秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案局數(shù)字檔案館建設實踐

付小倫

編者按：

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復制件等功能完善的數(shù)字檔案館；全國50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設項目。河北省也把檔案信息化建設作為“十三五”全省檔案事業(yè)發(fā)展的新引擎，初步建成覆蓋省市縣三級的全省區(qū)域性數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館建設步入全國先進行列。秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案館勇立潮頭，迎接挑戰(zhàn)，在數(shù)字化檔案館建設方面進行了有益的探索，無論是可行性方案的設計還是軟硬件建設方面都積累了一定的經驗，值得大家學習借鑒。

秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案局成立于2004年2月，2014年7月檔案館正式成立，在區(qū)檔案局掛牌，局館合一管理。2015年開發(fā)區(qū)檔案館被推薦為河北省數(shù)字檔案館試點單位，我們以此為契機，啟動了開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設，突出區(qū)域性設計，在服務范圍上為全區(qū)行政機關、駐區(qū)單位及其下屬立檔單位服務，定位為全區(qū)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)了全區(qū)檔案數(shù)字資源整合、共享與檔案公共管理服務的一體化管理，能夠滿足區(qū)域數(shù)字檔案館“統(tǒng)一建設、按需服務、分別管理”的運行模式需要。

秦皇島開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設包括“兩大平臺、兩個環(huán)境”。系統(tǒng)由開發(fā)區(qū)電子公文交換平臺和檔案館電子檔案管理平臺兩大平臺組成。其中“電子公文交換平臺”主要為區(qū)內各級部門的電子文件接收、歸檔、管理、利用、移交提供系統(tǒng)服務，其對區(qū)內電子文件進行統(tǒng)一存儲備份，實現(xiàn)全區(qū)電子文件齊全歸檔、安全保管、有效利用和及時、可靠的歸檔移交提供保障；“檔案館電子檔案管理平臺”主要為區(qū)內各級檔案室檔案數(shù)字資源的接收、管理、保存、利用提供系統(tǒng)服務，從而實現(xiàn)全區(qū)檔案數(shù)字資源齊全收集、長久保存和有效利用。

開發(fā)區(qū)檔案局通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)運用，已經使其成為區(qū)域性檔案數(shù)字資源綜合管理的服務平臺，依托平臺建設，我們力爭將開發(fā)區(qū)檔案館打造成為“六位一體”功能的數(shù)字檔案館，即傳統(tǒng)檔案輔助管理中心、檔案數(shù)字化加工中心、電子檔案管理中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源存儲備份中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源共享服務中心、區(qū)域檔案IT（信息技術）運維服務中心。

一、加強學習與調研，制定“開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設可行性方案”

2014年，以開發(fā)區(qū)新檔案館建設為契機，開發(fā)區(qū)檔案局超前定位，提早謀劃，力爭將新檔案館建設成為集館藏、展示、服務為一體的現(xiàn)代化綜合型數(shù)字檔館。為此，我們分別考察調研了直轄市、市級、區(qū)級等三個代表性檔案館，主要就新檔案館整體設計、功能用房分區(qū)、檔案數(shù)字化建設等方面問題與考察單位進行了座談，通過交流學習，收獲很大，并以此為基礎，起草了《開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設可行性方案》，通過討論，方案得到管委領導的認可，自此，開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設正式啟動。

二、加強資源建設，夯實工作基礎，全力推進檔案數(shù)字化工作

數(shù)字檔案館建設中檔案原文數(shù)字化工作是基礎，為全面開展全區(qū)檔案數(shù)字化工作，規(guī)范標準，提高數(shù)字化工作質量，開發(fā)區(qū)檔案局首先從做好標準的編制入手，先后完成了《電子文件歸檔與管理暫行辦法》《數(shù)碼照片歸檔與管理暫行辦法》《檔案數(shù)字化著錄規(guī)范》等系統(tǒng)制度的編制，并通過組織專題培訓有效地進行宣傳貫徹。二是加強對相關單位的調研。及時、準確掌握全區(qū)檔案數(shù)字化工作的整體情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出科學的對策。通過各方努力，使開發(fā)區(qū)檔案館檔案數(shù)字化工作形成了目標明確、工作規(guī)范、齊抓共管的良好局面，為全面推進數(shù)字檔案館建設夯實了基礎。

