]，就是探討運用大數據技術將權力關在籠子里，其對防范干部檔案造假也有重要意義。筆者從干部人事檔案管理者的角度，梳理出干部檔案任前審核工作中的幾個突出問題，分析問題產生的原因并有針對性地提出了幾點建議和對策，初步提出基于“數據鐵籠”的大數據理念實施干部人事檔案審核的思路。

1 干部人事檔案審核中凸顯的問題及原因

1.1 姓名、民族成分填寫不一致及原因分析。干部人事檔案中姓名填寫不一致的情況雖然不多，但會給管檔部門和組織人事部門的工作造成一些不必要的麻煩。同一個人檔案材料中甚至出現了多達幾個以上不同的名字；民族成分填寫不一致的也不少，前期材料是漢族，后期材料是少數民族。姓名不一致的原因分為幾種情況：一是有些材料比如年度考核登記表，是本人因當時在外學習等種種原因無法親自填寫時，請別人代填，導致填寫姓名時同音不同字的錯誤；二是本人填寫時比較隨意，為了圖方便，寫簡化字造成同音不同字；三是改名后沒有相關的說明材料，或者錯裝非本人的材料；四是有些材料是組織填寫的，因工作人員的疏忽而導致填寫姓名時同音不同字。民族成分不一致的原因，一般是為了享受民族優惠政策而將漢族改填為少數民族。

1.2 “三齡”填寫不一致及原因分析。“三齡”即“年齡、工齡、黨齡”，檔案材料中年齡、工齡填寫不一致的情況也較為普遍，特別是年齡，出現了相差幾個月至幾年的情況。有些檔案中因入黨材料缺失而無法確定入黨時間，入黨材料是確定干部入黨時間的重要依據，但有的黨員檔案材料中雖填寫為黨員卻無入黨志愿書等材料。

年齡填寫不一致的原因：一是農歷和公歷兩種填法；二是非本人所填，有些材料比如年度考核登記表，是本人因當時在外學習等種種原因無法親自填寫時，單位代填，不注意核實年齡而隨手填寫導致；三是為了某種目的把年齡填小，還有為了某種目的把年齡填大的情況，這種情況較少；四是直接在材料上涂改。

工齡填寫不一致的原因：一是組織上填寫錯誤，比如工資表、干部任免表等表格；二是本人新參加工作時，一般要填寫干部履歷表，由于不了解應以報到時間還是人事管理部門批復的時間為準而填寫錯誤；三是有些職工曾經有過短暫的臨時工作經歷，填寫為正式參加工作時間。

黨齡填寫不一致的原因：組織上未經核實或個人記憶不準確都可能造成入黨時間填寫不一致。黨齡的依據是《入黨志愿書》等入黨材料，但有些檔案中入黨材料缺失。原因是入黨時所在單位黨組織未將入黨材料歸入個人檔案，但因年代久遠，機構發生變動，查找困難而造成缺失。

1.3 學歷學位材料缺失及原因分析。學歷學位材料即學籍材料，即就讀本專科、碩士、博士期間所應產生并歸檔的包括入學、學習期間、畢業、取得學位各個階段的原始記錄，這些材料構成了完整的學習經歷，是學習經歷真實性的有力依據。學歷學位材料缺失的情況也較為普遍。具體又分為幾種情況，有缺少某一學習階段學籍材料的，如缺失本科或碩士或博士階段學籍材料；有每個學習階段的學籍材料都有，卻又不齊全的，如沒有成績登記表、報考登記表、畢業生登記表等；還有國外學歷卻缺少國外學歷學位認證書的。檔案中學籍材料缺失或部分缺失有以下原因：由于工作疏忽，原就讀的學校未將部分或全部學籍材料歸入學生檔案，故畢業后未隨檔案轉入工作單位；審核學籍材料時，一般是以組織部制定的學籍材料構成標準為依據，但實際情況是，由于各高校的具體情況不同以及歷史的原因，各高校產生或者歸入學生檔案的學籍材料也不完全相同。比如本科學籍材料，組織部規定的標準是必須有：報考登記表、高校學生登記表、學習成績表、畢業生登記表、授予學士學位決定。“高校學生登記表”是進校后填的第一份表，但是有些高校卻沒有組織學生填寫；“授予學士學位的材料”，有些高校是每個畢業生制作一份材料裝入學生檔案，有些高校是以文件的形式下發，所有的學生在一個文件上，故不能裝入學生個人檔案，而放在了學校文書檔案里。又比如在職研究生的學籍材料，按審核標準應有“答辯系列表”，但有些高校會將“答辯系列表”歸入學生個人檔案，有些高校卻放在學校綜合檔案里。2006年以后，碩士研究生報考開始實行網報，有些高校未下載學生報名表歸入學生檔案，造成了很多檔案中缺失研究生報考登記表，這也是學籍材料缺失的一種突出情況。

