廣州地鐵項目檔案團隊建設情況的調查分析與若干思考

王彩虹　管先海

廣州地鐵工程建設投資大，項目周期長，參建單位廣，涉及工程專業和產生檔案數量多。以一條線路為例，統計如下：建設投資4億～5億元/公里，建設周期5年，工程專業40多個，主參建單位100多個，產生檔案數量12000多卷。

地鐵項目檔案是地鐵工程建設的項目成果，是項目專項驗收和審計的依據，也是地鐵日后運營管理的重要支撐。要做好地鐵項目檔案，確保項目檔案質量，除了要對項目檔案進行全過程管理、加強對形成文件的管控、建立標準、規范業務外，還要加強項目檔案人才隊伍的建設。

廣州地鐵集團公司建立了“一體化、集中式”的檔案管理架構。一是設立專門決策機構，成立公司檔案管理委員會，協調解決檔案業務的重大問題。二是設立檔案管理專職機構，由集團公司辦公室統一領導檔案業務。三是設立專業驗收機構，由驗交管理、工程建設、檔案管理等多個專業共同組成檔案驗收專業組，專門負責工程項目檔案驗收。同時建立了廣州地鐵集團公司、各部門、參建單位三級檔案人員組成的地鐵項目檔案工作網絡，實現檔案管理的全覆蓋。本文以廣州地鐵一條在建線路為例，對廣州地鐵項目檔案團隊建設情況進行了調查分析，并引發了幾點個人思考。

1 廣州地鐵項目檔案團隊的基本情況

目前廣州地鐵集團公司有專職檔案人員38人（其中集團辦公室檔案資料部 18人，建設總部檔案資料部 10人，運營總部檔案資料部 7人，房產總部檔案室 3人），在建線路參建單位有專職檔案人員200人，合計238人。

從檔案團隊人員學歷方面統計，主要包括碩士研究生以上、本科學歷人員、大專及以下人員等，其中碩士研究生以上20人，占8.4%；本科學歷人員120人，占50.4%；大專及以下人員98人，占41.2%。

從檔案團隊人員職稱方面統計，主要包括高級職稱、中級職稱、初級職稱、無職稱等，其中高級職稱15人，占6.3%；中級職稱65人，占27.3%；初級職稱90人，占37.8%；無職稱68人，占28.6%。

從檔案團隊人員專業方面統計，主要包括檔案專業、工程類專業、經濟及行政文秘專業、其他專業等，其中檔案專業20人，占8.4%；工程管理專業110人，占46.2%；信息管理專業30人，占12.6%；經濟及行政文秘專業20人，占8.4%；其他專業58人，占24.5%。

從檔案團隊人員年齡方面統計，分布在60后至90后，其中廣州地鐵集團公司年齡分布均勻，老中青結合；參建單位以80后、90后居多。具體情況是：60后39人，占16.4%；70后50人，占21%；80后91人，占38.2%；90后58人，占24.5%。

從檔案團隊人員性別方面統計，無論是廣州地鐵集團公司，還是參建單位，女性偏多。具體情況是：男性檔案人員85人，占35.7%；女性檔案人員153人，占64.3%。

2 廣州地鐵項目檔案團隊現狀分析

2.1 廣州地鐵項目檔案團隊優勢分析。

2.1.1 業界領先。廣州地鐵項目檔案團隊人員規模在全國地鐵行業中處于領先地位，目前全國地鐵行業大發展，各個城市的地鐵建設單位都很重視地鐵項目檔案工作，配備了專門的機構、人員、庫房，但廣州地鐵經營20多年來，已開通運營9條線路，在建11條線路，一直是“一體化”的經營模式，在建設、運營、經營的過程中積累了豐富的檔案管理經驗，檔案人員無論從規模、人員素質等方面都處于業界領先水平。同時依靠廣州地鐵咨詢公司、設計院、培訓學院等子公司，為同行單位提供地鐵項目檔案管理經驗知識輸出，創造了一定的經濟效益，也鍛煉了檔案團隊，提高了業務水平。

2.1.2 知識傳承。廣州地鐵項目檔案團隊配備檔案、工程等專業人員，搭配相對合理；人員年齡結構相對均勻，基本實現業務的“傳幫帶”，老員工帶新員工，師傅帶徒弟。廣州地鐵檔案管理團隊傳承企業“陽光文化”理念，提出“陽光地鐵，智慧檔案”的宣傳語，激勵檔案團隊用智慧的頭腦，在陽光、公開的氛圍中推動檔案事業的發展。

2.1.3 團隊協作。個人的成長源于企業的平臺，依賴于團隊成員相互支持、協作，近年來，廣州地鐵項目檔案團隊不斷開創新業務，高標準地完成了亞運6條線路專項驗收工作，連續有7條線路獲得廣東省重大建設項目檔案“金冊獎”；同時，組織建設單位、設計單位、監理單位、施工單位等共同編制檔案行業標準《城市軌道交通工程文件歸檔要求與分類標準》，創新性地提出了地鐵檔案分類規則及編碼體系，規范了行業標準，培養全國地鐵行業檔案管理人才隊伍。