開發(fā)區(qū)檔案館于2011年開始大規(guī)模地開展檔案原文數(shù)字化工作，在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略的引領下，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進。截至目前，開發(fā)區(qū)檔案館館藏檔案實現(xiàn)機讀文件級目錄100%，文書檔案原文數(shù)字化率100%，共完成紙質檔案數(shù)字化182025頁，并實現(xiàn)全文檢索。接收規(guī)劃、公證、工商等電子檔案約27.2 GB（萬億字節(jié)），檔案數(shù)字資源總量近80 GB，

三、開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館基礎建設情況

2015年9月秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案館投入使用。總體投資6200萬元（主體3600萬元，展資1700萬元，設備投資900萬元），檔案館地上建筑面積7000平方米，為上下兩層，其中展廳面積3414平方米、庫房面積1275平方米、功能用房265平方米、辦公用房92平方米、設備間及其它用房1200平方米，是集館藏、展示、服務為一體的綜合檔館?，F(xiàn)今已初步建成為黨和國家重要檔案的安全保管基地、愛國主義教育的基地，政府信息公開中心、檔案利用服務中心和電子文件管理中心的“五位一體”的綜合性檔案館。

一層作為開發(fā)區(qū)對外開放的窗口展廳，先后已經舉辦過“逐夢之路建區(qū)30周年成果展”、“理想信念教育展”等專題展覽，今后將發(fā)揮綜合檔案館愛國主義教育基地的作用，加大踐行社會主義核心價值觀，發(fā)揮重要培育、宣傳作用。二層是檔案館庫區(qū)、辦公區(qū)和對外服務區(qū)，投資近千萬元，全館安裝中央空調，內、外網絡wifi覆蓋，實現(xiàn)門禁控制24小時監(jiān)控，初步建成網絡化、智能化的多功能數(shù)字檔案館。

（一）功能區(qū)與設備配置

1、庫區(qū)：庫區(qū)為獨 立設置，分為庫房一、二、三與綜合庫房，能夠滿足不同門類檔案的分別存放要求，確保檔案的安全保管。庫房安裝密集架1200立方米，無線內網覆蓋。檔案庫房從設計上按照《檔案館建筑設計規(guī)范》《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求，突出了檔案庫房檔案安全保護的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安裝了“檔案庫房安全保護智能管理平臺”，實現(xiàn)了恒溫恒濕控制、消毒滅菌、通風和電子巡更、自動防盜、庫房燈光檢測系統(tǒng)功能。庫房內安裝監(jiān)控攝像機，共41臺，全部為網絡高清攝像機，采用24小時實時監(jiān)控，統(tǒng)一存儲，門禁認證管理。在防火方面采用高壓細水霧消防設備來為檔案保管提供安全保障。

檔案庫房安全管理平臺可以對庫房的各項指標進行智能化設置與管理，定期滅菌，通風換氣，根據(jù)外界自然環(huán)境變化自動調控庫內溫濕度，并自動統(tǒng)計工作報表和出入庫登記表。

2、功能區(qū)：館內設置整編室、機房與控制室、數(shù)字化采集室、榮譽室。

機房與控制室：按照《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》B級要求構建。在選址方面遠離強電磁場，機房內鋪設防靜電地板、等電位銅排，配備不間斷電源與專用空調設備；門禁管理；安裝液晶拼接46〞×9大屏，時實顯示全樓各點位監(jiān)控圖像；主機房配有專用立式機柜、三臺服務器與一臺在線存儲設備，配有自動水噴淋滅火設備。

數(shù)字化采集室：采集室設有監(jiān)控和手機信號屏蔽設備，配備4臺計算機終端、2臺掃描儀及卷盒打印設備，能夠滿足開展檔案數(shù)字化工作需要。

榮譽室：為館內對外宣傳、展示一個重要窗口。設計上將弘揚開發(fā)區(qū)文化的實物檔案陳列、影音檔案展示與業(yè)務培訓功能相結合。配置了電教白板與短焦投影儀，能夠滿足20人以內的日常檔案業(yè)務培訓工作。

榮譽室內配備2個自助查檔服務計算機終端設備，符合數(shù)字檔案館測評要求。

3、公共服務與辦公區(qū)：檔案館主樓配備2臺電梯、1臺無障礙貨梯。建有70平方米的接待大廳，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大廳安裝10平方米LED電子屏，用于日常宣傳及迎賓使用。大廳的一角還設置了圖書資料架，方便利用者在查檔之余進行瀏覽。

