淺析高?？蒲袡n案存在問題及對策

王建宇

隨著我國科教興國戰(zhàn)略的大力實施，高?？蒲泄ぷ鞯牟粩嗌罨?，科研活動形成的原始記錄——科研檔案的管理在高校檔案工作中也顯得尤為重要。如何搞好高?？蒲袡n案管理工作，創(chuàng)新科研檔案管理模式是高校檔案部門亟待解決的問題。

一、高校科研檔案管理存在的問題

1.檔案意識淡薄，科研檔案管理不到位。

目前，高校科研部門主要致力于科研項目的申報、研究、成果的開發(fā)而忽視了對科研檔案的收集整理，更沒有將科研檔案工作納入日?？蒲泄芾碇?，造成了科研檔案管理游離于科研工作之外。而承接科研項目的科研人員檔案意識淡薄，甚至將科研材料視為個人私有財產(chǎn)，私自將一部分科研檔案截留，占為己有，從而造成了科研檔案原始材料的流失。另一方面，科研檔案工作人員檔案專業(yè)知識不強，缺乏對科研檔案文件材料的歸檔范圍和歸檔方法的了解和把握，兼之高校檔案部門人員又往往跟科研部門溝通接觸少，對科研檔案的情況不甚了了，從而形成了科研檔案工作管理上的盲區(qū)和混亂現(xiàn)象。

2.重保管輕利用，科研檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮。

科研檔案工作的終極目的就是盡可能的開發(fā)利用其信息資源的潛在價值。但多年來，科研檔案管理多重保管而輕利用，高校檔案部門只重視科研檔案的保管和一些最簡單、最基本的工作查考，而忽視了對科研檔案信息資源深層次的編研和開發(fā)，導致了科研檔案的潛在價值仍“待字閨中”，沒有能夠得到充分的利用和挖掘。

3.缺乏形之有效的科研檔案管理制度。

高校檔案部門雖建有高校檔案管理制度，但缺乏圍繞科研檔案的特點而特別為科研檔案量身訂制的檔案管理制度，因而在科研檔案工作開展過程中，很多問題就顯現(xiàn)出來：科研檔案材料收集范圍不明確、科研檔案上交材料的質(zhì)量、整理要求等都缺乏系統(tǒng)詳細的規(guī)定以及制度的約束等。制度的缺失是科研檔案管理不力的根本所在，極大地影響了科研檔案管理的質(zhì)量與效率。

4.高?？蒲袡n案現(xiàn)代化管理水平較低。

當前高?？蒲袡n案多以紙質(zhì)案卷為主，即使建立了科研檔案管理系統(tǒng)，也僅僅實現(xiàn)了檔案目錄級的檢索，這給科研檔案的查找利用帶來了不便。另一方面，科研管理部門建立的科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)各自獨立，互不兼容，導致了科研項目形成的數(shù)字信息無法轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中……這些都極大的不利于檔案信息資源的共享和利用。

二、加強高?？蒲袡n案管理的對策

1.更新觀念，強化科研人員檔案意識

科研人員既是科研檔案形成者又是科研檔案的最終受益者，因此對他們進行檔案知識的宣貫教育顯得尤為重要。既要向他們宣傳檔案的相關(guān)法律法規(guī)，告之及時將科研檔案歸檔是每個人應(yīng)盡的義務(wù)。同時又要向他們普及科研檔案的歸檔的意義和作用。通過一系列的宣貫，使他們認識到科研檔案工作不是學校攤派的工作，而且，更重要的一點是，科研檔案能為自己今后科學研究、職稱評定等提供最有力的、最原始的憑證，是一件體現(xiàn)自我價值、與己有利的事情，促使其變被動為主動，主動積極、全心全意地做好科研檔案的收集、整理工作。

2.加強制度建設(shè)，促使科研檔案管理有章可循

一是建立高?？蒲袡n案的統(tǒng)一管理制度，對科研檔案實行集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用，為科學地管理科研檔案，確保高校科研檔案的完整、系統(tǒng)以及有效利用高?？蒲袡n案信息資源等方面提供管理體制保障。二是實行科研檔案“三納入”制度：科研檔案納入科研管理工作制度，納入科研工作計劃、納入科研人員的工作職責范圍，進一步明確科研檔案相關(guān)部門和人員的工作職責。三是科學地劃定科研文件材料歸檔的范圍和整理的要求，為科研檔案資源的收集的齊全性、完整性提供制度保障。四是施行科研項目負責人立卷歸檔負責制。科研項目負責人作為科研文件材料的形成人，可以“近水樓臺先得月”地獲得科研檔案的第一手材料，由其負責科研檔案的收集、整理，更加合理、更具可操作性。同時，也能體現(xiàn)出他們歸檔的主動權(quán)。最后，建立科研檔案利用與利用權(quán)限制度。明確科研人員享有優(yōu)先利用科研檔案的權(quán)力，其他人員需要查閱時，必須履行主管領(lǐng)導批準、項目負責人審核的檔案利用手續(xù)，從而保護了科研檔案資源的安全性和保密性。

