《企業檔案工作規范》解讀

4.2 企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。

（接上期）以企業資產關系為紐帶，表明企業的資產管理范圍就是企業檔案的管理范圍。企業（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應是企業（集團公司）檔案工作的組成部分。在現代企業制度和現代產權制度下，股份公司的資產所有權歸屬，是典型的“集體所有制”。它不像業主制和合伙制企業那樣，具有單一或少數持有者的私人性。現代企業公司的產權結構，是企業所有權和控制權相分離，或者說是“剩余索取權”與“監督其他要素的權利”相分離，就是通常說的所有權和經營管理權相分離。因此股份公司的控股企業，通常也是股份公司的經營管理者，它有責任和義務以法對企業檔案監督、管理和控制。

依照《檔案法》、《公司法》和《企業檔案管理規定》，企業（集團公司）對其子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案的收集、管理利用和處置，都有領導和管理（監督和指導）責任。企業（集團公司）參股其他企業，也應依照《公司法》賦予股東的權力，取得該企業經營狀況的相關檔案資料，作為投資收益狀況的記錄和證明。比如我國的《公司法》 規定，有限責任公司股東有權查閱并復制公司章程、股東會會議記錄、董事會會議記錄、監事會會議記錄和財務會計報告。

統一領導：表明在企業資產管理范圍內，企業對所屬單位檔案工作的實行統一領導。

統一管理：這里的管理是廣義的管理，包括企業對檔案的直接管理與間接管理。《企業檔案管理規定》第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

統籌規劃并負責組織本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定統計和提供利用工作；

指導本企業各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作；

監督指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

《規定》中的前三條屬于直接管理，第四條就屬于間接管理。

統一制度與統一標準：是對企業統一管理要求中關于企業制度建設、標準化建設一致性要求。主要也是間接管理，即對所屬單位有關檔案工作制度、業務標準建設應統一要求，不能出現某集團公司所屬甲地企業中，檔案管理制度與標準一個樣，所屬乙地企業中，檔案管理制度與標準又一個樣的情況。

這“四個統一”與“資產為紐帶”的管理要求相輔相成：“資產為紐帶”表明企業是一家，需要統一；而“四個統一”則是輔助企業真正實現企業“資產為紐帶”的整體效應和企業法人責權一致。

4.3 企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

這一條提出了企業檔案工作的任務與目標。

企業檔案工作目標：是滿足企業證據、法律責任和信息的需求。這一目標也是衡量檔案工作成效的尺度和企業檔案工作發展的導向。在市場經濟條件下，企業檔案工作能達到這種境界應當是很高的要求，需要企業下大力氣才能夠實現。當企業出現各種糾紛（經濟的、合同的、產品質量的、環境的、安全的、衛生的），如果檔案工作能提供及時、有效、合法的證據，為企業贏得效益、避免損失；當企業面臨各種法律事務，如果檔案工作能提供合法文件，為企業免責；當企業在研發、生產、經營和管理中需要過去形成的文件、數據信息作為參考，或者回顧初創時期歷程、解決職共的待遇時，能夠及時提供相關檔案信息，才能夠表明企業檔案工作目標的實現。這一目標也就成為衡量檔案工作成效的尺度。