論會(huì)務(wù)工作文書寫作

陳田

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，人們通過會(huì)議增進(jìn)溝通、交流、協(xié)作。本文論述了會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)，分析了會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別。本文的論述內(nèi)容對(duì)于會(huì)務(wù)工作文書寫作具有指導(dǎo)意義與借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】文書寫作；會(huì)議記錄；會(huì)議紀(jì)要

1.引言

會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效。會(huì)務(wù)工作在企事業(yè)單位的日常工作中不可或缺，會(huì)務(wù)工作文書總結(jié)直接影響到整個(gè)會(huì)議的成效及后續(xù)工作開展的力度與實(shí)施效果。本文主要針對(duì)會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議講話稿等的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)等進(jìn)行了論述。論述了會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)，分析了會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別。

2.會(huì)議記錄

在會(huì)議召開的過程中，由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會(huì)議記錄[1]。會(huì)議記錄包括兩部分：一部分是記錄會(huì)議的組織情況，一般要求寫明會(huì)議的名稱、開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等；另一部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。這部分是會(huì)議記錄的核心。

2.1會(huì)議記錄的基本要求

會(huì)議記錄主要有如下要求：

☆準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱，開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)。

☆詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。

☆忠實(shí)記錄會(huì)議上的發(fā)言和有關(guān)動(dòng)態(tài)。

☆記錄會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況。

2.2會(huì)議記錄的重點(diǎn)

☆會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)。

☆會(huì)議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解。

☆權(quán)威人士或代表人物的言論。

☆會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論。

☆會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)。

☆對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

2.3會(huì)議記錄的寫作技巧

會(huì)議記錄需要滿足一快、二要、三省、四代。一快，即記得快。二要，即擇要而記。三省，即在記錄中正確使用省略法。四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。

3.會(huì)議紀(jì)要的制作

會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文[2]。會(huì)議紀(jì)要是獨(dú)立的公文文種，是會(huì)議的總結(jié)性文件，是對(duì)會(huì)議成果的如實(shí)記錄和集中整理。會(huì)議紀(jì)要必須是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，但它又不同于會(huì)議記錄，它重在“紀(jì)”字上，是對(duì)已開會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行了歸納梳理，是一種經(jīng)過加工的兼有備查、傳達(dá)和指導(dǎo)性的下行文。

3.1會(huì)議紀(jì)要的寫作特點(diǎn)

通知具有如下特點(diǎn)：

☆紀(jì)實(shí)性：會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，必須如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容。

☆概括性：會(huì)議紀(jì)要并非記錄，要對(duì)會(huì)議內(nèi)容綜合概括，歸納精髓。

☆約束性：對(duì)于會(huì)議紀(jì)要，作者無權(quán)變動(dòng)會(huì)議議定事項(xiàng)，更不能隨意改動(dòng)會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)和形成的決議。

3.2會(huì)議紀(jì)要的類型

會(huì)議紀(jì)要主要包括下面兩類：

☆辦公會(huì)議紀(jì)要——用以傳達(dá)由機(jī)關(guān)、單位召開的辦公會(huì)議所研究的工作、議定的事項(xiàng)和布置的任務(wù)，要求與會(huì)單位和有關(guān)人員遵守執(zhí)行。

☆專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要——是指專門工作會(huì)議、專題討論會(huì)、座談會(huì)、交流會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等會(huì)議形成的紀(jì)要。