信息公開與查閱室：配備2個查閱工位，用于檔案查閱利用，加裝身份證認證與指紋登錄設備。1臺保密計算機用于專門隔離存放涉密檔案。

閱覽室：為方便利用者查閱，館內配備2間閱覽室，可同時容納20人利用。

辦公區(qū)：辦公用房占總館面積的1%，本著核心管理、集中辦公的原則設置。

（二）網絡建設

在網絡建設方面，網絡主干采用光纜輔設，配核心交換機，全館設置網絡及電話信息點210個，全樓內網與外網全wifi覆蓋，可擴展，可進行無線網辦公。

館內網絡分為外網、內網、專網。內、外網絡物理隔離，內網與專網采用邏輯隔離。內、外網絡都有防火墻、漏洞掃描。2016年又投資30萬元安裝上網行為管理設備，可進行網絡終端監(jiān)管、安全審計等。有用戶接入認證，非法用戶不能接入，各系統(tǒng)有獨立的管理密碼。館內專網配備10臺專屬計算機終端，用于檔案數(shù)字化工作。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)建設

隨著互聯(lián)網+大數(shù)據(jù)時代的到來，開發(fā)區(qū)檔案館不斷深化計算機網絡為主干的檔案現(xiàn)代化管理技術，推動檔案信息化建設，整合全區(qū)檔案資源。目前，開發(fā)區(qū)檔案館通過搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)來對區(qū)內單位各類數(shù)字檔案進行管理，已經基本實現(xiàn)了“三網二庫二平臺”的建設（外、內、專網，檔案數(shù)據(jù)庫、影像數(shù)據(jù)庫，電子檔案管理平臺、電子公文交換平臺）。

電子檔案管理系統(tǒng)包括部署在政務網的電子公文交換中心和部署在檔案行政專網、政務內網的兩個環(huán)境。其中電子公文交換中心部署在開發(fā)區(qū)信息化辦公室，承載數(shù)字檔案館（電子文件中心）主體功能。電子檔案在線管理平臺即虛擬檔案室管理部署在開發(fā)區(qū)各部門檔案室，為各職能局檔案室管理檔案數(shù)字資源以及開展室藏檔案數(shù)字化加工等業(yè)務提供支撐。檔案館與區(qū)內各單位搭建檔案行政內網，各級檔案室通過內網向“電子檔案管理平臺”上傳數(shù)據(jù)、查閱利用。檔案館通過電子檔案管理平臺，向各級檔案室提供相應層級數(shù)字檔案信息資源的利用共享服務，平臺根據(jù)不同的權限服務對象，建立了7個層次的利用范圍，系統(tǒng)能實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析、利用登記等功能，有利于實現(xiàn)各單位對本部門檔案的自主與規(guī)范管理。

四、明確建設思路，納入開發(fā)區(qū)“十三五”規(guī)劃綱要

近年來，開發(fā)區(qū)檔案局通過對數(shù)字檔案館的建設及應用，已經完成了從傳統(tǒng)載體檔案管理為重點到傳統(tǒng)載體檔案、數(shù)字檔案資源管理并重的工作思路的轉變，實現(xiàn)了全區(qū)數(shù)字檔案資源與實體檔案資源的有效整合，使開發(fā)區(qū)檔案管理水平、檔案服務水平、檔案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的開局年，“繼續(xù)加大政務信息化系列工程實施力度，提升電子公文系統(tǒng)，推進包括數(shù)字化檔案館在內的檔案信息化建設?！币鸭{入《秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)國民經濟和社會發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。

事業(yè)無止境，大江奔騰急。我們將在省、市有關部門的大力支持和正確指導下，搶抓機遇，用好資源，最終全面實現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案館“檔案信息數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、檔案服務網絡化”目標，實現(xiàn)區(qū)域數(shù)字檔案資源的有效整合、長期保存和共享共用，使開發(fā)區(qū)檔案工作形成系統(tǒng)統(tǒng)一、管理統(tǒng)一、服務統(tǒng)一的檔案公共管理服務一體化局面，努力開創(chuàng)開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)提質提速的新局面，為開發(fā)區(qū)乃至全市發(fā)展做出應有的貢獻！

（作者單位： 秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案局）