2.2 廣州地鐵項目檔案團隊劣勢分析。

2.2.1 檔案管理團隊整體素質有待提升。“學習猶如逆水行舟，不進則退”，雖然配備各專業人員，很多也是檔案管理、信息管理、工程管理等專業員工，但是隨著地鐵工程新技術的發展，檔案信息化的發展，對檔案業務人員提出了更高的要求和挑戰，比如現在的BIM技術的運用，檔案應如何實現歸檔，需要檔案人員不斷地去學習，更新知識結構，拓展知識面，學習新技術、新理念、新思維、新方法、新工具，才能應對新業務帶來的挑戰。

2.2.2 檔案專業人員不足，團隊職稱偏低。從統計分析中可看出，檔案專業人員配置不足，不到10%，工程專業和其他專業人員比較多，這對工作的開展存在一定的影響，特別是參建單位人員，以技術為主，檔案人員學歷不高，往往忽視對檔案的收集整理，造成后期組卷、移交的不及時。另一方面，職稱總體偏低，初級職稱和無職稱占60%以上，主要是參建單位檔案人員，不是檔案相關專業，又忙于工程管理，往往在工程建設的同時，忽視工程文件的收集，會對后期檔案的整理質量產生影響。

2.2.3 企業管理方面的人員欠缺。地鐵項目檔案是為企業的經營發展服務的，在檔案管理團隊中，也需要配置熟悉企業運作的業務人員，比如合同管理、法律管理、經營管理等專業人員，在檔案的收集、歸檔、利用中植入企業經營的因素，檔案在今后企業經營中會發揮更大的作用，同時企業管理人員更熟悉企業各項業務管理，對歸檔文件的形成更為了解，特別未來更多是電子文件歸檔，檔案與企業的業務發展更緊密，如果檔案團隊中有這類人員的加入，對業務的發展及檔案團隊的管理必將會有一定的促進作用。

2.2.4 復合型人才需要進一步培養。在現有團隊成員中，有些員工是單一的工程管理專業、信息管理專業，但缺少檔案專業知識，檔案專業的人員又缺少信息管理、工程管理、企業管理方面的知識；同時，地鐵檔案來源廣，收集工作量大，需要協調的部門、人員較多，除了專業技術能力外，對綜合協調能力要求也比較高。地鐵項目檔案團隊人員的知識結構，除了檔案專業，還要學習企業管理、項目管理、工程管理、信息管理等知識，需要培養復合型人才。復合型人才要有一定企業管理知識，善于溝通和協調，善于帶領和激勵團隊，善于正面激勵和引導，充分發揮員工的特長和優點，并帶領團隊完成目標任務，這類人才目前在檔案團隊中比較稀缺，需要進一步培養。

2.2.5 參建單位檔案人員的素質有待提升。參建單位檔案人員主要存在流動、分散、素質參差不齊、易更換等特點，而且他們的檔案意識也不均衡，有些單位，比如設計單位，檔案工作比較規范，而且信息化程度比較高；而有些單位，基本的人員、設施、設備都沒有配備，很容易因檔案意識、檔案認識的原因，造成檔案的丟失、破損等，所以說檔案人員意識是非常重要的。同時，參建單位檔案人員很多不是檔案專業，也需要加強培訓和指導。

2.2.6 男性較少。地鐵項目檔案的管理需要經常到工地一線檢查、驗收、指導，而且隨著館藏的增加，庫房的安全檢查、調卷、上架管理都需要男性同時承擔，當前團隊成員中，女性比例較高，在男女結構方面需要盡量平衡一些。

3 幾點思考

3.1 多吸收檔案專業人員，強化職稱申報。

3.1.1 多引進檔案專業管理人才。針對檔案專業人才偏少的情況，無論是地鐵項目建設單位，還是參建單位都要多招檔案管理專業人才，目前國內40多個城市都在建設地鐵，急需地鐵項目檔案人才。結合地鐵工程的特點及信息化發展的趨勢，從團隊的搭配和組合上來分析，地鐵項目檔案團隊需要檔案專業人才、信息管理專業人才、工程管理專業人才互相組合，才能做好地鐵項目檔案工作，所以非常需要檔案專業人才和其他專業人才的組合搭配，以提升項目檔案團隊的整體合力和凝聚力。

3.1.2 鼓勵團隊成員積極申報職稱。地鐵建設單位和參建單位一般都是屬于企業單位，對職稱非硬性要求，但是作為從事檔案專業的人員，應該積極地去申報職稱，作為對本身從事工作專業的一種認可與肯定。專業職稱也是地鐵項目檔案團隊成員業務水平提升的一個方面，在完成工作的同時，及時總結，發表論文，也是不斷提升自我素質的一種方式，參與職稱評審后，有了一定的職稱，對團隊成員的職業生涯拓展有一定的促進作用。