3.3會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題

會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題應(yīng)采用下面幾種命名方式：

☆會(huì)議名稱十文種

☆發(fā)文單位名稱十會(huì)議名稱十文種

☆紀(jì)要內(nèi)容十文種

☆正題十副題

3.4會(huì)議紀(jì)要的正文

（1）開頭部分——會(huì)議概況

開頭部分要高度概括會(huì)議的基本情況。

☆會(huì)議召開的目的、指導(dǎo)思想或依據(jù)；

☆會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；

☆會(huì)議名稱和主持單位及與會(huì)代表；

☆會(huì)議的主要議程；

☆會(huì)議的主要收獲和總體評(píng)價(jià)。

上述各項(xiàng)，并非每件會(huì)議紀(jì)要都需要具備，要根據(jù)需要取舍及論述詳略。會(huì)議概括完成后，可用“會(huì)議紀(jì)要如下”或“會(huì)議確定了如下事項(xiàng)”為過渡轉(zhuǎn)入會(huì)議主體部分——主要精神部分。

（2）主體部分——會(huì)議事項(xiàng)，即主要精神：主要撰寫會(huì)議討論問題的意義、目的、工作情況、今后應(yīng)注意的事項(xiàng)及工作的安排。

可以選擇應(yīng)用不同的方式撰寫：

☆條項(xiàng)式寫法：把討論的問題和決定的事項(xiàng)，分條分項(xiàng)寫出。會(huì)議討論了幾個(gè)問題，紀(jì)要就以幾個(gè)問題各自成一點(diǎn)寫出；

☆綜合式寫法：按性質(zhì)綜合為若干部分，然后逐一寫出。這種寫法有利于概括豐富內(nèi)容，從原則高度上把問題說深講透；

☆摘錄式寫法——摘要直記會(huì)上發(fā)言內(nèi)容，按發(fā)言順序或按內(nèi)容性質(zhì)歸類寫出。這種寫法可以使人覺得客觀、真實(shí)。

會(huì)議精神撰寫注意事項(xiàng)：

☆要綜合提煉會(huì)議結(jié)論，善于區(qū)別一般意見和表態(tài)性的結(jié)論意見；

☆要善于抓住主管領(lǐng)導(dǎo)人或某些權(quán)威人士發(fā)言的精神實(shí)質(zhì)；

☆要緊緊抓住會(huì)議主持人的意見，尤其是其總結(jié)性發(fā)言；

☆要把握多數(shù)與會(huì)人員的意見，特別是對(duì)重大問題產(chǎn)生分歧而最終未能統(tǒng)一時(shí)，應(yīng)以多數(shù)人的意見作為結(jié)論性意見。

（3）結(jié)尾部分：一方面會(huì)議紀(jì)要可以在最后提出要求和希望，或發(fā)出號(hào)召；有的會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t將要求和希望放在會(huì)議主體的主要精神部分。另一方面，此部分一般對(duì)會(huì)議評(píng)價(jià)或向會(huì)議主持單位表示致謝等。另外，標(biāo)明成文日期，日期也可在題注中標(biāo)注。

4.會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別

會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的主要區(qū)別如下：

☆性質(zhì)上：會(huì)議記錄不是公文，是會(huì)議的原始記錄，用于存檔備查；而會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)是法定公文，要發(fā)送給有關(guān)單位，寫作要求按需使用，不是每會(huì)必寫。

☆內(nèi)容上：會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理加工的會(huì)議上達(dá)成的一致認(rèn)識(shí)，是會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn)；會(huì)議記錄是會(huì)議發(fā)言的原始記錄，基本上應(yīng)該做到有言必錄、全而不遺，每會(huì)必錄，如實(shí)反映會(huì)議情況，不加整理歸納。

☆形式上：會(huì)議紀(jì)要基本上按照行政公文的規(guī)范格式；會(huì)議記錄沒有統(tǒng)一的格式，多是各單位自定。

☆功能上：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

5.結(jié)語

本文針對(duì)會(huì)務(wù)工作文書寫作，論述了會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)，及其會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別。對(duì)于會(huì)務(wù)文書寫作具有一定指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]王云奇. 會(huì)議文書寫作規(guī)范與實(shí)用例文全書[M]，中國紡織出版社，2011.01.

[2]李廣明. 應(yīng)用文寫作范文大全[M]，當(dāng)代世界出版社，2010.04.