1.4 工作經歷、干部身份的材料缺失及原因分析。反映工作經歷和任職經歷的材料也有不同程度的缺失，有的任職經歷材料不齊全，有的進入現單位前幾年甚至十幾年的材料全部缺失。有的工人轉干、或者轉干后提拔任職的，無轉干材料。任職經歷材料不齊全，是由于組織人事部門在提拔干部、人事調動時手續不規范甚至提拔程序不規范或者未將材料歸入個人檔案造成。有的檔案中，進入本單位前幾年甚至十幾年的材料全部缺失，原因是曾經有一個時期，有些單位為了引進人才，而原單位又不放，引進人員的檔案也調不出，引進單位就采取重新建檔的方式來解決。造成這類引進人員檔案缺失嚴重。

2 針對干部人事檔案存在問題的補充完善措施

干部人事檔案審核中存在的問題，有些可能是客觀原因導致的，而有些卻是主觀造假。針對相關問題，組織人事部門和檔案管理部門要在分析原因的基礎上，具體問題具體處理。下面是筆者根據自己的工作經驗提出的一些具體措施。

2.1 姓名填寫不一致的處理方法。在檔案中，因填寫簡化字造成的姓名不一致可以不處理，視為一致。若姓名有同音不同字的情況，可分為兩種方法處理：如果是組織填寫的，由組織部門在干部履歷表的審核欄作出說明；如果是本人填寫的，必須由組織部門核實，經本人確認后，出具姓名認定材料。若是不同音不同字的情況，首先看材料的基本信息是否都一致，鑒別是否屬于錯裝。如果基本信息一致，只有名字不同，有可能是改名，必須提供個人申請、戶籍機關審批意見，組織人事部門說明等材料。

2.2 民族填寫不一致的處理方法。檔案中若有民族成分填寫不一致的情況，須提供20世紀80年代到1996年以前干部所在地縣級民宗委出具的《民族成分證明書》《民族成分認定書》等證明材料，如果找不到上述證明材料則需按有關規定到省民族事務委員會進行民族成分認定。

2.3 “三齡”填寫不一致的糾正或認定方式。年齡填寫不一致情況，可分三種情況處理：（1）農歷和公歷兩種填法，可換算驗證，如果相符可視為一致，不作處理。（2）工資表、任免表這些組織上填寫的表格錯誤，本人填寫的所有材料都一致，可由組織部門重新制作或校正后蓋章確認。如果是本人填寫不一致，就要由組織人事部門調查核實后，出具出生日期認定材料，然后將認定材料的附件（包括上級批復、調查報告、主要依據與證明材料）一起裝入檔案。（3）出生日期有涂改，要分為兩種情況。一般情況下在出生年的十位數上涂改，比如1953年的“5”字有涂改，有可能是筆誤，改出生年月一般不會改小或改大10年；如果是個位數上的“3”字有涂改，有可能是惡意涂改，這時就必須由組織上調查核實，并根據調查核實情況按規定對相關責任人進行處理。

若有參加工作時間填寫不一致情況，需由組織人事部門根據工齡認定政策出具認定材料并附認定的原始依據材料。比如認定知青的工齡須附《上山下鄉知識青年證書》，認定民辦教師的工齡須附上《民辦教師證明》或《民辦教師、代課教師批準文件》等。

對于黨齡問題的認定，以《入黨志愿書》為準。《入黨志愿書》缺失的，先盡量查找原始材料，實在找不到的，補填《入黨志愿書》。補填的程序是：由干部現在單位黨組織調查核實干部入黨情況是否屬實，干部原入黨時所在單位黨組織提供證明材料。補填《入黨志愿書》時，填寫“個人基本情況”等欄目后，干部現在單位黨組織依據調查核實情況，在“備考欄”注明情況和原因，提出承認其黨員資格的意見，并報現單位黨組織的上級組織審查確認其黨員身份后，將《入黨志愿書》連同原單位黨組織的有關證明材料一起裝入干部本人檔案。

2.4 學歷學位材料缺失的補充途徑。若檔案里缺失部分學籍材料，比如缺失“報考登記表”，可到原就讀的學校檔案館復印相關證明材料，如“入學三聯單”“新生錄取名冊”等，寫上“原件復印”字樣，蓋學校檔案館公章。缺失“答辯系列表”，可到原就讀的學校檔案館復印“答辯系列表”，寫上“原件復印”字樣，蓋學校檔案館公章。原就讀的學校檔案館無法提供的材料，可到原就讀學校的教務部門或研究生培養部門出具學歷證明。部分檔案中的學籍材料按照標準實在無法補充齊全，就要先審核是否包含了入學、在讀、畢業這三個階段的材料，如果材料雖不齊全，但卻包含了三個階段的材料，可要求本人到教育部學歷學位認證中心出具“學歷學位認證書”歸入檔案即可。國外學歷一般沒有審核標準規定的學籍材料，但必須有教育部學歷學位認證中心出具的“學歷學位認證書”。