3.建立科研檔案全程控制和檔案利用反饋機制，持續(xù)改進科研檔案工作質(zhì)量。

一是建立高校科研與建檔工作“四同步”管理模式。四同步是指：下達計劃任務(wù)與科研文件材料歸檔同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門檢查科研檔案歸檔情況同步。與此同時，高校檔案部門應(yīng)提前介入、超前控制、全程監(jiān)督，以確?？蒲袡n案整理的齊全完整、準確可靠。二是建立檔案利用反饋機制。所謂檔案利用反饋機制，就是采取各種有效的措施，主動、及時地收集科研人員對科研檔案利用的需求的一種管理機制。它包括檔案檢索工具是否方便快捷，檔案服務(wù)方式是否有效、是否能為利用者所接受，檔案的各項制度是否有力、可行，檔案人員服務(wù)態(tài)度和業(yè)務(wù)工作是否有待改進加強的地方等等。根據(jù)這些具體信息的反饋，有的放矢地采取相應(yīng)的改進措施，通過“科研檔案利用——科研檔案利用信息反饋——改進科研檔案工作”，這一過程的持續(xù)改進，促使科研檔案工作質(zhì)量不斷提高，從而使科研檔案工作形成一個不斷提高、自我完善的良性循環(huán)。

4.加強相關(guān)人員的培訓及獎懲，推動科研檔案工作規(guī)范化。

一是加強培訓。加強對科研人員有關(guān)檔案理論知識、技能的培訓，使他們了解和掌握科研檔案歸檔的范圍和整理裝訂的要求，提高科研人員的檔案專業(yè)素質(zhì)，從根源上確保了科研檔案歸檔整理的質(zhì)量。二是加強對科研人員歸檔情況的考核，明確獎懲制度。對科研檔案搞得好的科研人員要給予表揚和獎勵；對科研檔案管理混亂的科研人員要求其限期改正，否則科研項目不予結(jié)題等懲處，并將獎懲記入科研管理中去。只有獎懲分明，才以充分調(diào)動科研人員歸檔工作的積極性，切實推動科研檔案管理規(guī)范化、標準化。

5.促進科研檔案管理信息化，方便科研檔案的利用。

首先，借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的科研檔案信息檢索系統(tǒng)，建立科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高科研檔案的查找效率。其次，建立數(shù)據(jù)化科研檔案信息資源庫。一是將庫存各種載體的科研檔案進行數(shù)字化處理，并將數(shù)據(jù)遷移到檔案信息檢索系統(tǒng)中，實現(xiàn)科研檔案材料的全文檢索以及網(wǎng)絡(luò)化。二是做好科研檔案信息系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)的對接，使得科研管理系統(tǒng)中生成的文件、數(shù)據(jù)能直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，從而避免了錄入工作的重復和人力的浪費。通過網(wǎng)絡(luò)化科研檔案系統(tǒng)的建立、檔案的數(shù)字化，最終實現(xiàn)高?？蒲袡n案管理技術(shù)的創(chuàng)新，方便科研檔案的利用，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，拓展科研檔案信息服務(wù)渠道。

6.開展科研檔案的編研，實現(xiàn)科研檔案價值。

科研檔案學術(shù)性、技術(shù)性的特性，決定了對科研檔案信息資源進行合理的開發(fā)利用是非常必要的。高校檔案部門應(yīng)有目的、有針對、有計劃地對科研檔案信息進行提煉加工，比如就某一利用率較高的專題進行系統(tǒng)的、較深層次地加工，在不違背知識產(chǎn)權(quán)的前提下，用新的體系、新的語言匯編成相對系統(tǒng)、集中的信息資源，供科研工作部門或人員參考，同時也避免了不必要的重復研究。此外，高校檔案部門還可以利用學校的檔案網(wǎng)站，建立高?？蒲谐晒畔l(fā)布平臺，并實現(xiàn)高?？蒲谐晒畔⑴c國家、地方科研信息平臺的鏈接、資源共享，為科研成果轉(zhuǎn)化現(xiàn)實生產(chǎn)力“牽線搭橋”。通過這一系列的舉措，可以最大化地開發(fā)科研檔案信息資源，充分挖掘其潛在的價值，提供有效更深層次的服務(wù)，同時也充分發(fā)揮科研檔案文化傳遞功能。

綜上所述，高?？萍脊ぷ鞯难该桶l(fā)展，對高校科研檔案管理工作既是挑戰(zhàn)也是機遇，因此，高校檔案部門應(yīng)審時度勢，進一步轉(zhuǎn)變觀念，改變工作模式，創(chuàng)新服務(wù)機制，切實提高科研檔案管理與服務(wù)水平，從而為高校科研工作發(fā)揮更大的作用。

（作者單位： 南通航運職業(yè)技術(shù)學院）