3.2 打造團隊凝聚力，建立團隊文化。

3.2.1 建立地鐵項目檔案管理文化。廣州地鐵的管理理念是“文化引領，戰略驅動”，運用到檔案管理，尤為適用，地鐵項目檔案管理需要文化來引領，需要設定戰略目標，以保持業務的可持續發展；檔案管理的文化內涵展現在檔案業務中，體現在每個檔案工作者的精神中。廣州地鐵的項目檔案管理文化內涵應包含協同、服務、創新、傳承，同時要貫徹“陽光地鐵、智慧檔案”的檔案管理理念。

3.2.2 建立員工對檔案工作的認同感。團隊的凝聚力需要員工的價值認同，需要員工對企業、對部門有歸屬感。檔案工作也是這樣，需要檔案員工對本職工作認可、認同，才能充滿熱情、充滿激情地工作。培養員工的認同感，需要檔案團隊確認共同的目標、共同的工作方向，對工作充滿自豪感，而且通過工作平臺能夠實現人生的自我價值，要員工明白檔案工作的使命，為檔案工作的使命而奮斗。

3.2.3 建立地鐵項目檔案人員管理網絡。建立每條地鐵線路項目檔案協作組，協作組成員由廣州地鐵和參建單位組成，協作組定期組織業務交流，調研學習，并組織合作共建，通過樹典型，樹標桿，以示鼓勵，并號召向先進學習，培養項目檔案業務人員團隊，促進每條線路參建單位檔案業務水平均衡發展，提高項目檔案的質量。建立每條線路檔案人員的微信群，定期在微信群推送最新的檔案管理制度、標準等，也可隨時解答參建單位檔案人員提出的問題，特別是目前線路較遠，不能及時到工地現場培訓，通過微信可以及時解決問題，其他人員看到，也可以避免同類問題產生。

3.3 加強培訓力度，提升團隊業務水平。

3.3.1 加強業務培訓。國家、省市檔案局和高校有很多檔案專業的培訓班，可結合業務的需要和團隊成員的業務特點，參加不同課程的業務培訓，提升業務水平；針對參建單位的人員，定期舉辦培訓，并頒布建設單位的上崗證，定期舉辦協作交流。目前廣州地鐵每周五固定為培訓時間，舉行培訓，分土建、機電、系統、設計、拆遷等幾十個專題和電子檔案、聲像檔案專題，進行循環培訓。

3.3.2 輪崗培養。目前輪崗培養是比較常用的一種方式，不同崗位的員工定期輪崗，能使員工快速全面掌握業務，在不同的崗位得到鍛煉，也培養員工換位思考能力、全局觀能力和主人翁的責任意識，對檔案團隊整體素質的提高有很好的促進作用，更有利于業務工作的開展和業務的提升。

3.3.3 跟崗學習。跟崗學習，主要是對新員工的一種培訓、培養方式。新員工要到各個業務相關部門進行跟崗學習，以全面了解公司業務；同時在對同行單位的培訓中也是常用的一種方式，比如廣州地鐵對昆明地鐵、石家莊地鐵的檔案業務培訓，對方是派檔案業務人員到廣州地鐵進行跟崗學習，包括日常管理和項目檔案的檢查、驗收等，通過培訓交流，也促使廣州地鐵項目檔案團隊快速成長。

3.3.4 學習先進。定期組織檔案部門人員“走出去”，學習先進單位的管理經驗、優秀做法和業務流程，以開拓思維，不斷總結經驗，提升業務水平。比如，可以去地鐵建設規模較大的北京地鐵、上海地鐵學習項目檔案管理；可以去大型企業如電力、石油、兵器檔案館等學習檔案綜合管理；也可以去各省市先進標桿單位去學習，多吸收不同單位的經驗做法，提升團隊檔案業務管理水平。

3.3.5 專門進修。很多高校都有進修班，比如中山大學資訊管理學院開設的檔案專業在職碩士班，可以提升學歷，學習專業理論知識，提升檔案專業業務能力；中山大學管理學院、嶺南學院都開設短期管理進修課程，對于走向工作崗位的檔案人員，可以去進修，選擇性地去學習一些管理類的課程，比如團隊管理、績效考核、溝通管理和項目管理等，對檔案管理專業也是一個互補，特別是從事地鐵項目檔案工作的人員，由于地鐵行業的特殊性，一般都是企業的運作模式，更有必要去系統性地學習一些企業管理知識，以擴充自己的知識結構，提升自己的綜合素質和檔案業務管理水平。

（作者單位：王彩虹，廣州地鐵集團有限公司；管先海，濮陽市檔案局 來稿日期：2016-11-29）