2.5 工作經歷、職務任免材料缺失的補救措施。對于調動工作的干部，若缺失原單位工作期間檔案的，由現單位組織人事部門與原單位組織人事部門商討解決。若檔案中缺失任職材料、調動材料、轉干材料的，先由組織人事部門盡量查找，實在找不到的可用相關證明材料代替。如干部任免審批表缺失，實在找不到的，可用當時的任職文件代替。相關證明材料也找不到的，由組織人事部門調查核實后出具證明材料。

3 防范干部人事檔案失真的相關對策

干部檔案任前審核對于防范干部“帶病提拔”起到了重要作用，但對于檔案失真問題來說，這只是事后補救的一種手段。從干部人事檔案管理工作者的角度來看，筆者認為應采取有效措施，從材料形成的源頭抓起，筑就一道道檔案失真的“防火墻”，阻斷各種造假制假渠道，保證干部人事檔案的完整性、真實性、公信力。

3.1 多部門齊抓共管，加強檔案材料審核。干部人事檔案的管理機制多元化，一些單位是由組織人事部門直接管理，一些單位是由檔案部門管理。檔案材料的真實準確要由多部門齊抓共管，即由組織人事部門和檔案管理部門合力把好檔案材料的“入口”關。組織人事部門要嚴格審核新進人員所填信息的真實性，將“三齡兩歷一身份”信息作為審核的重中之重。檔案管理部門歸檔時要嚴格把關，審核新歸檔的材料填寫的信息是否與檔案里的其他材料填寫一致，發現不一致要與本人和組織人事部門溝通，協同解決。

3.2 加快干部人事檔案信息化建設，遏制涂改造假。干部人事檔案信息化管理，可以提高工作質量和效率，加強對紙質檔案的保管保護，解決紙質檔案查借閱過程中存在的耗時耗力等問題。查閱數字檔案可使查檔人員避免與紙質檔案接觸，而且，由于數字檔案都是掃描的圖像，通過圖像加密鎖定等技術手段對數字檔案進行處理后，除了黑客攻擊，普通查檔人員一般不能對檔案進行涂改、抽取、撤換、添加檔案材料等，有效遏制了涂改造假，確保了干部人事檔案信息的真實性。

3.3 利用大數據分析技術識別干部人事檔案造假。要全面清查干部檔案材料是否齊全完整、準確真實，對于手工審核來說，工作量大，任務重，如何利用檔案信息化、互聯網、大數據和云計算對干部人事檔案進行審核，是一個值得探討的方向。干部人事檔案記載了每一個干部的成長經歷，其出生時間、工作時間、入黨時間、學習經歷、工作經歷及家庭成員和重要社會關系等信息，某種程度上形成了一種固有的信息鏈，并與諸如交通信息、醫療信息、征信信息和社交網絡等其他社會活動也形成了某種特定的關聯。鑒于干部人事檔案的這種特征，為開展大數據技術在干部人事檔案中的審核運用提供了基礎和可行性。在過去，由于紙質檔案管理方式或檔案信息系統的“孤島”特性，檔案造假難以通過信息關聯進行造假識別。現在互聯網應用進入高度發達時代，社會生活和工作空間已逐步轉移至網絡空間，社會人的行為軌跡在互聯網上難以遁形，干部人事檔案數據庫的共享和互聯互通，醫院的出生檔案、各級學校的學籍檔案、民政部門的婚姻登記檔案、公安部門的戶籍檔案、交管部門的車輛檔案、金融部門的銀行賬戶或保險賬戶、電信與移動部門的電話信息等，以及在各種門戶網站的注冊信息和郵箱信息、社交網絡登記信息和聊天信息、上網的瀏覽信息等，都有可能成為檔案的信息審核來源。基于多源數據的融合，基于大數據技術中的關聯分析技術、數據挖掘技術及其他數理統計分析方法，利用多源數據融合方法可以分析識別檔案材料是否齊全和真實，驗證檔案鏈條是否完整可信，從而推演出干部人事檔案造假和遺漏的初步結論，以此來真正解決干部“帶病提拔”問題，構建干部管理的“數據鐵籠”機制。

參考文獻：

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（作者單位：貴州大學檔案館 來稿日期：2016-11-23）