村級檔案工作存在的幾個問題及整改建議

孫昆

村級檔案是村級各組織在政治、經濟、科教、文化和村民自治等活動中形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等各種載體的原始記錄。它記述和反映了基層自治組織實行自我管理、自我教育、自我服務的活動過程。建好、管好、用好這些檔案，既能保障農民的合法權益，又能促進農村社會秩序的穩(wěn)定。尤其是村級檔案中大量的土地承包合同、協(xié)議書、戶籍等作為最有說服力的依據(jù)和憑證，有力化解干群之間、群群之間的諸多沖突矛盾。但是由于受多種主客觀因素制約，村級檔案工作存在諸多問題。

一、村級檔案工作存在的問題

1、檔案意識薄弱，不存或存而不建。村級建檔涉及千家萬戶，費時費力。特別是現(xiàn)在各村委會都在抓經濟建設，“沒時間、沒精力”開展檔案工作，更沒有歸檔建檔的意識和習慣，加之，有不少村支部新建搬遷，僅存數(shù)量不多的檔案也丟失不少。根據(jù)南宮市去年對村級檔案工作的調查結果來看，多的有幾十卷，少的僅有幾卷，只保留一些重要村級規(guī)劃、基建設備圖紙、土地承包等檔案資料，且管理混亂。甚至有一些村沒有檔案。有些村基礎設施薄弱，檔案工作處于“四無”（無庫房，無專門設備，無人問津，無人管理）狀態(tài)，檔案存放雜亂無章。條件稍好的村，把檔案放在木廚木柜里，但大多數(shù)村只是用袋裝、用繩捆，隨便一放或桌子下面一堆，與廢棄的報刊、書籍“為伍”，檔案保管條件達不到“八防”要求。時間一長，易發(fā)生火災、霉變、蟲蝕、鼠咬，造成檔案資料的嚴重損毀。

2、整理不規(guī)范，利用價值不高。檔案工作專業(yè)性、知識性較強，大多數(shù)行政村沒有專職檔案人員，即使有也基本沒有經過檔案業(yè)務學習和培訓，且更換頻繁，只能對檔案起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案的立卷歸檔整理，更不用說對檔案進行科學化、規(guī)范化管理。由于平時不注意各種文件材料的形成、積累和及時歸檔，處理比較隨意、盲目，導致檔案門類不全，載體單一，內容單調。有些檔案員雖然做了一些檔案搜集和整理工作，但也只是把一些零碎的文件材料收收攏攏，隨意裝訂起來，既不進行分類、編目，也不劃分年限、類別、保管期限，文件格式不統(tǒng)一，書寫不規(guī)范，沒有編制檢索工具，更沒有開展檔案開放、多渠道提供查詢、借閱等利用工作，結果造成大多數(shù)村對檔案信息資源的開發(fā)利用近乎為“零”，“死檔案”不能轉化為“活信息”。

3、檔案工作發(fā)展不平衡。村級建檔費時費力費錢，大多數(shù)村由于沒有集體企業(yè)，經費來源比較單一，也比較緊張，加之領導干部重視不夠，很難拿出一部分錢來，購買檔案用品，配置檔案設備，因此不能著力開展檔案工作。受經濟因素制約，農村檔案工作發(fā)展呈現(xiàn)不平衡狀態(tài)，檔案管理也呈現(xiàn)出不同發(fā)展層次。經濟基礎較好且檔案意識較強的村，檔案存放條件好，基本實行了集中管理，且有分管檔案工作的領導干部，并采取了一些基本保管措施，但離“八防”要求也很遠。比如：由于舍不得購買檔案管理所需的必要裝具和設備，沒有專門檔案室或專業(yè)檔案柜，檔案只是存放在固定的裝具中。反之，經濟基礎薄弱且檔案意識不強的村，檔案工作仍處于起步階段，只保存了很少或根本沒有形成具有保存價值的文字材料，除村級賬本外只有土地承包檔案，有的村甚至連土地承包檔案也未保存全。這些村檔案工作很難開展。

二、整改建議

1、加大宣傳，建章立制。針對這種情況，我們要加強《檔案法》在農村的宣傳力度，提高廣大村民特別是村干部的檔案意識，加深農民對檔案相關知識的了解和掌握，讓農民自愿收集、整理、保護檔案資料。首先，要通過多種形式和途徑，例如會議、喇叭廣播、板報等方法向廣大群眾宣傳《檔案法》、《河北省檔案工作條例》及有關檔案工作的法規(guī)政策，擴大檔案工作的社會影響，營造良好的檔案工作氛圍，從而增強全社會的檔案意識，促進村級建檔的進一步開展。其次，建立健全各項規(guī)章制度，統(tǒng)一標準，成立村級檔案工作領導小組，強化管理。如可以成立以村支部書記或村長為主要負責人，會計人員為兼職檔案員的檔案工作小組，具體負責本村的檔案年度立卷歸檔工作。

2、逐級培訓，示范指導。檔案工作的專業(yè)性、知識性要求我們要提高村級檔案人員業(yè)務能力。第一，檔案主管部門可采取“縣培訓到鄉(xiāng)、鄉(xiāng)培訓到村”的逐級培訓方法，通過定期舉辦培訓班的形式，使鄉(xiāng)村級檔案人員掌握整理立卷的基本知識，逐漸熟悉檔案業(yè)務工作，進而具備獨立完成檔案組卷的能力。第二，鑒于村級檔案量少類多、比較復雜的工作實際，檔案業(yè)務指導部門還可采取示范指導的方法，在每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)選一個示范村進行現(xiàn)場操作，以干代教，共同發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，深化指導效果，進而使村級的檔案工作更清晰、具體、到位。以南宮市農村檔案工作為例，檔案局多次下鄉(xiāng)調研考察后，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導協(xié)調下，于每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)確定一個試點村進行村級檔案工作現(xiàn)場會，以點帶面，全面鋪開新農村建檔工作。

3、發(fā)展經濟，財政支持。經濟基礎決定上層建筑。首先，大力發(fā)展農村經濟，經濟上去了，各項工作都能順利開展。“有錢好辦事”，有了錢，就可以修“房”蓋“屋”，購置辦公用品和檔案管理材料。其次，村檔鎮(zhèn)管，村級檔案工作經費列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預算，特別是對檔案的整理、維護等方面所需費用要專項列支，購買檔案用品及基本設施，按需派發(fā)到村，為村級檔案工作提供可靠物質保證。

（作者單位：南宮市檔案局）